Automatisierte Rechnungsbearbeitung in der Cloud – crossinx ergänzt Cloud Services um „Workflow“

crossinx, einer der führenden Anbieter von e-Invoicing Services für die Financial Supply Chain, ergänzt sein Dienstleistungsportfolio mit dem neuen Produkt „Workflow“. Will ein Unternehmen Prozesse bei der Rechnungsbearbeitung optimieren, ist ein elektronischer Freigabeprozess häufig Voraussetzung.

In Deutschland werden jährlich über sechs Milliarden Rechnungen ausgestellt, die meisten davon nach wie vor in Papierform. Dabei ist die manuelle Rechnungsbearbeitung ein langwieriger Prozess vom Posteingang über die Buchhaltung bis hin zur anschließenden Weiterleitung an die Fachabteilungen. Nach deren Freigabe muss die Rechnung noch im ERP-System verbucht und die Zahlung an-gewiesen werden. crossinx etabliert mit Workflow einen neuenStandard für reibungslose Abläufe. Arbeitsteilige Prozesse können aktiv gesteuert werden, wodurch sich deutliche Vorteile ergeben:

• Der Aufwand für die Bearbeitung von Rechnungen wird reduziert, da Rechnungen nicht mehr manuell erfasst, geprüft und aus verschiedenen Abteilungen freigegeben werden müssen.

• Das Kreditorenmanagement ist unter anderem für die Erfassung von Eingangsrechnungen zuständig und bestimmt, wann welche Rechnung wie beglichen wird. Durch Workflow wird die Fehleranfälligkeit reduziert, Vorgänge werden beschleunigt und die Transparenz erhöht.

• Die Möglichkeit zur Nutzung von Skonti wird verbessert, denn bei jeder Rechnung muss überprüft werden, ob die Preise und Rabatte korrekt sind. Da dieser Vorgang manuell gleich mehrere Tage benötigt, werden Skontifristen schnell überschritten. Mit Workflow lässt sich wertvolle Zeit sparen, wodurch Preisnachlässe aktiv genutzt werden und nicht mehr verloren gehen.

Vom Posteingang bis zur automatischen Verarbeitung in einem ERP-System

„Mit crossinx cloud-basierter Workflow-Lösung lassen sich Kosten für Hardware, hohe Lizenzkosten und Projekt- bzw. Schulungsaufwand vermeiden. Zusätzlich kann der Service in Verbindung mit je-dem beliebigen ERP- und Buchhaltungssystem genutzt werden,“ erklärt Marcus Laube, Geschäftsfüh-rer von crossinx. „Workflow bietet einen holistischen Ansatz zur Übernahme der gesamten Supply Chain vom Posteingang bis hin zur Verarbeitung im ERP-System,“ so Laube weiter.

Die bei crossinx elektronisch eingehenden Lieferantenrechnungen sowie die gescannten Rechnungen werden auf einem Portal zur Ansicht und Bearbeitung bereitgestellt. Auf diesem Portal prüfen zent-rale Administratoren die jeweilige Rechnung auf Vollständigkeit und können bei Bedarf Werte wie die Lieferantennummer, Sachkonto, Kostenstelle oder Bestellungsnummer ergänzen.

Anschließend können einzelne oder mehrere Rechnungen an die jeweils zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden, die per E-Mail über die neuen Dokumente informiert werden. Mittels eines zur Verfügung gestellten Links kann der entsprechende Mitarbeiter direkt auf die Rechnung im Portal zugreifen. Alle autorisierten Mitarbeiter können vom Administrator im Portal hinterlegt und die je-weiligen Stammdaten gepflegt werden. Zusätzlich wird in einer Übersicht der Status pro Rechnung angezeigt und dokumentiert, zu welchem Zeitpunkt welche
Aktion von welchem Mitarbeiter ausge-führt wurde. So kann der Rechnungsvorgang optimal kontrolliert werden und der Rechnungsumlauf verzögert sich nicht, wenn ein Mitarbeiter im Urlaub oder anderweitig abwesend ist.

Nach vollständiger Bearbeitung der Rechnungen werden die Rechnungsdaten inklusive der Zusatzin-formationen von crossinx als strukturiertes Datenformat und PDF-Datei zur Verfügung gestellt. Somit kann im Anschluss die automatisierte Verarbeitung in einem beliebigen ERP-System erfolgen.

Workflow ist ab sofort verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter www.crossinx.de

Quelle: www.crossinx.de