Elektronische Rechnungen mit regibill für KMU – Wahlmöglichkeit zwischen elektronisch und papierbasiert / Service EU-weit verfügbar

Die Regify-Unternehmensgruppe hat ihren Dienst für die rechtskonforme elektronische Rechnungslegung „regibill“ für die Nutzung durch klein- und mittelständische Unternehmen (KMU) optimiert. Während größere Firmen Registrierung und Versand von PDF-Rechnungen per regibill bei größeren Rechnungsmengen direkt in ihren Dokumentenoutput integrieren, steht kleineren Firmen der „regibill desktop“ als Lösung zur Verfügung, die keinerlei Integration erfordert. „Firmen können individuell für jede einzelne Rechnung festlegen, ob sie als e-Rechnung oder papierbasiert versendet wird“, führt Volker Schmid, CTO der Regify-Gruppe aus. „Dazu hinterlegen sie in der PDF-Rechnung einfach die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers. So wird automatisch der elektronische Versand initiiert.“

Verschlüsselter oder unverschlüsselter Versand

Die Rechnung muss zur Verarbeitung im PDF-Format vorliegen, und der Rechnungssteller identifiziert sich einmalig mit seiner Umsatzsteueridenti-fikationsnummer. Regify bietet regibill in zwei Varianten an. Mit „regibill® Standard“ bleibt die Rechnung unverschlüsselt. Diese Variante eignet sich für Rechnungen, die so einfach wie möglich gehandhabt werden sollen. Bei der Premiumvariante „regibill® Premium“ wird die Rechnung mittels Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verschlüsselt, bevor sie versendet wird. Der Versender erhält beim Öffnen eine Empfangsbestätigung.

Beide Varianten erfüllen durch die jederzeitige Prüfbarkeit der Identität des Senders und der Unversehrtheit der Rechnung alle geltenden gesetzlichen Vorgaben für eine elektronische Rechnungslegung. „Kleinere Unternehmen sparen durch die Umstellung auf die elektronische Rechnung Porto- und Druckkosten und beschleunigen intern die Prozesse rund um die Rechnungsstellung“, erklärt Kurt Kammerer, CEO der Regify-Gruppe.

EU-Direktive: Nur Italien noch säumig

Seit Juli 2011 sind im Zuge der Umsetzung der EU-Richtlinie 2010/45/EU in Deutschland bei der Rechnungslegung alle elektronischen Verfahren erlaubt, mit denen über den 10-jährigen Nachweiszeitraum die Identität des Rechnungsstellers, die Unversehrtheit der Rechnung und die Lesbarkeit sichergestellt werden können. EU-weit haben bis auf Italien alle Länder die Direktive umgesetzt. „Italien ist bislang säumig“, sagt Kammerer. „Aber auch hier ist eine Lösung wie regibill akzeptiert. Denn in Ermangelung eines Gesetzes können sich regibill-Nutzer auf die EU-Direktive berufen.“

Foto: Mit „regibill desktop“ können kleinere und mittlere Firmen Rechnungen elektronisch verschlüsselt oder unverschlüsselt versenden

Quelle: www.regify.com