CeBIT 2015: E-Invoicing ist mit „FlexStream™“ jetzt ganz einfach

Die HEFTER Systemform GmbH ist seit 50 Jahren Spezialist für die maschinelle Post-, Mailing- und Druckweiterverarbeitung. Falz-maschinen, Kuvertiersysteme, Rill- und Perforiermaschinen, Schneide-maschinen für Digitaldrucke und Broschürenfertigungssysteme sind Beispiele für das umfangreiche Produktprogramm. HEFTER Systemform ist in Deutschland unter anderem exklusiver Vertriebspartner des schwedischen Premiumherstellers PLOCKMATIC für Broschüren-fertigungssysteme und Generalimporteur von grafischen Maschinen von Morgana/ UK. Auf der CeBIT 2015 präsentiert HEFTER Systemform die Software „FlexStream™ – Secure & Tracked E-Mails“ für die digitale Postausgangsbearbeitung. Damit bietet  HEFTER Systemform jetzt in hoher Kompetenz Lösungen für Postausgangsbearbeitung in digitaler, konventioneller oder gemischter Form.

Mit FlexStream™“Transaktionsdokumente digital, schnell und sicher weltweit versenden

„FlexStream™ – Secure & Tracked E-Mails“ bietet einen innovativen, einfachen und absolut sicheren, weil verschlüsselten Service an. Damit können Geschäftsdokumente, wie z.B. Rechnungen, Mahnungen, etc. digital als PDF/A-Datei versendet werden (E-Invoicing). Mit „FlexStream™“ kann jede Standard E-Mail Adresse verwendet werden. „FlexStream™ Secure & Tracked E-Mails“ benutzt für das sichere und nachverfolgbare Versenden von E-Mails den Service von SSLPost. Dieser Service bietet aufgrund der durchgehenden Verschlüsselung und des Versandes via https maximale Sicherheit. SSLPost ist ISO 27001 zertifiziert. Der ganz große Vorteil liegt dabei in den reduzierten Kosten durch den Wegfall von Porto-, Papier-, Druck-, Kuvertier- und Handlingskosten gegenüber dem konventionellen Briefversand. Das können 70% und mehr der Kosten sein. Ein weiteres großes Plus von „FlexStream™“: Die einfache Anwendung sowohl für den Sender, als auch für den Empfänger.

Jede Standard E-Mail Adresse weltweit verwendbar, absolut sicher und lückenlos nachverfolgbar

„FlexStream™ Secure & Tracked E-Mails“ ist schnell einsetzbar: Jede Standard E-Mail Adresse kann weltweit verwendet werden – ohne vorherige Registrierung des Empfängers. Die Dienstleistungssoftware (SaaS) ist einfach und schnell zu installieren. Da jedes Unternehmen bereits eine Vielzahl an E-Mail Adressen seiner Kunden im eigenen Hause hat, kann sofort gestartet werden. Sowohl der E-Mail-Versand an den Empfänger, als auch der Download (z.B. Rechnung/ PDF) durch den Empfänger erfolgt verschlüsselt (https).

„FlexStream™ Secure & Tracked E-Mails“ erfordern keine Vorlauf-Investitionen. Es arbeitet konfliktfrei mit einem bereits vorhandenen Output-Management-Programm. FlexStream™ kann vorhandene PDF-Dateien verwenden und läuft ganz unabhängig von anderen Programmen, so dass ein existierendes System nicht geändert werden muss. Mehrere Rechnungen an einen Adressaten können zusammengefasst werden. Die Dateien werden mit hoher Geschwindigkeit verarbeitet und das Resultat kann per sicherem, verschlüsselten E-Mail versendet oder alternativ auf jedem beliebigen Drucker ausgegeben werden.

Das mit FlexStream™ versandte E-Mail kann jederzeit genauestens nachverfolgt werden: Wann es beim Adressaten einging, ob und wann es geöffnet wurde und ob und wann das Dokument, z.B eine Rechnung, verschlüsselt heruntergeladen wurde.

Online-Druck-Kuvertiersystem Print & Mail 4400

Mit der Print & Mail 4400 zeigt HEFTER Systemform eine, kompakte Druck-Kuvertier-Lösung, die eine große Anwendungsvielfalt bei höchster Sicherheit ermöglicht. Die Daten können direkt an den Drucker der Print & Mail 4400 übertragen werden. So werden die an den Drucker gesendeten Dokumente dann auch schnell – ohne manuellen Eingriff – kuvertiert. Die Dokumente werden zuvor auf einem HP M603n Laserdrucker gedruckt. Gleichzeitig mit dem Ausdruck erhält jedes Blatt einen OME-Strichcode (Optische Merkmal-Erkennung), der sicherstellt, dass die nachgeschaltete Kuvertieranlage über eine Lesestation fehlerfrei erkennen kann, aus wie vielen Blättern die jeweilige Sendung besteht. Die OME-Sequenzkontrolle bietet Rundum-Sicherheit: Schutz vor Doppelblatteinzug, falscher Reihenfolge, sowie dem Fehlen von Dokumenten. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Begleitmaterial, wie z.B. Flyer, automatisch hinzuzufügen. Drucker und Kuvertiermaschine sind steuerungsmäßig miteinander verbunden.

Größte Sicherheit im geschlossenen System, z.B. für Lohn- & Gehaltsabrechnungen

Bei Lohn- & Gehaltsabrechnungen oder Rechnungen sind – neben der schnellstmöglichen Abwicklung – die Zuverlässigkeit in der Verarbeitung und die absolute Vertraulichkeit die wichtigsten Kriterien. Das Online-Druck-Kuvertiersystem Print & Mail 4400 erfüllt diese Kriterien: Alle Prozess-Schritte sind in einem Arbeitsgang vereint und damit Handlingsfehler ausgeschlossen, die bei der isolierten Bearbeitung jedes einzelnen Arbeitsschrittes entstehen könnten. Der nahtlose Prozess vom Ausdrucken bis zum fertigen Kuvert erfüllt die wichtige Kundenanforderung der Wahrung der Vertraulichkeit von Schriftstücken. Die Option „Closed Loop“ er-möglicht – zusammen mit der Software „Flex Vision“ – die komplette Sendungskontrolle, -verfolgung und -dokumentation. Die ursprünglichen Druckdaten werden mit den fertigen Kuverts verglichen. Dies erfolgt mittels einer Kamera, die einen 2D-Code liest und verifiziert, der zuvor im Fenster des Kuverts gedruckt wurde.

Lösungen für die Posteingangs- und Ausgangsbearbeitung

Weiterhin zeigt HEFTER Systemform auf der CeBIT 2015 kompakte automatische Brieföffner, Falzmaschinen, Kuvertiermaschinen und einen automatischen Visitenkartenschneider mit auswechselbaren Messereinheiten, inkl. einem Rillmodul.

HEFTER Systemform präsentiert alle Lösungen auf der CeBIT 2015 in Hannover (16.-20.3.2015) in Halle 3, Stand D01.

Quelle: www.hefter.de