Expertise aus sieben Jahren PDF/A kompakt auf siebzehn Seiten – PDF Association gibt Broschüre „PDF/A kompakt 2.0“ heraus

Die PDF Association stellt jetzt eine Neuauflage von „PDF/A kompakt“ bereit. In dieser Informationsbroschüre sind alle wesentlichen Informationen über PDF/A für einen umfassenden Einstieg in den ISO-Standard strukturiert aufbereitet. Die vollständig erneuerte Ausgabe bietet neben Basiswissen auch Wissenswertes zu den Entwicklungen, die mit den Normteilen PDF/A-2 und PDF/A-3 einhergehen. Sie informiert u.a. über PDF/A-Werkzeuge und Strategien für die Erstellung und Validierung von PDF/A. Neu aufgenommen wurden zudem anschauliche Beispiele aus aller Welt, die zeigen, wie Anwender in der Wirtschaft, Verwaltung, Wissenschaft und Legislative von PDF/A profitieren können.

Interessenten können die Online-Version auf http://www.pdfa.org/2013/03/pdfa-kompakt-2-0-online-ausgabe/?lang=de lesen und als PDF http://www.pdfa.org/download/pdfa-kompakt-2-0/?lang=de herunterladen. Darüber hinaus wird die Broschüre auf Veranstaltungen der PDF Association bzw. seiner Mitglieder kostenfrei verteilt.

Thomas Zellmann, Geschäftsführer der PDF Association erklärt: „Mit ‚PDF/A kompakt 2.0‘ steht jetzt eine topaktuelle Broschüre bereit, die Lesern einen fachlich fundierten Einstieg in das Thema, quasi als Konzentrat aus sieben Jahren PDF/A, bietet. Auf dieser Basis können die Leser sich gezielt eventuell benötigtes weiteres Detailwissen bei den Spezialisten unseres Verbandes einholen.“

In „PDF/A kompakt 2.0“ stellen die Experten zunächst PDF/A als ISO-Standard für die Langzeitarchivierung vor und geben einen Überblick über seine Geschichte. Anschließend geht es in die technischen Details und die Gründe für die Nutzung von PDF/A – die Liste reicht hier von der Langlebigkeit des Formats über seine Vorteile in puncto Rechtskonformität, bei der Nutzung für Dokumente aus Wissenschaft und Forschung und beim globalen Einsatz von Informationen, bis hin zur Plattformunabhängigkeit sowie erweiterten und Volltext-Suchmöglichkeiten.

Weiteren praxisbezogenen Mehrwert liefert die Informationsbroschüre außerdem bei der Auflistung der typischen Anwendungsgebiete für PDF/A. Hier hat sich der Standard bei vielen Aufgabenstellungen bewährt. Dazu gehört nicht nur das Digitalisieren von Akten und Dokumenten oder die Archivmigration von älteren Formaten auf PDF/A. Auch im Bereich Eingangs- und Ausgangspost ist PDF/A ein zuverlässiges Aufbewahrungsformat. Weniger bekannt dürfte dagegen sein, dass sich bei modernen Kollaborationsarchitekturen wie z.B. Microsoft SharePoint vor allem PDF/A-3 als leistungsfähig und flexibel für die Zusammenarbeit im Team erwiesen hat.

Wenn es um Werkzeuge für die PDF/A-Erstellung geht, werden einige typische Abläufe skizziert, je nachdem, ob die Dokumente z.B. aus gescannten Vorlagen, über eine Konvertierung der Ursprungsdaten, einen Programmexport oder über Druckausgabeformate bzw. Druckdatenströme erzeugt wurden. Unterschieden wird zwischen Desktop-Software, Server-Lösungen und Programmier-Bibliotheken sowie den in Dokumentenmanagement- und Output-Management-Lösungen immer öfter integrierten PDF/A-Funktionen. Das Thema Validierungslösungen stellt ein weiteres Kapitel von „PDF/A kompakt 2.0“ dar und zeigt unter anderem auf, warum und wann eine PDF/A-Datei am besten validiert werden sollte.

Eine Kurzvorstellung verschiedener Praxisbeispiele, sortiert nach Branchen wie öffentliche Verwaltung, Wirtschaft und Industrie sowie Gesetzgebung und Justiz, illustriert nochmal die Möglichkeiten und Vielfalt der Einsatzgebiete des Langzeitformats. Dazu wird auch über Mythen und Legenden rund um PDF/A aufgeklärt, um eventuelle Unklarheiten seitens potenzieller Anwender zu beseitigen.

Quelle: www.pdfa.org