DMS EXPO: Mitglieder der PDF Association informieren über alle PDF-Standards und neue Einsatzszenarien

In diesem Jahr wurde das PDF-Format 20 Jahre alt. Es ist mittlerweile das meistgenutzte Datei-Format und seit 2008 ein ISO-Standard. Mit zunehmender Marktdurchdringung von PDF wurden weitere Spezifizierungen entwickelt, die ebenfalls von der ISO als Standard ratifiziert wurden. Auf der DMS EXPO – 24. bis 26. September 2013 in Stuttgart – informieren Mitglieder der PDF Association über diese PDF-Standards, angefangen von PDF als solchem, über PDF/A für die Langzeitarchivierung und Rechnungsaustausch, PDF/UA für barrierefreie Nutzung von PDF-Dokumenten, PDF/VT für Variablen Transaktionsdruck bis hin zu PDF/X für die Übermittlung von Druckvorlagen. Zur DMS EXPO steht vor allem das Thema elektronischer Rechnungsaustausch mit PDF/A-3 und dem ZUGFeRD-Datenmodell im Mittelpunkt. Am Tag vor der Messe veranstaltet die PDF Association ein halbtägiges Seminar rund um den PDF/A-Standard und den elektronischen Rechnungsaustausch mit PDF/A-3. 

Zahlreiche Mitglieder der PDF Association fokussieren ihren DMS EXPO-Auftritt auf PDF/A und den aktuellen dritten Normteil. Dieser greift den Container-Gedanken von PDF auf und ermöglicht gänzlich neue Anwendungsszenarien. Dazu gehören unter anderem die hybride Archivierung, bei der die digital erzeugten Quelldokumente in die PDF/A-3-Datei eingebettet werden, und die E-Mail-Archivierung, wo unterschiedliche Szenarien möglich sind: Das Spektrum reicht von einer automatisierten Server-seitigen bis hin zu einer manuellen Konvertierung nach PDF/A auf dem Client. Darüber hinaus können E-Mails und deren Attachments einzeln im PDF/A-Format archiviert oder in einer mehrseitigen PDF/A-Datei zusammengefasst werden. Wird PDF/A-3 eingesetzt, sind die E-Mails samt Anhängen im archivtauglichen PDF/A-Format in einer einzigen Datei eingebettet.

Herausragendes Beispiel für den Einsatz von PDF/A-3 ist der elektronische Rechnungsaustausch auf Basis des ZUGFeRD-Datenmodells. ZUGFeRD steht für „Zentrale User Guidelines für elektronische Rechnungen in Deutschland“ und wird vom Forum elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD) entwickelt, in dem sich auch die PDF Association stark engagiert. Das Datenmodell definiert, wie das sicher archivierbare Belegbild einer Rechnung und deren Daten als XML in einer PDF/A-3-Datei verbunden sind. Damit ebnet es den Weg für elektronischen Rechnungsaustausch und die automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten vor allem auch für kleinere und mittlere Unternehmen. Wie Unternehmen elektronische Rechnungen auf Basis des ZUGFeRD-Datenmodells erstellen oder verarbeiten können, erfahren die Besucher der DMS EXPO an mehreren Messeständen von Mitgliedern der PDF Association. Die callas software GmbH beispielsweise zeigt eine neue Version des pdfaPilot, mit der Unternehmen ZUGFeRD-kompatible Dateien erstellen, prüfen und verarbeiten können. Dabei unterstützt die Version 5.0 den seit Kurzem verfügbaren Release Candidate des ZUGFeRD-Datenformats. Die InovoOlution GmbH präsentiert im Rahmen ihrer Input-Management-Lösung NOVO Mail, wie die Rechnungsinformationen im Workflow-Prozess an der richtigen Stelle zur Verfügung stehen. Die LuraTech Europe GmbH führt die praktische Integration am Beispiel der Warenwirtschaft von Lexware vor, mit der sowohl Rechnungen erstellt als auch eingehende Rechnungen verarbeitet werden können.

Zahlreiche weitere Mitglieder wie z.B. die Actino Software GmbH, intarsys consulting GmbH oder die PDFlib GmbH bieten darüber hinaus Lösungen rund um ZUGFeRD. Eine Übersicht hat die PDF/A Association unter www.pdfa.org/ZUGFeRD-kompatibel zusammengestellt, die kontinuierlich erweitertet wird. Detaillierte Informationen zum Thema elektronischer Rechnungsaustausch mit PDF/A-3 und der Familie der PDF/A-Standards gibt es darüber hinaus bereits am Vortag (23. September 2013) der DMS EXPO. Hier veranstaltet die PDF Association nachmittags ein Seminar. Außerdem liegt die Informationsbroschüre „PDF/A kompakt“ an den Messeständen der Mitglieder aus. Diese fasst auf knapp 20 Seiten die Expertise aus sieben Jahren Erfahrung mit PDF/A zusammen.

Auch über die Weiterentwicklung des PDF/UA-Standards (UA steht für Universal Accessibility, also universelle Barrierefreiheit) können sich die Besucher der DMS EXPO eingehend informieren. Im Juli 2012 als ISO-Standard ISO 14289-1 erschienen, wird er demnächst vom Deutschen Institut für Normung e. V. (DIN) auch in einer deutschen Fassung publiziert. Ein Entwurf der deutschen Übersetzung kann bis 22. September 2013 auf der DIN-Website eingesehen bzw. kommentiert werden. Für PDF/UA haben die Experten der PDF Association ebenfalls eine umfassende Informationsbroschüre erstellt, die den Besuchern der DMS EXPO kostenlos ausgehändigt wird. Sie erhalten hiermit einen fundierten Überblick über die Anforderungen und Wege zur Barrierefreiheit bei der Erstellung und Nutzung von PDF-Dokumenten.

Die Mitglieder der PDF Association auf der DMS EXPO 2013:

– callas software GmbH – Halle 5, Stand C41
– Compart AG – Halle 5, Stand D71
– ICOM Software Research oHG – Halle 5, Stand C35
– icon Systemhaus GmbH – Halle 5, Stand D39
– InovoOlution GmbH – Halle 5, Stand D39
– Janich & Klass Computertechnik GmbH – Halle 5, Stand E57
– JoinApps AG – Halle 5, Stand E64
– levigo solutions gmbH – Halle 5, Stand D39
– LuraTech Europe GmbH – Halle 5, Stand D17
– microform GmbH – Halle 5, Stand E57
– Mikrografija d.o.o. – Halle 5, Stand B68
– OPTIMAL SYSTEMS GmbH – Halle 5, Stand D31
– PDF Tools AG – Halle 5, Stand E64
– Satz-Rechen-Zentrum – Halle 5, Stand C51
– SEAL Systems AG – Halle 5, Stand C41

Quelle: www.pdfa.org