Deutsche Post und Inspire Technologies automatisieren den Rechnungseingang

Effiziente Integration zwischen Digitalisierung der Eingangspost und Rechnungsworkflow ermöglicht Unternehmen einfachen Einstieg

Eine neue Kooperation zwischen Prozessmanagementspezialist Inspire Technologies und der Deutschen Post erlaubt Unternehmen die umfassende Automatisierung ihres Rechnungseingangs. Im Rahmen der Kooperation erfasst die Deutsche Post durch ein bundesweites Netz von Digitalisierungsstationen die Eingangspost von Unternehmen, die diesen Service nutzen. Rechnungen aus der Eingangspost werden dabei automatisiert und auf Wunsch klassifiziert an die automatisierte Rechnungsverarbeitung übergeben. Durch das integrierte, flexibel anpassbare Prozessmanagement mit BPM inspire erhält der zuständige Sachbearbeiter noch am Tag des Eingangs die bereits geprüften Rechnungen und kann deren Bearbeitung direkt am Bildschirm vornehmen. Bleiben Rechnungen über einen definierten Zeitraum hinaus unbearbeitet, werden sie entweder zurück zum Auslöser oder aber an einen anderen Mitarbeiter weitergeleitet. Nach Freigabe der Rechnung wird umgehend die Buchung im ERP-System ausgelöst – automatisch oder durch einen autorisierten Benutzer. Auf diese Weise profitieren Unternehmen von erheblich beschleunigten Prozessen bei der Rechnungsverarbeitung und können Verzögerungen und Mahnkosten vermeiden.

„Kaum ein Geschäftsprozess bietet so viel Optimierungs- und Einsparungspotenzial wie die Erfassung und Bearbeitung der eingehenden Rechnungen“, sagt Andreas Mucke, Head of Business Development bei Inspire Technologies. „In vielen Unternehmen werden Daten noch mühsam und manchmal auch fehlerhaft von Hand erfasst und gebucht. An diesem Prozess sind in der Regel mehrere Mitarbeiter in unterschiedlichen Abteilungen beteiligt – fällt ein Mitarbeiter aus, bleiben die Rechnungen oft liegen. Besonders in dezentralen Organisationen vergehen so oft Tage oder Wochen, bis ein Rechnungsvorgang abgeschlossen ist. Durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung können Unternehmen jetzt ihre Prozesse an einem wesentlichen Punkt verbessern, ohne eine Insellösung einführen zu müssen. BPM inspire ermöglicht es, gewachsene IT-Strukturen und -Systeme sowie unterschiedliche Standorte komplett einzubinden – was Datenmigrationen überflüssig macht und Einarbeitungszeiten reduziert. Zusätzlich können bestehende Systeme unabhängig vom Prozessmanagement einfach weiter betrieben werden.“

BPM inspire übernimmt anhand von rechnungstypischen Merkmalen die digitalisierten Rechnungen und ermöglicht im Anschluss eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ohne manuelle Datenerfassung. Von der Verteilung an zuständige Mitarbeiter über die Buchung relevanter Rechnungsdaten bis hin zur Zahlungsfreigabe erfolgen sämtliche Prozesse nach frei definierbaren Regeln und werden zentral initiiert, gesteuert und überwacht. Zusätzlich vergleicht BPM inspire alle relevanten Daten wie Rechnungsnummer, -datum und -empfänger, Brutto- und Nettobeträge oder den betreffenden Kreditor mit den Bestelldaten im ERP-System auf Plausibilität, Konsistenz und Vollständigkeit. Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten und ein granulares Rechtemanagement sorgen dafür, dass die Rechnungen transparent und nachvollziehbar bearbeitet und abgelegt werden.

„Mit diesem neuen Angebot machen wir die Automatisierung der Rechnungseingangsprozesse auch für Unternehmen möglich, die bisher den Implementierungsaufwand gescheut haben“, fasst Mucke zusammen. „Durch den umfassenden Digitalisierungsservice der Deutschen Post stehen die Daten ohne internen Aufwand zur Verfügung, und mit BPM inspire bieten wir ein so flexibles Prozessmanagement, dass sich unser Workflow in praktisch jede IT-Umgebung integrieren läßt. Die Verbesserungen bei Effizienz und Kosten sind im Bereich Rechnungseingang so groß, dass der Einstieg sich innerhalb von kürzester Zeit rechnet.“

Quelle: Inspire Technologies GmbH – www.bpm-inspire.com