Lernfähiger Ablageassistent sortiert eingehende Post: Input-Management-Systeme automatisieren den Posteingang und vereinfachen so die Bearbeitung eingehender Dokumente. Große Vorteile haben modulare Lösungen, wie die von BCT Deutschland, da sie für jedes Dokumentenaufkommen passgenau arbeiten

Die tägliche Bearbeitung des Posteingangs bedeutet für viele Unternehmen und Organisationen sehr großen Aufwand. Ein effektives Input Management bietet hier nachhaltige Unterstützung. BCT Deutschland aus Aachen hat ein flexibles modulares System entwickelt, das wie ein automatischer Ablageassistent die Sortierung und Verteilung eingehender Dokumente übernimmt. Besonders semistrukturierte Dokumente wie Rechnungen und sogar unstrukturierte Dokumente – etwa formlose Anschreiben – erkennt die lernfähige Software selbständig. Sie liest und interpretiert Datensätze und leitet diese an die richtige Abteilung weiter. So lassen sich Prozesse entscheidend beschleunigen und auch der Kundenservice verbessern, z. B. durch kürzere Responsezeiten. Zudem reduziert die Entlastung der Mitarbeiter von administrativen Erfassungsaufgaben Personalkosten.

Abhängig von Aufkommen und Art der eingehenden Dokumente – Formulare, Rechnungen oder Anschreiben – lässt sich der Grad der Automatisierung wählen. Das Input Management von BCT ist modular aufgebaut und so nahezu frei skalierbar. Dank seiner Flexibilität integriert es sich schnell und unkompliziert in die vorhandene IT. Daher können mittelständische Unternehmen genauso wie große Organisationen oder Unternehmen von den Vorteilen des passgenauen Input Managements profitieren.

Digitalisieren, klassifizieren, erkennen, weiterverarbeiten

Der erste Schritt beim Input Management von BCT ist die Digitalisierung eingehender Papierdokumente per Scanner entweder zentral in einer Poststelle oder dezentral in den verschiedenen Abteilungen. Auch hier entscheidet die Menge der täglich anfallenden Post. Die Erfassung erfolgt mit bereits vorhandenen Multifunktionsgeräten. Alternativ bietet BCT Deutschland spezielle Scanner mit automatischem Einzug, intuitiver Menüführung und optimierter Schnittstelle zur Software. Anschließend erfolgen die Klassifizierung und automatische Auswertung.

Rechnungen erkennt das entsprechende Modul anhand charakteristischer Merkmale, die in einer Wortliste hinterlegt sind. So werden etwa Kundennummern, Bankverbindungen, einzelne Rechnungspositionen oder beliebig wählbare weitere Werte ausgelesen und z. B. an Finanzbuchhaltungs- oder ERP-Systeme weitergeleitet. Das Modul zur Erkennung unstrukturierter Dokumente versteht dank frei definierbarer Wortlisten sogar formlose Anschreiben – etwa bei Händlern als Reklamation oder bei einer Versicherung als Schadensmeldung.

Immer wird die Kontaktaufnahme schnell und sicher an die richtige Stelle weitergeleitet und kann ohne Medienbruch weiter bearbeitet werden. Input Management erleichtert zudem wesentlich die rechtssichere Archivierung von relevanten Dokumenten – in Kombination mit einem Dokumentenmanagementsystem inklusive dauerhafter Auffindbarkeit.

Quelle: www.bctsoftware.de