DocBridge FileCab: Integration von PC-Dokumenten in das zentrale Output-Management senkt nachhaltig die Prozesskosten

Compart, Anbieter von skalierbaren und plattformunabhängigen Output-Management-Systemen (OMS), erweitert ihr Portfolio: Mit DocBridge FileCab steht Unternehmen jeder Größe und Branche ab sofort eine Lösung für die Integration von dezentral erzeugter Korrespondenz in die zentrale Dokumentenverarbeitung und -ausgabe zur Verfügung. Das betrifft vor allem Office-Dokumente, die an PC-Arbeitsplätzen erstellt werden. DocBridge FileCab zentralisiert diese Prozesse, indem die individuellen Schreiben in die Massenverarbeitung eingebettet werden – für alle gängigen Kanäle wie Druck, E-Mail, Webportal, Archiv etc. Auch die Ausgabe als E-Postbrief ist möglich.

DocBridge FileCab stellt einen neuen Eingangskanal für das seit Jahren erfolgreiche Produkt DocBridge Pilot dar. Dabei handelt es sich um eine datenbankgestützte, plattformunabhängige Software, mit der sich maßgeschneidert Sendungen für jede Ausgabeform erstellen lassen. Datenströme können sortiert und gruppiert, die Einlieferung für den Carrier optimiert und Beilagen dynamisch hinzugefügt werden. Außerdem unterstützt DocBridge Pilot die elektronische Entrichtung von Portogebühren (DV-Freimachung). Mittels DocBridge FileCab sind Unternehmen nun in der Lage, auch ihre Office-Dokumente im gleichen Sendungspool abzulegen und sie damit zentral weiterverarbeiten zu lassen.

Das Prinzip: Nach der Erstellung am PC-Arbeitsplatz übergibt der Sachbearbeiter das Dokument per Druckertreiber-Schnittstelle an DocBridge FileCab. Die Software prüft es gegen hinterlegte Regelwerke – beispielsweise, ob die vorgesehenen Schriftarten gemäß dem Corporate Design eingehalten wurden. Auch die Adressprüfung bzw. -korrektur erfolgt automatisch. Sind alle Kriterien erfüllt, wird das Dokument an die unternehmensweite elektronische Poststraße bzw. zur Archivierung übergeben. Dabei konvertiert DocBridge FileCab das Dokument in ein anwendungsunabhängiges Format und übergibt es an DocBridge Pilot, wo die Dokumente wie gewohnt optimiert, sortiert und über die verschiedenen Kanäle ausgegeben werden. Hier erfolgt auch, falls erforderlich, die Zusammenführung der Office-Dokumente mit denen aus anderen betriebswirtschaftlichen Anwendungen. Dezentral erzeugte Dokumente werden somit zentral verarbeitet.

Kostenoptimierter Druck und Versand

Neben den genannten Verarbeitungsschritten umfasst DocBridge FileCab weitere Funktionen. So lassen sich Metadaten für die Weiterverarbeitung auslesen und anzeigen – eine zwingende Voraussetzung für die Bereitstellung von Steuerdateien für die vollständige Archivierung. Auch die Weitergabe der Dokumente an einen externen Dienstleister und die Anbindung weiterer Office-Anwendungen sind möglich.
Der Einsatz von DocBridge FileCab bietet mehrere Vorteile: Neben der Möglichkeit, die beim Massenversand üblichen Portorabatte auszuschöpfen, führt er zu einer besseren Nutzung von personellen Ressourcen. Der Wegfall von manuellem Drucken, Kuvertieren und Frankieren sowie lästigen „Randtätigkeiten“ wie Papier einlegen und Tonerwechsel entlastet den Sachbearbeiter und steigert dessen Produktivität. Zudem verringern sich die Materialkosten. Durch den zentralen Druck auf eigens dafür ausgerichteten Massendruckern werden die Einzeldrucker in den Fachabteilungen geschont.

Ein weiterer Vorteil von DocBridge FileCab ist die Möglichkeit, dem Dokument Informationen für Beilagen mitzugeben, die zentral im System vorgehalten werden. Diese elektronische Verwaltung bringt zusätzliche Einsparpotenziale.

Quelle: www.compart.com