Reg-Email unterstützt Immobilienbüros mit VarioMail bei rechts-sicherem elektronischem Schriftverkehr mit Kaufinteressenten – Lösung für digitales Einschreiben ermöglicht Maklern beweissichere Transfer- und Inhaltsdokumentation von Immobilienangeboten und Exposés

Reg-Email, zertifizierter deutscher Telekommunikations-Dienstleister und Spezialist für das rechtssichere digitale Einschreiben, unterstützt bundesweit Immobilienmakler bei ihrem sensiblen Schriftverkehr mit Kaufinteressenten. Bei dem Projekt geht es um den Nachweis der elektronischen Zustellung von Immobilien-Exposés/Angeboten und der daraus resultierenden Verpflichtung der Interessenten, bei Abschluss des Kaufvertrages die Maklerprovision zu entrichten. Mithilfe der Lösung VarioMail von Reg-Email gelingt den Maklern auch die beweissichere Transfer und Inhaltsdokumentation für Attachments (Exposés, Grundrisse, etc.). Erfahrungsgemäß entscheiden sich die Immobilienbüros meistens für den Einsatz von VarioMail, um erstens eine verlässliche Rückmeldung über die korrekte Zustellung von Emails und Anhängen zu erhalten und zweitens, um diesen Beweis in Fällen von Meinungsverschiedenheiten auch erbringen zu können und um dies nötigenfalls durch die unabhängigen Sachverständigen von Reg-Email bezeugen lassen zu können.

Aus diesen Gründen hat sich auch der Niederlassungsleiter einer renommierten Immobiliengesellschaft aus der Metropolregion Rhein-Neckar für den Einsatz von VarioMail und die Durchführung eines Projekts mit Reg-Email entschieden. Er verschickt seine Immobilienangebote in der Regel mit zwei Anhängen. Ein Anhang enthält das Exposé mit dem Nachweis für die Immobilie und ihren Eckdaten und der zweite Anhang die Grundrisspläne der Wohnung oder des Hauses. Der Makler möchte sowohl für die eigentliche Mail, als auch für deren Anhänge den Beweis der ordnungsgemäßen Zustellung haben. Bisher hatte sein Immobilienbüro sensible Mails über das Tool Outlook versendet und dabei jeweils die Funktion „Lesebestätigung“ aktiviert. Allerdings zeigte die Erfahrung, dass Empfänger mit anderen Mailsystemen diese Aufforderung zum Teil gar nicht angezeigt bekamen. Andere Leser lehnten es aus Bequemlichkeit, Unsicherheit oder anderen Gründen ab, den Erhalt der Mail zu bestätigen. Außerdem hatte eine zurückliegende Meinungsverschiedenheit gezeigt, dass es in einem solchen Falle besser ist, eine rechtssichere Dokumentation des Schriftverkehrs zu haben.

Nachdem der Niederlassungsleiter bei der Suche nach geeigneten Anbietern im Internet auf Reg-Email gestoßen war, verglich er zunächst deren Lösungen mit denen von Mitbewerbern, entschied sich dann jedoch auf Grund der Flexibilität sowie der Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit sehr schnell für VarioMail von Reg-Email. Die Gründe für die Wahl benennt er so „Ich habe eine anwenderfreundliche Lösung gesucht, die unsere Kunden nicht belastet, uns aber die nötige Rechtssicherheit im Onlineverkehr gibt. Dies haben wir mit VarioMail voll und ganz erreicht Das Handling der Immobilienangebote wird weder für den Makler noch für die Interessenten komplizierter.“

Gut fünf Wochen nach Beginn des Projekts, fällt das Feedback des erfahrenen Maklers sehr positiv aus: „Die Lösung wurde für meine Zwecke adaptiert und bietet mir genau das, was ich gesucht habe. Auch mit dem Support durch Reg-Email bin ich sehr zufrieden. Beratung und Betreuung erfolgten immer kompetent, schnell und zuvorkommend. Glücklicherweise ist es im Projektverlauf bisher noch zu keiner Meinungsverschiedenheit gekommen . Ich hoffe und wünsche mir, dass es auch so bleiben wird. Aber falls doch, habe ich keinen Zweifel, dass die Dokumentation des Schriftverkehr durch VarioMail uns helfen wird, eine evtl. Meinungsverschiedenheit zufriedenstellend zu klären.“

Aktuelle richterliche Urteile zeigen: mit der Zusendung eines Immobilien Exposés per Mail kommt stillschweigend ein Maklervertrag zustande, die Beweislast der Zustellung liegt beim Versender der E-Mail – also beim Makler – und die Nichtöffnung der Nachricht durch den Empfänger wird als Zugangsvereitelung beurteilt. Dank VarioMail stehen für die Mail Empfänger die Attachments des Immobilienangebots und dessen Inhalte im Vordergrund. Dass es sich dabei um ein Einschreiben handelt, ist für sie zunächst zweitrangig. Die flexible Applikation erlaubt die Anpassung des Versendungs- und Empfangsmodus auf die speziellen Anforderungen des Anwenders. Für die meisten Immobilienbüros geht es primär darum, eine freundliche und verbindliche Art der Zustellung ohne offensichtlichen Einschreibecharakter zu finden, die jedoch den Empfang der Mail nebst Inhalt manipulationssicher dokumentiert. Denn wie bei einem Einwurfeinschreiben können die jeweiligen Zustellnachweise nebst Inhalt der Nachricht innerhalb der Reg-Email Standardaufbewahrungsfrist von vier Jahren jederzeit zur Beweissicherung herangezogen werden.

Reg-Email protokolliert die folgenden Daten:

– den Eingang der an den Empfänger versandten E-Mail bei Reg-Email
– die Versendung der E-Mail an den Empfänger zusammen mit dem Inhalt der E-Mail
– die Zustellung der E-Mail an den Empfänger
– bei Bedarf, der Inhalt der Original-Email mit zugehörigem Hash-Code

Dank ihrer umfassenden Features sind die flexiblen Lösungen von Reg-Email auch besonders für Versender aus den Bereichen Finanz- und Versicherungswesen, Steuerberatung und Forderungsmanagement / Inkasso interessant.
Das Reg-Email-Verfahren kann jederzeit barrierefrei getestet werden. Der Testeingang erlaubt zehn kostenlose Transfers mit voller Leistung.

Weitere Informationen zum Service von Reg-Email erhalten Sie unter: www.reg-email.de oder http://www.reg-email.info/

Quelle: www.reg-email.de