Paul Horn GmbH erzielt mit elektronischem Rechnungsversand deutliche Einsparungen – Elektronische Rechnungen für ein Drittel der Kunden

Die Hartmetall-Werkzeugfabrik Paul Horn GmbH aus Tübingen spart mit dem elektronischen Rechnungsversand deutlich an Kosten für das Porto und das Handling. „Etwa ein Drittel unserer Kunden erhält die Rechnungen mittlerweile elektronisch. Wir haben deutlich weniger Verwaltungsaufwand und freuen uns, wenn weitere Kunden sich für diesen Weg entscheiden“, sagt Werner Pietruschka, Leiter kaufmännische Informationstechnik bei Paul Horn.

Das Unternehmen hat zum Jahresanfang den Service „regibill“ der Regify-Gruppe, einem internationalen Anbieter für sicheren und gesetzeskonformen elektronischen Dokumentenaustausch, eingeführt. Der Dienst arbeitet integriert in das Output-Management-System „ProForma“ der CSW Peripheriesysteme GmbH, welches die gesamte Rechnungsstellung steuert. CSW ist Technologiepartner von Regify und Provider für die Services regimail (vertrauliche und verbindliche Nachricht), regibill (elektronischer Rechnungsversand) und regipay (elektronische Lohn- und Gehaltsabrechnung).

10-Jahresgarantie für Überprüfbarkeit der Rechnungen

Um ein Rechnungsdokument als regibill zu versenden, muss die Rechnung im PDF-Format vorliegen und die E-Mail-Adresse des  Rechnungsempfängers beinhalten. Regify bietet für regibill zwei Versandformen: den unverschlüsselten Versand (regibill Standard) für Rechnungen, die keine besondere Vertraulichkeit erfordern, und den verschlüsselten Versand (regibill Premium) für vertrauliche Rechnungen. Beide Varianten erfüllen die gesetzlichen Vorgaben, denn die Identität des Senders und die Unversehrtheit der Rechnung sind zu jedem Zeitpunkt innerhalb des gesetzlich vorgeschriebenen 10-Jahreszeitraums überprüfbar. Eine regibill-Rechnung kann zehn Jahre lang jederzeit kostenlos über das Web-Portal eines Regify-Providers geprüft werden.

Papier- und elektronischer Versand gleichzeitig möglich

Das System unterscheidet auf Basis einer hinterlegten E-Mail-Adresse, ob eine Rechnung ausgedruckt und kuvertiert oder elektronisch versendet werden soll. „Die Kunden können damit flexibel für jedes einzelne Dokument auswählen, ob sie es auf dem traditionellen Postweg oder digital schicken möchten“, sagt Peter Vroomen, Geschäftsführer der CSW Peripheriesysteme GmbH. CSW zählt mit rund 1.000 Installationen in Deutschland zu den führenden Anbietern für softwarebasiertes umfassendes Output-Management.

Quelle: www.regify.com