Kaffee Partner forciert elektronische Rechnung

Der größte Versorger für Kaffee & Co. im Mittelstand setzt auf den elektronischen Rechnungsfluss und spart mit eBill 25 Prozent an Bearbeitungskosten für den Versand ein. Circa 300 Firmenkunden erhalten bereits rechtskonforme Rechnungen in digitaler Form; weitere sollen folgen im Zuge der zweiten Info-Aktion, die im März startet.

Kosten senken, die Umwelt schonen und Zeit sparen: Dies sind die Motive der Kaffee Partner Holding für den Einstieg in die elektronische Rechnung. Zum Einsatz kommt das rechtskonforme Verfahren eBill der ebills & more, das sich für Unternehmen jeder Branche & Größe eignet und unter 3 Marken erhältlich ist: Sparkassen RechnungsService, VR-RechnungsService und ServiCon Rechnungsportal.

Nach durchweg positiven Reaktionen von rund 300 Kunden in ganz Deutschland, die bereits die digitale Variante erhalten, weitet Kaffee Partner das Engagement nun aus: Im März beginnt eine zweite Informations-Aktion mit dem Ziel, möglichst viele der insgesamt über 60.000 Kunden für das neue Verfahren zu gewinnen.

„Gegenüber der Papierform sparen wir gut ein Viertel der Bearbeitungskosten beim Versand“, erklärt Jens Strebe, Mitglied des Vorstands der Kaffee Partner Leasing AG. Zudem entfiele der Postweg, was den Zahlungseingang beschleunige und damit den Cash Flow verbessere. „Jeder Kunde, der umsteigt, ist ein Gewinn für uns. Und letztlich profitieren alle davon durch geringere Verwaltungskosten und damit niedrigere Preise“, so Jens Strebe. Außerdem will die Unternehmensgruppe künftig auch Lieferanten anschließen, also Eingangsrechnungen elektronisch empfangen. Dazu wird ein Pilotprojekt mit ausgewählten Lieferanten zeitnah starten.

Günstiger Einstieg

Die technischen Voraussetzungen schuf der Spezialist für Kaffee & Co. im Vorjahr (2010), in dem er das genutzte ERP-System Navision um den Versand und Empfang elektronischer Rechnungen erweiterte und ausgiebig testete. Nennenswerte Investitionen in Hard- und Software fielen nicht an, weil das webbasierte Verfahren der ebills & more sämtliche Aufgaben, wie das Aufbringen der elektronischen Signatur mitsamt Verifikation, übernimmt. Für die Transaktion fällt lediglich eine Gebühr an, die unter dem üblichen Porto liegt.

Der rechtskonforme Empfang ist kostenlos. Wer die elektronischen Rechnungen nicht selbst archivieren möchte, kann ein Web-Archiv des Anbieters nutzen, in dem Rechnungen über 10 Jahre abrufbar sind. Bei Bedarf erhält der Empfänger auch die Rechnungsdaten im gewünschten Format, um sich Zeit fressende Dateneingaben zu sparen.

Kaffee Partner entschied sich für das eBilling-Verfahren der ebills & more aufgrund der offenen Architektur, die eine Integration in beliebige IT-Landschaften ermöglicht. Gerade dieser Netzwerk-Ansatz hat für Jens Strebe deutliche Vorteile gegenüber Punkt-zu-Punkt-Methoden, „um möglichst viele Empfänger auf einfache Weise zu erreichen“. Und schließlich zähle das Renommee der Sparkasse und Volksbanken Raiffeisenbanken, bei denen 60 bis 70 Prozent der Kaffee Partner Kunden Konten führten.

Foto: „Der Trend zur elektronischen Rechnung ist nicht mehr aufzuhalten“ meint Jens Strebe, Mitglied des Vorstands der Kaffee Partner Leasing AG. Foto: Kaffee Partner

Quelle: www.ebillsmore.com