Sichere und rechtsverbindliche Kommunikation mit Kunden und Bürgern – Unternehmen und Verwaltungen an De-Mail anbinden

Die Bundesregierung will im Rahmen ihrer Hightech-Strategie bis Ende 2010 ein Gesetz verabschieden, das neben rechtlichen Grundlagen auch den technischen Rahmen für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation per De-Mail bindend vorgibt. Provider wie die Deutsche Telekom und T-Systems können auf dieser Basis eine staatlich zertifizierte und rechtsverbindliche Lösung betreiben und anbieten. Doch wo liegt der Vorteil der De-Mail für große Unternehmen und öffentliche Institutionen? Wie lassen sich Hunderte von Mitarbeitern möglichst einfach an das sichere E-Mail-System anbinden? Wie registrieren sich juristische Personen, und welche De-Mail-Adressen können sie bekommen?

Die E-Mail ist Medium Nummer eins bei der schriftlichen Kommunikation. Täglich versenden und empfangen Anwender weltweit rund 247 Milliarden elektronische Nachrichten. (Quelle: Radicati E-Mail-Statistics Report 2009). Doch die E-Mail stößt dort an ihre Grenzen, wo der Inhalt vertraulich ist oder der fristgerechte Eingang nachweisbar sein muss. Und nicht immer ist man ganz sicher, ob der angezeigte Absender auch der echte ist oder ob die Nachricht auf ihrem Weg durchs Internet nicht doch abgefangen und manipuliert wurde. Daher ist E-Mail für verbindliche geschäftliche Abläufe – also für den Behörden- und Geschäftsverkehr – letztendlich nur eingeschränkt geeignet. Wer auf Nummer Sicher gehen will, nutzt nach wie vor lieber den Papierweg.

Dabei führt das Ausdrucken der am oder vom Computer erstellten Dokumente zu einem Medienbruch, was mit zusätzlichem Aufwand, verzögerten Abläufen und höheren Kosten verbunden ist. Die Bundesregierung will deshalb eine flächendeckende Infrastruktur für eine rechtsverbindliche, rein digitale Kommunikation einführen, die so zuverlässig ist wie die Papierpost. Sie läuft unter dem Namen De-Mail. T-Systems begleitet das Projekt seit dem Startschuss und entwickelt das Konzept zusammen mit dem Bundesinnenministerium (BMI), dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sowie Projektpartnern aus Forschung und Wirtschaft.

Kommunikation ohne Medienbrüche

Als Weiterentwicklung der E-Mail ermöglicht die De-Mail künftig einen einfachen, sicheren und rechtsverbindlichen Austausch elektronischer Nachrichten zwischen privaten Nutzern, Unternehmen und Behörden. Sie verbindet die Vorteile der E-Mail mit der Zuverlässigkeit eines Einschreibens. Jeder Absender ist dem De-Mail-Provider aufgrund einer persönlichen Erstidentifizierung bekannt. Nutzer erhalten auf Wunsch eine qualifiziert signierte Bestätigung, dass und an wen sie eine Nachricht versendet haben und wann sie beim Empfänger eingetroffen ist. So lässt sich die gesamte Geschäfts- und Verwaltungskommunikation – Angebote, Verträge, Rechnungen, Mahnungen etc. – schnell, bequem und ohne Medienbruch elektronisch erledigen. Druck-, Kuvertier-, Frankier- und Zustellkosten entfallen in er-heblichem Ausmaß. Nach BITKOM-Präsident Prof. Dr. August-Wilhelm Scheer bedeutet die De-Mail gegenüber der bisherigen E-Mail oder dem Einschreiben und Brief in Papierform weltweit einen Quantensprung in Bezug auf die Sicherheit.

Das Bundesinnenministerium rechnet in den nächsten Jahren mit Ersparnissen von insgesamt bis zu 1,5 Milliarden Euro durch den zunehmenden Rückgang der klassischen Briefpost. Gleichzeitig schonen De-Mail-Nutzer die Umwelt, weil sie weniger Papier und Toner einsetzen.

De-Mail-Gateway: Ein sicherer Anschluss für viele Mitarbeiter

Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern beziehungsweise ohne eigene E-Mail-Infrastruktur können De-Mail über einen Internet-Browser nutzen, ohne weitere Investitionen zu tätigen. Anders ist es bei großen Unternehmen und Behörden mit vielen Mitarbeitern und eigenem E-Mail-System (Exchange, Lotus Notes etc.). Für sie ist es sinnvoller, die vorhandene Infrastruktur über ein sogenanntes Gateway mit dem De-Mail-Provider zu verbinden. Die Gateway-Software läuft auf einem Rechner, der an den zentralen E-Mail-Server angeschlossen ist. Beide Systeme kommunizieren fortlaufend miteinander.

Der Clou dabei: Über das Gateway fließen De-Mails genauso wie konventionelle E-Mails in die elektronischen Posteingänge der Mitarbeiter. Die Anwender überblicken somit an ihrem Arbeitsplatz auf einer E-Mail-Oberfläche alle digitalen Nachrichten und können sie der Reihe nach bearbeiten. So versäumen sie keine wichtigen Mitteilungen und Termine. Gleichzeitig erschwert die De-Mail nicht ihre Arbeit, da sie nicht andauernd zwei Kommunikationskanäle prüfen müssen.

Verschickt ein Mitarbeiter eine Nachricht als De-Mail, erkennt das der E-Mail-Server anhand der Empfängeradresse, die auf “de-mail.de“ endet. Statt ins öffentliche Internet, leitet er die Mitteilung an das Gateway und damit an den sicheren Kommunikationsraum des De-Mail-Verbundes. De-Mail und Internet bleiben dabei getrennte Welten, deshalb wird etwa eine aus dem Web kommende angebliche „De-Mail“ sofort als Fälschung erkannt und eliminiert.

Auch in einem Unternehmen vorhandene IT-Systeme – CRM, ERP usw. – lassen sich an das Gateway koppeln. Sie können dann automatisiert kommunizieren und zum Beispiel aus SAP Gehaltsmitteilungen versenden. Das gleiche gilt für unter-nehmens- und behördenübergreifende Geschäftsprozesse: So lassen sich beispielsweise über De-Mail Rechnungen im EDIFACT-Format automatisiert austauschen.

Gateway-Anbindung schon ein Routineprozess

T-Systems hat in mehreren Projekten umfassende Erfahrungen mit der De-Mail-Anbindung von Unternehmen und Verwaltungen und mit der Integration von Ge-schäftsprozessen gesammelt. Zum Beispiel hat der ICT-Dienstleister in der T-City Friedrichshafen bereits mehr als 40 Unternehmen, Kammern und Behörden über das Gateway angedockt. Das Bundesministerium des Innern hatte die De-Mail bis März 2010 dort sechs Monate lang erfolgreich getestet. Ziel war ein lebensechtes Szenario mit möglichst vielen Anwendungsbereichen der De-Mail.

Ihr einfacher Gebrauch und die problemlose Integration des Gateways in die IT-Systeme der Pilotierungspartner wurde mehrfach gelobt. Der Automobilzulieferer ZF Friedrichshafen machte beispielsweise positive Erfahrungen mit der Gehaltsabrechnung per De-Mail. Nach eigenen Angaben wollen 89% der teilnehmenden Mit-arbeiter, die ihre Entgeltabrechnung per De-Mail bekommen haben, dieses Verfahren weiter nutzen und auf den Versand per Post verzichten. Fast alle empfehlen die Entgeltabrechnung per De-Mail weiter.

Die Friedrichshafener Bürger schlossen unter anderem Versicherungspolicen online ab oder erledigten Behördengänge übers Internet. Sie konnten Urkunden wie Geburts- und Heiratsurkunden sowie Aufenthaltsbestätigungen für Ausländer rechtsverbindlich ans Amt übermitteln und so die jeweilige Prozessdauer von Wochen auf Tage verkürzen. Dementsprechend ist die De-Mail-Nachfrage auch nach Ende des Projekts sehr groß. Die Deutsche Telekom hat deshalb ihr Angebot aus-geweitet. Seit Juli steht die De-Mail allen Unternehmen und volljährigen Privatpersonen in der Region Bodensee-Oberschwaben zur Verfügung. Die Registrierung erfolgt über die Internetadressen www.t-online.de-mail.de oder www.t-systems.de-mail.de. Auch Firmen mit Geschäftsbeziehungen in der Region können sich anmelden.

„Weil wir von Anfang an in das De-Mail-Projekt mit dem BMI involviert waren, ist die Anbindung von Unternehmen und Behörden mittlerweile ein Routineprozess, der komplett in zwei bis drei Tagen abgeschlossen ist“, sagt Gert Metternich, der das De-Mail-Projekt bei T-Systems leitet. Gerade hat die Großkundensparte der Deutschen Telekom im Vorfeld der bundesweiten De-Mail-Einführung erste branchenspezifische Projekte gestartet (s. Kasten: De-Mail-Projekte mit Branchenbezug).

De-Mail-Adressen für juristische Personen

Wer ein De-Mail-Konto eröffnen möchte, muss sich zunächst bei einer zugelassenen Stelle persönlich vorstellen und eindeutig identifizieren. Die Identifizierung dürfen nur Einrichtungen vornehmen, die den gesetzlichen Vorgaben und Anforderungen entsprechen. Das können zum Beispiel Banken, Versicherungen oder Trustcenter sein.

Die Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Behörde brauchen sich nicht einzeln für die De-Mail anzumelden. Die einmalige Registrierung der juristischen Einheit besitzt für alle Angestellten Gültigkeit. Hierzu muss diese zusammen mit dem Antrag bestimmte Dokumente vorlegen. Bei einem Unternehmen ist das etwa ein Auszug aus dem Handelsregister. Aus diesem ist zu erkennen, wer für die Organi-sation selbstständig handeln darf. Das kann eine Einzelperson sein oder ein Kreis von Mitarbeitern, der im Außenverhältnis nur gemeinschaftlich handeln darf. Es reicht aus, wenn sich diese Angestellten im Namen des Unternehmens identifizie-ren. Das Unternehmen kann aber auch anderen Mitarbeitern eine De-Mail-Vollmacht erteilen.

Nach erfolgreicher Identifikation bekommt das Unternehmen bzw. die Verwaltung ihre De-Mail-Domain. Die daraus zu bildende Adresse ist nach dem Muster der E-Mail aufgebaut. Bei einem Unternehmen lautet sie etwa firmenname.de-mail.de, bei einer Behörde stadtname.de-mail.de. Die Einträge vor dem @-Zeichen kann jede juristische Person im Prinzip frei wählen und selbst vergeben. So lassen sich individuelle Postfächer mit den Namen der Angestellten oder Funktionspostfächer einrichten wie vertrieb@firmenname.de-mail.de oder einwohnermeldeamt@stadt-name.de-mail.de. Hinter dem @ steht immer als erstes der Name des Unternehmens, der Behörde oder einer Stadt. Das ist unabhängig vom Provider gesetzlich so geregelt, um den freien Wettbewerb unter den Anbietern nicht zu erschweren. Bei einem Wechsel des Providers kann der De-Mail-Nutzer seine Domain behalten. So bleibt er unter der bekannten De-Mail-Adresse jederzeit erreichbar und muss auch nicht zu hohen Kosten Drucksachen wie Briefbögen, Visitenkarten oder Broschüren anpassen.

Bei Unternehmenskunden und Verwaltungen versieht T-Systems jedes Gateway mit einem digitalen Zertifikat aus dem eigenen Trustcenter. Bevor die Schnittstelle Kontakt zu den De-Mail-Systemen im Rechenzentrum des Providers aufnimmt, übermittelt es die Nachweisdaten. Erst wenn diese mit den Kontoeinträgen übereinstimmen, kann das Gateway über eine geschützte Verbindung De-Mails aus-tauschen. Das verhindert den Zugriff von Dritten auf diesen Übertragungsweg.

Full-Service für die De-Mail

Unternehmen und Behörden erhalten von T-Systems eine schlüsselfertige Komplettlösung für die De-Mail aus einer Hand. So können Anwender neben der De-Mail auch einen elektronischen Dokumentensafe, den De-Safe, nutzen. Alle digitalen Dokumente lassen sich hierin langfristig vor fremdem Zugriff geschützt archivieren. Dadurch sinken zusätzlich Kosten, denn die elektronische Archivierung kommt Unternehmen und Behörden günstiger als die Verwaltung von Papierbergen. Die Unterlagen lassen sich zudem weltweit sicher abrufen. Auch den De-Safe können Unternehmen von T-Systems an das Gateway anschließen lassen.

Da mit De-Mail zunächst nur ein Teil der Bevölkerung erreicht werden kann, bietet T-Systems auf Wunsch auch ein Full-Service-Paket, das De-Mail mit anderen Ver-sandarten kombiniert. Adressaten, die noch keine De-Mail haben, lassen sich dann beispielsweise auf dem klassischen Postweg erreichen. In diesem Fall übernimmt T-Systems auf Wunsch der Kunden auch den Druck und den portooptimierten Ver-sand der Unterlagen. Nach Absprache hält T-Systems auch das richtige Papier in der gewünschten Stärke bereit und stellt die Drucksysteme auf die passenden Corporate-Design-Farbtöne ein.

Staatlich zertifizierte Provider

Wer als Provider einen De-Mail-Dienst anbieten und damit den Schutz der digitalen Nachrichten für Anwender übernehmen will, muss sich zuvor vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizieren lassen. Dazu müssen An-bieter wie T-Systems in ihren Rechenzentren jederzeit höchste Anforderungen an Technik, Organisation und Personal erfüllen.

„Da De-Mail von privaten De-Mail-Providern angeboten wird, die staatlich zugelassen sind, gehen wir hier einen wichtigen Schritt hin zu mehr Selbstbestimmung in der Informationsgesellschaft und zu mehr Datenschutz und Datensicherheit im Internet“, sagt Bundesinnenminister Dr. Thomas de Maizière.

Die Unternehmensberatung Gartner sieht die Großkundensparte der Deutschen Telekom in einer Führungsrolle bei den europäischen Netzprovidern. Mit einer weltumspannenden Infrastruktur aus Rechenzentren und Netzen betreibt T-Systems die Informations- und Kommunikationstechnik (engl. kurz ICT) für multinationale Konzerne und öffentliche Institutionen. Auf dieser Basis bietet der ICT-Dienstleister Lösungen für die globale Vernetzung von Wirtschaft und Gesellschaft. Das umfasst auch vollständige Sicherheitskonzepte, von den Endgeräten über unterschiedlichste Kommunikationskanäle bis hin zum
eigenen Trustcenter.

De-Mail-Projekte mit Branchenbezug

Um das De-Mail-Angebot gemäß den Wünschen und Bedürfnissen der Anwender weiterzuentwickeln, realisiert T-Systems im Vorfeld der breiten De-Mail-Einführung mehrere Branchenprojekte. Der ICT-Dienstleister will hierbei praktische Erfahrungen sammeln, um die automatisierte Prozessverarbeitung weiter zu verbessern oder die Anbindung an spezifische Protokolle wie OSCI zu ermöglichen. Der Pro-tokollstandard für die deutsche öffentliche Verwaltung „Online Services Computer Interface (OSCI)“ übermittelt digitale Informationen bereits vertraulich und sicher über das Internet. So werden mittels elektronischem Gerichts- und Verwaltungs-postfach EGVP Nachrichten zwischen Anwälten, Notaren und Gerichten übertragen. Im Gegensatz zur De-Mail muss ein Anwender hierzu jedoch eine Software installieren und regelmäßig aktualisieren. OSCI und De-Mail haben jeweils Stärken in unterschiedlichen Einsatzgebieten, weshalb beide künftig miteinander verknüpft werden sollen. Somit könnten Gerichte weiterhin mittels EGVP kommunizieren und ein Rechtsanwalt kann entscheiden, ob er die Nachricht gleich als De-Mail erhalten möchte. Diese könnte er dann ebenfalls medienbruchfrei an seinen Mandanten weiter leiten.
Im Internet finden Sie weitere Informationen über die De-Mail, zum Beispiel auf den Seiten des Bundesministeriums des Innern: http://www.de-mail.de

Foto: Über die Benutzeroberfläche der Telekom ist die rechtsverbindliche De-Mail ebenso einfach zu bedienen wie die klassische E-Mail.

Quelle: www.telekom.com