NZZ-Mediengruppe führt elektronisches Personaldossier von IQDoQ ein – IQAkte Personal des Dokumentenmanagementspezialisten ersetzt Papier und Paternoster

Mit der NZZ-Mediengruppe hat IQDoQ einen weiteren Schweizer Kunden für das elektronische Personaldossier gewonnen, wie die Schweizer Bezeichnung für die elektronische Personalakte lautet. Das auf Software zum Dokumenten­management spezialisierte Tochterunternehmen der MATERNA-Gruppe hatte seine Softwarelösung IQAkte Personal auf der diesjährigen Fachmesse Personal Swiss der NZZ-Mediengruppe erstmals präsentiert. Nach einem internen Auswahlverfahren konnte die Zeitungsgruppe die Software bereits im September erfolgreich einführen. Die Digitalisierung der insgesamt rund 2.100 Mitarbeiterdossiers an drei Standorten beginnt zunächst in Zürich. Die Standorte Luzern und St. Gallen folgen bis Ende 2014.

„Wir liebäugeln schon lange mit dem elektronischen Personaldossier, da wir nur Vorteile darin sehen“, verrät der Projektleiter bei der NZZ Manfred Pitzl. „Seit einiger Zeit war unser 20 Jahre alter Paternoster in Zürich mit mehreren Tonnen eingelagertem Papier nun so altersschwach, dass eine Alternative unumgänglich wurde.“ Die HR-Abteilung der NZZ-Mediengruppe ist mit fünf bis zehn Mitarbeitern pro Standort dezentral organisiert. Daher liegt für Pitzl ein entscheidender Vorteil des digitalen Personaldossiers darin, dass bei internen Stellenausschreibungen und Mitarbeiterwechseln keine Papierdokumente mehr verschickt werden müssen. Über temporäre Berechtigungen sollen zukünftig auch Führungskräfte auf die Dossiers ihrer Mitarbeiter sowie interner Bewerber zugreifen und diese prüfen können.

Die Softwarelösung IQAkte Personal von IQDoQ überzeugte die Entscheider auf Anhieb durch die intuitive Benutzeroberfläche und den Best-practice-Ansatz: „Die enthaltenen standardisierten Funktionalitäten erfüllen alle unsere Anforderungen bestens“, sagt Pitzl und hebt zudem den Kundenservice des Anbieters sowie die kurze Einführungszeit der Lösung hervor: „Andere Kunden von IQDoQ haben uns bestätigt, dass das Versprechen 5Days2Go absolut ernst genommen und vor allem auch eingehalten wird.“

Dementsprechend ist die IQAkte Personal am Standort Zürich seit September bereits betriebsbereit eingerichtet: im Corporate Design der NZZ-Mediengruppe, mit den von ihr festgelegten Registern und Zugriffsberechtigungen sowie den aus dem SAP-System automatisch übernommenen Mitarbeiterstammdaten.

Innerhalb von knapp vier Wochen haben fünf externe Mitarbeiter in der Zürcher Personalabteilung die dortigen rund 800 Personaldossiers eingescannt. Diese hatten die Sachbearbeiter zuvor neben ihrem Tagesgeschäft aufbereitet: „Wir haben bestimmt drei bis vier ein Meter hohe Postsäcke mit Papier aussortiert und vernichtet“, schmunzelt Pitzl und freut sich auf die neue Qualität seiner elektronischen Personaldossiers. Auch seine Kollegen in St. Gallen und Luzern könnten es kaum abwarten, mit dem neuen System zu arbeiten. Dort wird die Einführung sukzessive im Lauf des Jahres 2014 erfolgen.

„Mit der NZZ-Mediengruppe haben wir einen renommierten Kunden gewonnen, der sich mit elektronischem Dokumentenmanagement und den zugehörigen Workflows naturgemäß bestens auskennt“, erklärt Frank Rüttger, Leiter des Geschäftsfeldes IQAkten bei IQDoQ. „Dass das Produktkonzept unserer IQAkten ‚Einfach. Schnell. Sicher.‘ gerade hier so guten Anklang gefunden hat, ist für uns Auszeichnung und Ansporn für zukünftige Projekte zugleich.“

Quelle: www.iqdoq.de