CeBIT: pdfaPilot von callas software archiviert E-Mails mit PDF/A

Auf der diesjährigen CeBIT zeigt die callas software GmbH – Anbieter leistungsfähiger PDF-Technologien für das Publishing, die Druckproduktion und Dokumentenarchivierung – im ECM Solutions Park des BITKOM (Halle 3, Stand B17) die Version 5.0 ihres pdfaPilot. Mit dem neuen Release können Anwender E-Mails im PDF/A-Format langfristig reproduzierbar und systemunabhängig archivieren. Dabei werden sämtliche Normteile des ISO-standardisierten Formats unterstützt. Besonders komfortabel ist die Nutzung von PDF/A-3. Denn mit diesem Normteil lassen sich die elektronischen Nachrichten samt Anhängen im archivtauglichen PDF/A-Format sowie die Originalformate in einer Datei verknüpfen. Die Unterstützung vom Release Candidate des ZUGFeRD-Datenformats, eine optimierte Transparenzreduzierung für PDF/A-1 sowie Verbesserungen für PDF/UA (barrierefreies PDF) bzw. EPUB, das Standardformat für E-Books, runden den Leistungsumfang des pdfaPilot 5.0. ab. Die neue Version ist ab der CeBIT verfügbar.

Das Versenden und Empfangen von E-Mails prägt den Unternehmensalltag und hat den schriftlichen Postversand nahezu ersetzt. Dementsprechend wächst der Bedarf, elektronische Nachrichten in die Dokumentenprozesse zu integrieren und schließlich samt Anhängen zu archivieren. Das alleinige Speichern im Ursprungsformat stellt nicht sicher, dass die E-Mails bzw. die Anhänge auch über Jahre hinweg reproduzierbar bleiben. Es empfiehlt sich, E-Mails komplett ins PDF/A-Format zu konvertieren. Dieses stellt die langfristige Lesbarkeit der Dateien sicher – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich empfangen wurden. Darüber hinaus erlaubt das neutrale PDF/A-Format das Zusammenfassen von E-Mail-Daten mit anderen Dokumenten zu Akten und erleichtert so die Suche nach zu einem Geschäftsprozess gehörenden Dokumenten.

Als eines der weltweit renommiertesten PDF/A-Produkte stellt der callas pdfaPilot in der Version 5 die dafür erforderlichen Funktionalitäten sowohl in Server-Version als auch in der Desktop-Variante zur Verfügung. Die Software basiert auf derselben PDF/A-Technologie, die Adobe in Acrobat verwendet. Die E-Mail-Archivierung erfolgt automatisiert oder manuell wahlweise im PDF/A-1-, PDF/A-2- oder PDF/A-3-Format. Über hinterlegte Regeln definiert der Anwender darüber hinaus, wie Anhänge verarbeitet werden soll. Diese können ebenfalls konvertiert oder bei Verwendung von PDF/A-3 im Original eingebettet werden oder beides. Während der Konvertierung muss keine zusätzliche Software, wie beispielsweise MS Outlook oder ein anderer E-Mail-Client, installiert sein. Doch nicht nur für die E-Mail-Archivierung ist PDF/A das Format erster Wahl. Auch das Verwalten von zusammengehörigen Projektunterlagen ist mit PDF/A-3 effizient möglich. Denn in dem dritten Normteil können auch nicht PDF/A-konforme Dateien eingebettet (Container-Prinzip) und beispielsweise E-Mails einer bestehenden Projektdatei hinzugefügt werden.

Elektronischer Rechnungsaustausch mit PDF/A

Darüber hinaus unterstützt das Flaggschiffprodukt von callas software den Release Candidate des ZUGFeRD-Datenformats zum elektronischen Rechnungsaustausch. Die auf diesem Datenformat basierenden elektronischen Rechnungen beinhalten in einer Datei ein archivierbares PDF/A-Dokument und einen maschinell nutzbaren XML-Datensatz. Mit dem callas pdfaPilot können Anwender diese Dateien erstellen, prüfen und verarbeiten.

Weitere Detailverbesserungen

Schließlich hat callas software im pdfaPilot die Transparenzreduzierung für PDF/A-1 sowie den Export nach PDF/UA (barrierefreies PDF) bzw. EPUB, das Standardformat für E-Books, optimiert.

Preise und Verfügbarkeit

Der callas pdfaPilot ist für Anwenderunternehmen in zwei Versionen verfügbar:
Der callas pdfaPilot Server kostet 4.499 Euro zzgl. MwSt. und beinhaltet eine vollständige Hotfolder-Schnittstelle und ein Kommandozeilen-Werkzeug. Die Serverkomponenten unterstützen Multiprozessor-Umgebungen bei der Konvertierung und Validierung von PDF/A-Dateien.

Der callas pdfaPilot Desktop kostet 379 Euro zzgl. MwSt.. Er verarbeitet einzelne Dokumente oder bei Nutzung der Stapelfunktion komplette Ordner. Als Plug-in für Adobe Acrobat oder als schnelle Einzelapplikation beinhaltet der callas pdfaPilot zahlreiche nützliche Tools, um Dokumente PDF/A-kompatibel machen oder an weitere Anforderungen anzupassen.

Für Softwarehäuser, die den pdfaPilot in ihr Produkt integrieren möchten, steht die Programmierbibliothek pdfaPilot SDK zur Verfügung. Preise auf Anfrage.

Weitere Informationen finden Sie im Internet unter www.callassoftware.com

Quelle: www.callassoftware.com