Ricoh: Studie zur Effizienz im Dokumentenmanagement – Sicherheit von Dokumenten oft vernachlässigt

In Unternehmen aus den Branchen Gesundheit, Bildung und Finanzen gehen häufig geschäftsrelevante Dokumente verloren und es werden wesentliche Richtlinien zur Dokumentensicherheit nicht eingehalten. Zu diesem Ergebnis kommt der aktuelle Ricoh Process Efficiency Index. Die von dem Marktforschungsunternehmen Coleman Parkes Research europaweit durchgeführte Studie basiert auf Interviews mit 458 Geschäftsführern aus sechs verschiedenen Branchen. Die Studie belegt, dass in 31 Prozent aller europäischen Organisationen wichtige Geschäftsdokumente verloren gehen und 24 Prozent der Organisationen überhaupt keine Kontrollmechanismen haben, um den Umgang mit geschäftsrelevanten Informationen zu verfolgen und zu überwachen. Dies kann sich geschäftsschädigend auswirken.

„Die Entwicklungen, die den Arbeitsplatz der Zukunft bestimmen werden, wie zum Beispiel die Globalisierung und sich verändernde Demografien, tragen zur Informa-tionsüberflutung bei. Bis 2020 wird der Umfang der digitalen Informationen um das 30‑fache wachsen und die Anzahl der Dateien um das 60-fache steigen[1]. Dieses so genannte ‚Big Data‘-Konzept führt zusammen mit einem sich verändernden Arbeitsumfeld dazu, dass ein wirksames Informationsmanagement und die konsequente Einhaltung von verbindlichen Richtlinien zum Umgang mit Dokumenten für Organisationen in allen vertikalen Märkten unverzichtbar wird”, erklärt Carsten Bruhn, Executive Vice President, Ricoh Europe. „Die Ergebnisse der Studie belegen, dass viele europäische Organisationen ihre geschäftsrelevanten Dokumentenprozesse noch nicht effektiv steuern. Damit sind sie für die Zukunft nicht gerüstet.”

Die Studie zeigt, dass selbst die am schärfsten regulierten Branchen dieser Gefahr ausgesetzt sind. Ein Chief Information Officer aus der Gesundheitsbranche sagt beispielsweise: „Wir arbeiten mit der FDA (Food and Drug Administration) und der EMA (European Medicines Agency) zusammen, daher müssen alle unsere Informationen in unserer Branche wirklich sicher sein, ansonsten würden große Bedenken hinsichtlich der Gültigkeit unserer Daten bestehen.” Nahezu ein Drittel (29 Prozent) der Unternehmen aus der Gesundheitsbranche verfügen laut Studie jedoch nicht über Kontrollmechanismen für ihre geschäftsrelevanten Dokumente.

Kontrolle der Dokumentenprozesse lückenhaft

In Bezug auf die Möglichkeit, kritische Geschäftsinformationen sicher und zeitnah abzurufen, erklärt ein Chief Information Officer aus dem Finanzsektor: „Aufgrund der bloßen Menge an Dokumenten, die durchsucht werden muss, kann es manchmal sehr schwierig sein, das zu finden, was wir suchen – dies ist ein weiteres Problem für uns.” Weniger als die Hälfte der europäischen Finanzdienstleister (lediglich 45 Prozent) bestätigen, dass sie in der Lage sind, den Weg aller vertraulichen, geschäftskritischen Dokumente zu verfolgen. 20 Prozent der Befragten aus diesem Sektor geben an, dass ihnen diesbezüglich überhaupt keine Prozesse zur Verfügung stehen. All das hat zur Folge, dass die Unternehmen nicht mit dem Sarbanes-Oxley Act konform gehen. Dieser schreibt Organisationen vor, sicherzustellen, dass kritische Geschäftsdokumente nicht verändert, vernichtet oder verlegt werden beziehungsweise verloren gehen dürfen.

Größtes Risiko von Dokumentenverlust im Bildungssektor

Noch besorgniserregender ist die Tatsache, dass bei 31 Prozent aller europäischen Unternehmen immer noch die Tendenz besteht, wichtige Dokumente zu verlieren. Organisationen im Bildungssektor sind mit 38 Prozent am meisten gefährdet. Diese Organisationen geben an, gelegentlich wichtige Geschäftsinformationen zu verlieren oder zu verlegen, im Vergleich zu 14 Prozent im Justizsektor. Über die Hälfte aller Unternehmen (52 Prozent) sehen signifikante Verzögerungen bei den Geschäftsprozessen als die schwerwiegendsten Folgen. Weitere Folgen reichen von Imageschäden bis zu nicht beglichenen Rechnungen, vom Verlust kritischer Geschäftsin­forma­tionen bis zu Compliance-Verstößen und unzufriedenen Kunden. Die Studie zeigt, dass sich viele Organisationen aus allen vertikalen Sektoren einem unnötigen Risiko aussetzen, wenn es um das Thema Dokumentenmanagement geht – und dies in einer Zeit, in der Organisationen ihre allgemeine Betriebseffizienz verbessern müssten, um auf dem globalen Markt bestehen zu können.

Optimierung gemeinsam mit dem richtigen Partner

„Wenn IT-Leiter unternehmensintern ihre geschäftsrelevanten Prozesse überprüfen und dabei ‚Big Data‘-Methoden anwenden, benötigen sie die Unterstützung der Chief Operating Officer und der Chief Executive Officer, um die erforderlichen Veränderun­gen im täglichen Geschäft und bei den Dokumentenprozessen voranzutreiben“, so Bruhn. „Dann können sie mit den richtigen Partnern eine durchgehende Optimierungs­strategie umsetzen, deren Ziel es ist, die Geschäftskosten zu senken, die Effizienz im Unternehmen zu steigern und die Einhaltung von Dokumentenrichtli­nien innerhalb ihres konkreten vertikalen Marktes sicherzustellen.”

Foto: Carsten Bruhn, Executive Vice President bei Ricoh Europe

[1] IDC Managed Print and Document Services for Controlling Today’s and Tomorrow’s Information Costs – Januar 2011 – http://www.ricoh-europe.com/services-solutions/knowledge-base/white-papers-research/managed-print-and-document-services/index.aspx