Reisekostenreform, BEA und mehr – Gesetzliche Änderungen zum Jahreswechsel im Umfeld der Lohnabrechnung

Wie in jedem Jahr müssen sich Lohnbüros und Personalabteilungen zum Jahreswechsel auf einige Änderungen einstellen. Auswirkungen hat insbesondere die kommende Reform des Reisekostenrechts. Außerdem wird es höchste Zeit für die Unternehmen, die sich noch nicht um die bereits im laufenden Jahr angestoßenen Umstellungen auf SEPA und das ELStAM-Verfahren gekümmert haben. Darüber hinaus startet das optionale neue Verfahren „Bescheinigungen elektronisch annehmen“ – kurz BEA. Einen aktuellen Überblick über die wichtigsten Änderungen und ihre Hintergründe liefert der IT-Dienstleister DATEV eG – auch im Internet unter www.datev.de/gesetzesaenderungen.

Reisekostenreform 2014

Die Neuregelung mit den größten Auswirkungen auf die Arbeit im Lohnbüro betrifft das steuerliche Reisekostenrecht. Zum 1. Januar 2014 tritt eine Reform in Kraft, die bestehende Regelungen aus dem Einkommensteuergesetz (EStG) sowie aus zahlreichen Verwaltungsschreiben und Gerichtsurteilen vereinheitlichen und vereinfachen soll. Betroffen von der Neuregelung sind Arbeitnehmer, sobald sie einer auswärtigen Tätigkeit nachgehen. Das ist recht schnell der Fall, zählen doch bereits Fahrten zu Filialen, Kunden oder Geschäftspartnern in diese Kategorie und müssen somit nach dem neuen Recht abgerechnet werden.

Für die Abrechnung von Reisekosten ist zukünftig die sogenannte erste Tätigkeitsstätte von zentraler Bedeutung. Der Begriff „regelmäßige Arbeitsstätte“ wird durch den Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ ersetzt, welcher z. B. für steuerfreie Erstattungen durch den Arbeitgeber oder auch für Werbungskostenabzüge entscheidend ist. Weitere Neuerungen ergeben sich auch bei den Verpflegungsmehraufwendungen. Künftig ist es wichtig, zwischen eintägigen und mehrtägigen Geschäftsreisen zu unterscheiden, da davon die Berechnung der Pauschalen abhängt. Das neue Recht sieht nur noch zwei solcher Pauschalen vor: Bei einer Dienstreise, die länger als acht Stunden dauert, ist ein steuerfreier Tagessatz von 12 Euro vorgesehen, bei 24 Stunden ein Tagessatz von 24 Euro. Erstreckt sich eine Auswärtstätigkeit über mehrere Tage, wird unabhängig von der Dauer der Abwesenheit eine Erstattung von jeweils 12 Euro für den An- und Abreisetag fällig. Auch für die doppelte Haushaltsführung und Unterkunftskosten sowie für Überlassungen von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber gelten neue Regelungen.

Elektronisches Bescheinigungsverfahren BEA

Eine weitere Änderung bringt „Bescheinigungen elektronisch annehmen“ – kurz BEA. Dieses Projekt der Bundesagentur für Arbeit (BA) will optional ein einfaches und unbürokratisches Meldeverfahren in der Sozialversicherung ermöglichen. Basis dafür ist die bestehende technische Infrastruktur des eingestellten ELENA-Verfahrens. Vom 1. Januar 2014 an können Arbeitgeber via BEA Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigungen an die BA übermitteln. Arbeitnehmer können dieser elektronischen Übermittlung aber ohne Angabe von Gründen widersprechen. Auf dieses Recht muss der Arbeitgeber seine Beschäftigten unbedingt hinweisen. Findet eine elektronische Übermittlung statt, erhält der Arbeitnehmer im Anschluss unverzüglich einen Ausdruck der übermittelten Daten von der BA. Neu ist auch, dass die Bescheinigungen nicht mehr per se dem Arbeitnehmer übergeben werden, wenn dieser das Unternehmen verlässt, sondern nur noch auf Anforderung des Arbeitnehmers oder der BA ausgestellt werden.

Nicht neu, aber jetzt akut: SEPA

Die Umstellung auf das SEPA-Verfahren sollten Unternehmen bereits vorbereitet haben. Spätestens ab Februar 2014 müssen alle Zahlungsträger darüber abgewickelt werden. Die bisherigen unterschiedlichen nationalen Überweisungsformate werden zu diesem Termin abgeschaltet. Sofern noch nicht geschehen, müssen sämtliche Kontonummern und Bankleitzahlen für Zahlungen auf die Formate BIC (Business Identifier Code) und IBAN (International Bank Account Number) umgestellt werden. DATEV unterstützt die Anwender dabei mit einem IBAN-Assistenten. Zudem müssen die bestehenden Zahlungsprozesse geprüft und falls nötig umgestellt werden. Mit Hilfe des „SEPA-Umstellungsassistenten Überweisungen“ können in den DATEV-Lohnprogrammen ab den Programmversionen zum Jahreswechsel 2013/2014 alle Überweisungen auf das SEPA-Format umgestellt und somit die Zahlungsprozesse SEPA-konform gemacht werden. Da durch SEPA unter anderem die Sammelüberweisung auf Papier entfällt, sind gegebenenfalls andere Zahlungsarten zu wählen. Mögliche Alternativen sind die digitale Datenübermittlung an Kreditinstitute oder Einzelüberweisungen.

ELStAM-Einführung vor dem Abschluss

Auch die Frist der „gestreckten Einführung“ für den Umstieg von den alten Lohnsteuerkarten auf die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) läuft bald ab. Spätestens mit der Abrechnung für den Dezember 2013 müssen Unternehmen diese erstmalig abrufen. Zwar kann der Arbeitgeber nach dem ersten Abruf noch sechs Monate auf deren Anwendung verzichten. Nach Ablauf dieser Frist müssen die abgerufenen ELStAM aber angewendet werden.

Quelle: www.datev.de