Reg-Email unterstützt als Experte für digitale Einschreiben institutionelle Versender mit speziellen Inkasso Tools – Lösungen DirectAccess und MailMergeAccess sorgen für mehr Sicherheit, Effizienz und Transparenz bei Aussendungen im Mahn-, Kredit- und Versicherungswesen

Reg-Email, zertifizierter deutscher Telekommunikations-Dienstleister und Spezialist für das rechtssichere elektronische Einschreiben, präsentiert mit den Anwendungen DirectAccess und MailMergeAccess seine Rationalisierungs- und Organisationslösungen für institutionelle Versender. Beide Tools basieren auf dem traditionellen Email Verfahren sowie dem hochsicheren Reg-Email Transfer Protokoll und dem HASH-Schutzcode, der z.B. beim Rechnungsversand die Signatur aus der EU-Umsatzsteuer-Richtline 2006/112/EG verzichtbar macht. Die Lösungen ermöglichen Großversendern von digitalen Einschreiben ein weitgehendes Outsourcing ihrer Mailings an den Reg-Email Server und unterstützen sie bei der Kontaktaufnahme mit Schuldnern sowie Kredit- oder Versicherungsnehmern etc.. Transfer-Protokoll und Schutzcode machen den Versand und die ordnungsgemäße Zustellung von Nachrichten sowie Rechnungen – einschließlich beliebiger Attachments – nachweisbar und stellen sicher, dass dieser Vorgang manipulationssicher abläuft. So sorgen die auch für den internationalen Mailverkehr ausgelegten benutzerfreundlichen Lösungen für eine Steigerung der Effizienz in der Mail Abwicklung und damit eine Reduktion der Prozess- und Portokosten bei Großversendern.

DirectAccess verfügt über einen speziellen SMTP-Zugang und kann von jedem beliebigen Mailprogramm, bzw. Mail-Server angesprochen werden. Beim Versand wird der E-Mail-Adresse des Empfängers automatisch ein Präfix beigefügt. Die Mails passieren dann – entsprechend den vom Versender gesteuerten und vorgegebenen Versandblöcken – den Reg-Email Server und werden von dort weiter zugestellt, protokolliert und auf Wunsch archiviert. Sofern die jeweiligen Empfänger die Mail beantworten, werden ihre Direktantworten auf dem „Rückweg“ identisch behandelt.

MailMergeAccess bietet den Nutzern die Möglichkeit, eine Datenbank, Text und graphische Module zu übertragen. Reg-Email generiert und individualisiert die E-Mails je nach Wunsch des Versenders. Die ausgehenden Nachrichten werden im E-Mail Format (z.B. eml-Datei) gespeichert oder als pdf archiviert. Der weitere Service entspricht dem der Anwendung DirectAccess.

Die Empfänger erhalten die an sie gerichtete Mail als so genannte SplitMail, d.h., die visualisierte Nachricht ist zweigeteilt. Sie besteht einerseits aus dem Inhalt der Mail, der genau so dargestellt wird, wie vom Versender via DirectAccess versandt oder von Reg-Email via MailMergeAccess nach Vorgabe der Kunden konfiguriert. Andererseits enthält die Mail einen Abschnitt, der sie als digitales Einschreiben mit Transfer Protokoll kennzeichnet und einen Button mit der Aufforderung enthält, den Empfang per Mauseklick zu bestätigen. So erkennt der Empfänger auf einen Blick die Intention des Versenders und die Bedeutung der protokollierten Nachricht. SplitMail kommt idealerweise dann zum Einsatz, wenn kompakte Nachrichten übermittelt oder Attachments beigefügt werden, z.B. beim Versand von: eTickets, Verträgen, Gehaltsabrechnungen, Erinnerungen etc.. Projektbezogen kann der protokollarische Teil individualisiert werden. So besteht z.B. bei Gehaltsabrechnungen, etc., die Möglichkeit, auf die „Empfangs-Bestätigungs-Funktion“ zu verzichten.

Den Nutzern von DirectAccess und MailMergeAccess stellt Reg-Email mit seiner Lösung Global-View ein skalierbares Online-Auswertetool zur Verfügung, das die Protokolle und die E-Mails administriert. So können Auswertungen generiert und fallbezogen recherchiert werden. Die versandte Korrespondenz nebst Protokolldaten wird dem Versender nach der Session oder zu einem vereinbarten Zeitverlauf en bloc übermittelt, bzw. zur Verfügung gestellt. Die Versender können sich so jederzeit über den Status ihrer Mailings informieren. Antwortet beispielsweise der Empfänger via Antwort-Funktion seines Mail-Programms, passiert diese Nachricht den Reg-Email Server und wird dort dokumentiert und dem HASH-Verfahren unterzogen. Der Versender kann dann vorab festlegen, ob diese Antwort sogleich an ihn zugestellt oder ausschließlich per GlobalView Online-Auswertetool abgefragt wird. Die Abfrage via GlobalView ist in beiden Varianten obligatorisch.

Der HASH-Schutzcode schafft zusätzliches Vertrauen, denn dieser Manipulationsschutz gilt für Sender und Empfänger gleichermaßen. Die schutzwürdige Original Nachricht sowie eventuelle Attachements sind dem digitalen Einschreiben immer beigefügt und können im Streitfall dem individuellen HASH-Wert eindeutig zugeordnet werden. Diese Zuordnung kann durch Reg-Email oder einen Sachverständigen, der das internationale HASH-Verfahren evaluieren kann, durchgeführt werden.

Hans-Peter Bauer, Geschäftsführer Marketing und Sales bei Reg-Email, erklärt den Vorteil seiner Lösungen am Beispiel der Inkassobranche: „Diese Unternehmen haben zum Ausgleich der offenen Posten einen mehrstufigen Mahn- bzw. Inkassoprozess implementiert. Dabei wird die erste Mahnstufe (Zahlungserinnerung) noch vom Unternehmen direkt ausgeführt, sprich zum Kunden versandt, die mahnfähigen Posten für weitere Mahnstufen werden in der Regel von externen Inkasso-Unternehmen oder später von verbundenen Kanzleien bearbeitet. Da bislang überwiegend via konventioneller Papierpost kommuniziert wurde, sind diese Erinnerungs-, Mahn- und Inkassoprozesse teuer, denn nicht nur Porto und Drucklogistik schlagen zu Buche, sondern insbesondere die manuelle Zuordnung der Korrespondenz ist aufwändig. Hier können wir mit unseren Lösungen für institutionelle Versender Abhilfe schaffen.“

Reg-Email protokolliert die folgenden Daten:
– den Eingang der an den Empfänger versandten E-Mail bei Reg-Email
– die Versendung der E-Mail an den Empfänger zusammen mit dem Inhalt der E-Mail
– die Zustellung der E-Mail an den Empfänger
– die mögliche Empfangsbestätigung durch den Empfänger
– bei Bedarf, den Inhalt der Original-Email mit zugehörigem HASH-Code

Das Reg-Email-Verfahren kann jederzeit barrierefrei getestet werden. Der Testeingang erlaubt zehn kostenlose Transfers mit voller Leistung.

Weitere Informationen zum Service von Reg-Email erhalten Sie unter: www.reg-email.de