Zielsetzung der Mail to Print-Systeme: Prozessoptimierung Briefrückläufer

Wer viele Briefsendungen direkt an Endkunden verschickt weiß: Unzustellbare Briefe können empfindlich hohe Kosten bei Personal-, Zeit- und Materialaufwand verursachen, sowohl in der Regelkommunikation (z.B. Rechnungen) als auch bei Direkt-Marketing-Maßnahmen:

– Verschenktes Porto
– Sammeln und Auswerten der Postrückläufer
– Adressrecherche
– Aktualisierung des Adressbestands
– Erneuter Versand der Briefsendung
– Zahlungsstörungen mit Zinsverlust aufgrund einer Nicht-Zustellbarkeit von Rechnungen
– Entsorgung der unzustellbaren Briefe.

Zielsetzung der Mail to Print-Systeme ist unter anderem die Vermeidung von Mehrfach-Postrückläufern innerhalb unterschiedlicher Versandprozesse, wie: Rechnung, Mahnung und Zweitschriften. Bei einer Rechnung, die nicht zugestellt werden kann, wird zwangsläufig die Mahnung und/oder die Zweitschrift wohl auch nicht den Empfänger erreichen.

Das maßgeschneiderte Dienstleistungsangebot der Mail to Print bringt Entlastung. Mail to Print bietet ein Postrückläufer-Management, das perfekt auf die spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Unternehmen abgestimmt ist. Denn: eine individuelle Lösung kann sowohl den Aufwand wie auch die Kosten optimieren. Eine prozessoptimierte Lösung sorgt für ein effizientes Forderungsmanagement und trägt wesentlich zum Erfolg der Direkt-Marketing-Maßnahmen bei.

Möglichkeit 1: Mail to Print sammelt auf Wunsch die Retouren (z.B. in einem eigens dafür angelegten Postfach) und stellt sie Ihnen in einem individuell definierbaren Rhythmus zu.

Möglichkeit 2: Mail to Print erfasst die Postrückläufer digital und übermittelt Ihnen die Daten. Hier ist unter bestimmten Voraussetzungen auch eine Analyse der Gründe für die Unzustellbarkeit möglich. Nach diesem, auf Ihre Bedürfnisse maßgeschneiderten Reporting, können anschließend die Sendungen wahlweise an Sie zurückgegeben, beziehungsweise vernichtet werden.

Möglichkeit 3: Digitale Erfassung des Rücksendegrundes sowie darüber hinaus Informationen zu Art der Sendung – auch empfängerspezifische Daten, wie z.B. die zugehörige Kundennummer der Empfänger. Dies ist durch das Aufbringen eines DataMatrix-Codes im Adressfenster möglich. Diese Kennzeichnung erfolgt vor dem Versand. Mail to Print stellt Ihnen alle Versandinformationen, inkl. Daten zu den Postrückläufern, bequem in einem Web-Portal, dem „SOP“* (Service Online Portal) zur Verfügung. Mittels „SOP“ sind Sie jederzeit in der Lage, den Status Ihrer Postrückläufer tagesaktuell abzufragen und in Ihre Systemumgebung zu integrieren. Auch hier können anschließend die Sendungen wahlweise an Sie zurückgegeben, beziehungsweise vernichtet werden.

*Die Initiative Mittelstand hat im Zusammenhang mit dem Innovationspreis IT 2009, der jährlich auf der Cebit vergeben wird, das “SoP“ mit dem Signet „Qualifiziertes Produkt“ ausgezeichnet und in die TOP 20 der IT-Bestenliste im Bereich Logistik aufgenommen.

Quelle: www.mailtoprint.de