Potenzial von PDF/A-3 mit pdfaPilot von callas software richtig nutzen

Die callas Software GmbH hat die aktuelle Version ihres pdfaPilots mit einer eleganten Funktion ausgestattet, die das Erstellen von PDF/A-3-Dateien beschleunigt. PDF/A-3 ist der neue Normteil des ISO-zertifizierten Formats für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten. Er steht unmittelbar vor seiner Verabschiedung und ermöglicht erstmals das Einbinden von nicht konformen PDF/A-Dateien. Mit dem pdfaPilot können Anwender aus ihren MS-Office- bzw. OpenOffice-Dokumenten automatisiert PDF/A-3-Dateien erzeugen, die dann sowohl die langfristig archivierbare PDF/A-konforme Datei enthalten als auch das Quelldokument. Damit ergeben sich in Anwendungsbereichen, wo digitale Originale ungeachtet ihrer Verwendbarkeit in ferner Zukunft aufzubewahren sind, enorme Potenziale.

Der callas pdfaPilot zählt weltweit zu den renommiertesten PDF/A-Produkten. Er basiert auf derselben PDF/A-Technologie, die Adobe in Acrobat integriert hat. Die aktuelle Version 3 des Flaggschiffproduktes von callas software kann nicht nur PDF/A-Dateien erstellen und validieren, sondern auch zusammengehörende Dokumente komfortabel in einer PDF/A-Datei organisieren. Um den Erstellungsprozess zu beschleunigen und um sicherzustellen, dass in einer PDF/A-Datei die „richtigen“ Dokumente integriert sind, können Anwender ihre MS-Office- und OpenOffice-Dateien automatisiert nach PDF/A-3-Dateien konvertieren. Diese enthalten dann sowohl das archivtaugliche Dokument als auch die Quelle. Fehler, die beispielsweise durch manuelles Zuordnen entstehen, werden eliminiert. Über ein Auswahlfenster kann der Anwender aber auch andere Beziehungen als „Quelldokument“ für das der PDF/A-Datei hinzugefügte Attachment definieren. Diese Zuordnung wird auch vom PDF/A-3 Standard gefordert, damit der Zusammenhang eindeutig ist.

„Mit PDF/A-3 kann insbesondere das Handling von Dokumenten vereinfacht werden, denn zum Beispiel lassen sich Quelldatei und das archivierbare Pendant in einem Paket miteinander verknüpfen“, erläutert Dietrich von Seggern, Business Development Manager von callas software. „Es können in einem PDF/A-3 Paket aber auch mehrere zu einem Vorgang oder Projekt gehörende Dokumente zusammengefasst werden. Jedoch müssen Anwender dafür sorgen, dass diese neue Option auch richtig genutzt wird. Es sollte nicht dazu führen, durch diese „Hintertür“ wieder einen Wildwuchs an Formaten zu erlauben. Eingebettete Dateien sollten auch in PDF/A-3 nur dann in anderen Formaten als PDF/A eingebettet werden, wenn das für den jeweiligen Fall in den Abläufen vorgesehen und definiert ist.“

Quelle: www.callassoftware.com