Unternehmen verschenken hohes Gewinnpotenzial

Eine aktuelle Studie im Auftrag von Ricoh Europe hat ergeben, dass europäischen Unternehmen aufgrund ihres unwirtschaftlichen Dokumentenmanagements potenzielle Gewinne in Höhe von insgesamt 46 Milliarden Euro entgehen. Der „Ricoh Process Efficiency Index“ zeigt auf, dass die für das Management geschäftskritischer Dokumente verantwortlichen Mitarbeiter rund 362 Millionen Arbeitsstunden pro Jahr auf diese Aktivitäten verwenden und so Betriebskosten in Höhe von 147 Milliarden Euro verursachen.

Der Index untersucht die Prozesse des geschäftskritischen Dokumentenmanagements in europäischen Unternehmen. Solche Kernprozesse – wie Bestellaufträge, Patientenakten oder Rechnungen – treten regelmäßig und häufig auf und wirken sich direkt auf alle Beziehungen zu Kunden und Mitarbeitern aus. Gleichzeitig identifiziert der Bericht Optimierungsmöglichkeiten und zeigt den wirtschaftlichen Nutzen auf, der sich durch diese erzielen lässt.

„Diese Studie zählt zur Pflichtlektüre für jeden CIO in Europa. Sie stellt klar heraus, dass es für europäische Unternehmen unumgänglich ist, ihr geschäftskritisches Dokumentenmanagement effizienter zu gestalten als bisher, wenn sie im Wettbewerb der Wachstumsmärkte mithalten wollen“, betont Carsten Bruhn, Executive Vice President von Ricoh Europe.

„Der Index veranschaulicht, dass sich veraltete, manuelle Prozesse in mehrfacher Hinsicht negativ auf die Geschäfte auswirken. Werden geschäftskritische Informationen zum Beispiel nur im Papierformat verarbeitet, steigt das Geschäftsrisiko deutlich an, da häufig nicht einmal eine Sicherungskopie vorliegt. Ihr Verlust kann schnell zu Sicherheitslücken führen. Und dort, wo Mitarbeiter unnötig lange mit der Bearbeitung von Geschäftsvorgängen verbringen, konzentrieren sie sich nicht auf ihre eigentliche Geschäftstätigkeit und auf den Kundendienst“, so Bruhn weiter.

Trotz des hohen Zeit- und Kostenaufwands für das geschäftskritische Dokumentenmanagement sieht die große Mehrheit der Verantwortlichen in europäischen Unternehmen noch Spielraum für weitere Effizienzsteigerungen. Folgende Faktoren spielen für die Befragten beim Wunsch nach Optimierung des geschäftskritischen Dokumentenmanagements die größte Rolle: ein intensiverer Wissensaustausch (67 Prozent), besserer Datenschutz (67 Prozent) und eine steigende Effektivität der Mitarbeiter (65 Prozent). Dem standen jedoch vor allem ein Mangel an Zeit (45 Prozent) sowie an Kapazitäten (35 Prozent) entgegen.

Der Index belegt darüber hinaus, dass sich europäische Unternehmen häufig aus Sicherheitsbedenken gegen zeitsparende Initiativen wie zum Beispiel das Outsourcing entscheiden. Dennoch gab einer von zwölf europäischen Entscheidungsträgern zu, dass die bestehenden Sicherheitsmaßnahmen keinen ausreichenden Schutz für vertrauliche Dokumente bieten, und 36 Prozent gestanden, dass sie selbst oder ihre Mitarbeiter wichtige Informationen schon einmal verlegt oder verloren hatten.

Trotz vorhandener Technologie zeigt der Bericht, dass vielerorts weiterhin ein manuelles und damit unnötig arbeitsintensives Dokumentenmanagement vorherrscht. Rund 43 Prozent der geschäftskritischen Dokumente liegen nur im Papierformat vor und nur 22 Prozent der europäischen Unternehmen verfügen über ein vollautomatisiertes Dokumentenmanagement.

„Eine strategisch ausgearbeitete und durchdacht umgesetzte End-to-End-Optimierung des Dokumentenmanagements sorgt nicht nur für Kosteneinsparungen, sondern vertieft gleichzeitig auch die Zusammenarbeit und Effektivität aller Mitarbeiter“, so das Fazit von Bruhn. „Dazu zählen Maßnahmen, die den Eingang, die Verarbeitung und die ergebnisorientierte Verwendung von geschäftsrelevanten Informationen messen und analysieren. Sind dann noch alle Beteiligten während des gesamten Prozesses eingebunden, verstehen sie die Veränderungen und können sich daran anpassen. Das Unternehmen kann dadurch flexibler auf Kunden- und Marktanforderungen reagieren und ist für die Arbeitswelt der Zukunft bestens positioniert.“

Das Whitepaper ist als Download unter www.ricoh.de/thoughtleadership verfügbar.

Quelle: www.ricoh.de