E-Invoicing: EU-weite Einsparungen von 243 Mrd. Euro / KMU noch zögerlich

Auf 243 Mrd. Euro schätzen Experten das Einsparpotenzial innerhalb der EU für E-Invoicing, bedingt durch effizientere Prozesse, bessere Datenqualität und die Einsparung von Ressourcen (Papier, Toner, Porto etc.). „Die Vorteile sind enorm, aber auf Seiten der Unternehmen, insbesondere bei KMU, gibt es noch Barrieren“, sagt Kurt Kammerer, CEO der Regify-Unternehmensgruppe, die mit regibill einen Service für die vereinfachte elektronische Rechnungslegung bietet. „Oft fehlt das Wissen über die Technologie, z.B. wie man sie in die Prozesse integrieren kann, und die Unternehmen fürchten einen großen zeitlichen und finanziellen Aufwand.“ Das bestätigen jüngste Untersuchungsergebnisse des Projekts „E-DOCS“, das im Auftrag des BMWi Empfehlungen zum elektronischen Rechnungsaustausch geben soll (siehe auch http://www.e-docs-standards.de/).

Die Vorteile für Unternehmen

E-Invoicing-Lösungen bringen beträchtliche Effizienz- und Effektivitätsvorteile mit sich. Sie beschleunigen die Rechnungszustellung, nutzen nur einen Transportweg (digital) und minimieren Fehlerraten. Im Sinne einer möglichst großen Akzeptanz auf Seiten der Mitarbeiter und der Unternehmensführung müssen sie einfach zu nutzen sein, aber dennoch bestimmte Kriterien erfüllen: So sind nur elektronische Verfahren erlaubt, die über einen zehnjährigen Nachweiszeitraum die Identität des Rechnungsstellers sowie die Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung sicherstellen. „Am praktikabelsten sind für KMU oft Lösungen, die sowohl den papierbasierten als auch den elektronischen Versand leisten“, führt Kammerer aus.

Beispiel: Paul Horn GmbH

Die Hartmetall-Werkzeugfabrik Paul Horn GmbH, Tübingen, hat die regibill-Lösung von Regify zum Beispiel in ihre bestehende Output-Management-Lösung integriert. Rechnungen, die im Empfängerfenster der Rechnung E-Mail-Adressen beinhalten, werden automatisch über das digitale System versendet. Enthält eine Rechnung keine E-Mail-Adresse, wird die Rechnung auf herkömmlichem Wege gedruckt, kuvertiert und per Post versendet.

Für kleinere Firmen bietet Regify den „regibill desktop“ an, der keine Integration erfordert. Der regibill desktop startet einen automatisierten Prozess, in dem die Rechnungen im PDF/A-Format vorbereitet werden. Der Anwender registriert und verschickt die regibill-Rechnungen mit einem Knopfdruck.

Die Rechnung muss zur Verarbeitung im PDF/A-Format vorliegen, und der Rechnungssteller identifiziert sich einmalig mit seiner Umsatzsteueridentifikationsnummer. Bei regibill kann der Versand je nach gewünschtem Grad der Vertraulichkeit verschlüsselt oder unverschlüsselt erfolgen.

Foto: Mit „regibill desktop“ können kleinere und mittlere Firmen Rechnungen elektronisch verschlüsselt oder unverschlüsselt versenden.

Quelle: www.regify.com