Sauber abgerechnet – Zukunftsbonus inklusive: Elektronische Rechnungsstellung bei MEIKO AUSTRIA

Die MEIKO AUSTRIA GmbH gehört zur MEIKO-Gruppe, einem internationalen Anbieter umweltfreundlicher Spül-, Reinigungs- und Desinfektionstechnik für den gewerblichen Bedarf. Im Januar 2014 hat MEIKO AUSTRIA auf digitale Ausgangsrechnungen umgestellt. Anlass gab eine Neuregelung, die für Rechnungen an österreichische Bundesdienststellen strukturierte Digitalformate vorschreibt. Mit Neopost E-Invoicing hat MEIKO aus der Not eine Tugend gemacht. Nicht nur, dass die „e-Rechnung an den Bund“ tadellos funktioniert. MEIKO schickt inzwischen auch vielen anderen Kunden elektronische Rechnungen – Tendenz steigend. So werden die zuständigen Mitarbeiter deutlich entlastet. MEIKO spart Druck-, Material- und Portokosten und leistet einen wertvollen Beitrag zum Umweltschutz. Gleichzeitig hat sich das Unternehmen für die Zukunft alle weiteren Vorteile der E‑Rechnung gesichert

Pro Jahr verschickt MEIKO AUSTRIA (www.meiko.at) etwa 10.000 bis 12.000 Rechnungen. Diese werden aus dem Warenwirtschaftssystem heraus erstellt und wurden früher dezentral gedruckt. Rechnungen für Geräteverkäufe kamen vom Vertriebsinnendienst, Servicerechnungen vom Kundendienst. Alle Rechnungsausdrucke wurden zentral gesammelt, händisch kuvertiert, maschinell frankiert und dann zur Post gebracht.

Pflicht zur E-Rechnung

MEIKO AUSTRIA beliefert den Bund Österreich, der seit Januar 2014 nur noch elektronische Rechnungen in bestimmten strukturierten Datenformaten annimmt: im XML-Format ebInterface oder im PEPPOL-Format (Pan-European Public Procurement OnLine). Als mögliche Übermittlungswege werden das Unternehmensserviceportal (USP) und die PEPPOL-Infrastruktur angeboten. Dabei reichen die Einbringungsmöglichkeiten vom Upload über ein Webformular bis zu einem speziellen Webservice. Kurzum: Die „e-Rechnung an den Bund“ ist eine komplexe Angelegenheit und verlangt Unternehmen einiges ab, wenn sie die Sache alleine stemmen wollen.

 Die MEIKO-Gruppe ist ein Global Player mit Gesellschaften auf allen Kontinenten. MEIKO entwickelt, produziert und vertreibt professionelle Spültechnik sowie Reinigungs- und Desinfektionstechnologien für ganz unterschiedliche Branchen. Dabei setzt das Traditionshaus mit über 90-jähriger Geschichte konsequent auf innovative Technik und umweltfreundliche Qualitätslösungen. Nicht umsonst erhält MEIKO seit Jahren regelmäßig Auszeichnungen, unter anderem für Innovation und Nachhaltigkeit. Dieses Jahr holte das Unternehmen bereits den „Catering Star Award“ in Silber und den „Tophotel Star Award“ in Gold – jeweils in der Kategorie „Spültechnik“. Außerdem erschienen erstmals zwei MEIKO-Kampagnen in „Das Jahr der Werbung“ und wurden als herausragend bewertet.

Lösungsidee per Post

Durch eine Werbeaussendung wurde MEIKO im Sommer letzten Jahres auf die Neopost GmbH aufmerksam. Neopost ist ein internationaler Anbieter von Postbearbeitungslösungen und ein führender Akteur in den Bereichen Kommunikation und Transport. Für die „e-Rechnung an den Bund“ ist Neopost als geprüfter Partner bei der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) gelistet.

Im August 2013 kam Mag. Oliver Rauschil, damals Key Account Manager bei Neopost Österreich, zu MEIKO ins Haus und präsentierte Neopost E‑Invoicing. Die Lösung überzeugte. Zum einen, weil sie Unternehmen erspart, sich selber in das technisch komplexe Thema vertiefen zu müssen. Zum anderen, weil es keiner Hard- oder Softwareinvestition und keiner nennenswerten IT- oder Prozessumstellung bedarf. Alles, was man braucht, ist ein Internetzugang und ein virtueller Druckertreiber (Viper™ Connector), den Neopost kostenlos zur Verfügung stellt. Dann registriert man sich im E-Invoicing-Portal von Neopost und kann im Prinzip schon loslegen.

 „Durch partnerschaftliches Miteinander aller Beteiligten ist es gelungen, die elektronische Rechnungsstellung und insbesondere die »e-Rechnung an den Bund« zügig und pünktlich umzusetzen – trotz erschwerter technischer Bedingungen.“

Oliver Rauschil, Sales Manager Software & E-Services bei Neopost

 

Start mit Neopost E-Invoicing

Im Oktober 2013 wurde Neopost beauftragt und machte das System gleich startklar – in enger Zusammenarbeit mit dem externen EDV-Betreuer von MEIKO. Denn neben der Installation des Druckertreibers und der Einrichtung des kundenspezifischen digitalen Rechnungsformulars waren bestimmte Änderungen im DOS-basierten Warenwirtschaftsprogramm nötig. So mussten unter anderem Einkäufergruppen definiert werden, um das ebInterface-Format korrekt abzubilden, für das sich MEIKO entschieden hatte. Außerdem sollten die Rechnungen vor dem Versand automatisch mit den zugehörigen digitalen Serviceberichten zusammengeführt werden. Als diese technisch anspruchsvollen Herausforderungen gemeistert waren, wurden an die zehn Mitarbeiter mit Neopost E-Invoicing vertraut gemacht. Sechs davon erstellten Rechnungen. Die anderen stammten aus Buchhaltung, IT und Management. In der Einweisung, die nur einen halben Tag dauerte, wurde der vorab definierte E-Invoicing-Workflow vorgestellt.

„Gemeinsam mit dem IT-Betreuer von MEIKO ist uns ein technischer Coup geglückt: dem alten und starren MS-DOS-basierten ERP-System beizubringen, wie es die Daten liefern muss, um die empfängerseitigen Anforderungen an Rechnungsinhalt und -format zu erfüllen.“

Markus Höfig, Certified IT Business Manager und Projekt-Manager E-Invoicing bei Neopost

 

Eine mehrwöchige, erfolgreiche Testphase folgte. Kaum hatte diese begonnen, sprach Ing. Mag. Herbert Kregl, MEIKO-Geschäftsführer und IGÖ-Vorsitzender, an alle Großkücheneinrichter Österreichs eine schriftliche Empfehlung aus – für Neopost. Nicht nur, weil er mit Neopost E-Invoicing zufrieden ist, sondern auch, weil er künftig immer mehr E-Rechnungen erwartet. „Es ist davon auszugehen“, so Kregl in seinem Empfehlungsschreiben, „dass schon sehr bald auch andere marktbeherrschende Kunden elektronische Rechnungen fordern, bestimmt aber in einem anderen Format als der Bund. […] Lieferanten, die […] die Vorteile der elektronischen Rechnung in der Administration erkannt haben, werden dann ihrerseits von ihren Lieferanten auch elektronische Rechnungen fordern. Im Sinne eines Schneeballsystems kann das dann recht schnell gehen und alle treffen.“

„Unsere Neopost-Ansprechpartner waren jederzeit erreichbar, sehr engagiert und haben sich schnell um unsere Anliegen gekümmert. Mit unserem EDV-Betreuer haben sie ergebnisorientiert Hand in Hand gearbeitet. So ist alles sehr gut gelaufen.“

Norbert Sendlhofer, Leiter Finanzen bei der MEIKO Austria GmbH in Wien

 

Rechnung auf Knopfdruck

Seit dem Jahreswechsel läuft die neue Lösung produktiv, und MEIKO wickelt alle Ausgangsrechnungen über Neopost E-Invoicing ab. Auch die, die nach wie vor als Papierdokument zugestellt werden (Hybridmail). Denn Neopost kümmert sich neben E-Rechnungen auch um Ausdruck, Versandvorbereitung und Versand klassischer Briefpost. Ob E- oder Papierrechnung: Für die MEIKO-Mitarbeiter läuft‘s immer gleich und völlig papierlos. Per Druckbefehl übergeben sie ihre Rechnungsdaten aus dem Warenwirtschaftssystem einfach an den Viper™ Connector. Dieser schickt die Daten verschlüsselt über eine gesicherte Leitung ans E-Invoicing-Portal, und Neopost E-Invoicing erledigt den Rest: schnell, gründlich und sicher – unter Einhaltung aller gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Zunächst werden die Rechnungsdaten geprüft, z. B. auf Vollständigkeit gemäß Umsatzsteuergesetz. Dann steuert das System die Erstellung der kundenspezifischen Rechnungsformate. Schließlich werden die Rechnungen inklusive Servicebericht auf dem gewünschten Weg verschickt und auch entsprechend dokumentiert. So kann MEIKO die Postausgänge jederzeit bequem nachvollziehen und überwachen. Zu guter Letzt archiviert das Neopost-Portal alle Ausgangsdokumente revisionssicher nach österreichischem Recht. Das gilt auch für Rechnungen, die als Papierdokumente zugestellt werden. Archiviert wird in solchen Fällen das im Neopost-Portal erzeugte PDF-Dokument, das als Druckdatei für die Rechnungen dient.

„Neopost bietet zusätzlich [zur E-Rechnung] die Möglichkeit vom Outsourcing des gesamten Rechnungsdrucks, Kuvertierung und Postversand ohne Kontrollverlust. Eine interessante Möglichkeit, um allenfalls Personal- und Sachaufwand zu sparen.“

Ing. Mag. Herbert Kregl, Geschäftsführer von MEIKO AUSTRIA und Vorsitzender des IGÖ (Interessengemeinschaft der Großkücheneinrichter Österreichs)

 

Von der Pflicht zur Kür

Zwar hat MEIKO als Lieferant des Bundes gezwungenermaßen auf E-Rechnungen umgestellt. Davon profitiert das Unternehmen aber weitreichend. Nicht nur, dass die Rechnungslösung zuverlässig läuft, die Anwender zufrieden sind und gut damit zurechtkommen. MEIKO hat auch Ressourcen freigesetzt, weil die personellen und finanziellen Aufwände für das Kuvertieren und Frankieren sowie für die Postfahrten entfallen. Hinzu kommt eine immense Papiereinsparung, die MEIKO nicht nur aus Kostengründen freut. Der Umweltschutz ist nämlich in der Unternehmensphilosophie fest verankert.

Inzwischen erhalten neben dem Bund etwa 165 weitere MEIKO-Großkunden ihre Rechnungen elektronisch. Ein Ergebnis des besonderen Rollout-Services von Neopost. Der Anbieter hat MEIKO dabei unterstützt, seine 300 größten Kunden mit den höchsten Rechnungsvolumen schriftlich zur E‑Rechnung einzuladen. Nach einer extern durchgeführten Telefonmarketing-Kampagne sagten 50 bis 60 Prozent zu, was für die hohe Akzeptanz von E-Invoicing spricht. MEIKO strebt an, baldmöglich weitere Kunden dafür zu gewinnen.

Die meisten der bisherigen E-Rechnungs-Empfänger bevorzugen E-Mails mit PDF-Anhang. Anders der größte Auftraggeber von MEIKO, die hogast GmbH, eine der führenden Einkaufsgemeinschaften für Hotellerie und Gastronomie in Deutschland. Diese setzt auf strukturierte Rechnungsdaten, für deren Übermittlung Neopost eine spezielle Datenschnittstelle bereitgestellt hat. So ermöglicht MEIKO der Firma hogast, Eingangsrechnungen ohne Medienbruch automatisiert weiterzuverarbeiten. Ein Vorteil, der die Kundenbindung nachhaltig stärkt.

Die Rechnung geht auf

„Im Moment ist es noch zu früh, um die Nutzeneffekte exakt zu beziffern“, meint Norbert Sendlhofer, Leiter Finanzen bei MEIKO Austria, und ergänzt: „Wir müssen die weitere Entwicklung abwarten. Wenn der Großteil unserer Kunden E‑Rechnungen erhält, dann werden wir enorm profitieren. Da sind wir uns sicher.“ Und MEIKO kann sich zurecht sicher sein. Denn je mehr elektronische Ausgangsrechnungen, desto größer die Ersparnis – dank transaktionsbasierter Abrechnung mit Mengenstaffel. Außerdem sind die Kostenvorteile von E-Invoicing seit Jahren belegt. Bei Rechnungsstellern reicht das Sparpotenzial von etwa 10%, wenn sie Hybridmails verschicken, bis zu beinahe 50% bei strukturierten Digitalformaten. Wer zudem die Möglichkeiten des elektronischen Rechnungsempfangs und der voll automatisierten ERP-Verbuchung ausschöpft, kann seine Prozesskosten sogar um 80% senken. Von den Liquiditätsvorteilen durch schnelleren Cashflow ganz zu schweigen.

Neopost E-Invoicing macht all das möglich – und noch mehr. Neben Ein- und Ausgangsrechnungen in allen üblichen Formaten und über alle gängigen Kanäle lassen sich auch andere Transaktionsdokumente elektronisch abwickeln: Lieferscheine, Mahnungen usw. Darüber hinaus kann man elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen rechts- und revisionssicher archivieren. So ergeben sich neben zusätzlichen Kosteneinsparungen viele weitere Vorteile. Nicht umsonst setzen immer mehr deutsche und österreichische Unternehmen bei E-Rechnungen im Geschäftskundenbereich auf Portalnetzwerke wie Neopost E‑Invoicing. Das zeigt die Mitte Oktober erschienene Billentis-Marktstudie 2014.

Laut Studienautor Bruno Koch haben sich Portalnetzwerke als kostengünstige, kostensichere und anwenderfreundliche Out-of-the-box-Systeme bewährt und sind die Lösung der Wahl. Insbesondere, wenn sie wie Neopost E-Invoicing eine offene, flexible Architektur bieten, was größtmögliche Zukunftssicherheit garantiert. Die Expertenmeinung bestätigt MEIKOs Entscheidung und freut das Unternehmen besonders mit Blick auf die nächsten Jahre. Denn für 2015/2016 steht konzernweit die Einführung eines neuen ERP-Systems an. Dazu Finanzchef Sendlhofer: „Wir sind zuversichtlich, dass mit Neopost E-Invoicing auch diese Anbindung gelingt und die Rechnungsabwicklung weiter so sauber läuft wie bisher. Dann könnte auch der digitale Rechnungsempfang ein Thema werden.“

Kontakt Neopost:

Mag. Oliver Rauschil
Sales Manager Software & E-Services

Neopost Österreich
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2345 Brunn a. Gebirge

Mobil: +43 664 8228285
Tel.: +43 2236 378434-204

o.rauschil@neopost.at
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