Schnellere Prozesse und weniger Papierkram: id-netsolutions implementiert digitale Post- und Eingangsrechnungsbearbeitung bei cadooz auf Basis von ELO

Ab sofort bearbeitet die Hamburger cadooz GmbH ihre Eingangspost und -rechnungen digital. Dazu optimierte die id-netsolutions GmbH aus Kayhude deren Geschäftsprozesse durch Digitalisierung und Organisation in dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) von ELO. Die cadooz GmbH ist einer der führenden Full-Service-Anbieter für Gutscheine, Sachprämien und Incentives in Deutschland. Sie hat 80 Mitarbeiter und betreut über 3.000 Kunden aus allen Branchen.

Nachdem ELO zunächst nur zur Digitalisierung der Eingangspost genutzt wurde, sollte mit Hilfe integrierter Workflows der Bereich Eingangsrechnungsverarbeitung optimiert werden. Stand heute werden darüber hinaus bei der cadooz GmbH und der cadooz rewards GmbH Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften (Allgemein Eingangsbelege) in verschiedenen Prozessen digital verarbeitet. Täglich eintreffende Rechnungen werden zentral gescannt und automatisch in ELOenterprise importiert. Anschließend werden die buchhalterischen Informationen der Belege mit Hilfe der Belegerkennung ELO DocXtractor INVOICE ausgelesen und an den bereits im ELO archivierten Beleg übergeben. Danach wird automatisiert ein Workflow zur Rechnungseingangsverarbeitung mit einer festgelegten Abfolge von Aktivitäten gestartet. Die Abarbeitung des Workflows erfolgt über das Produkt docufied smartINVOICE. Sind alle Schritte des Workflows durchlaufen, ist die Bearbeitung des Eingangsbeleges abgeschlossen. Wurde die Rechnung als gültig erkannt, wird sie über Microsoft Dynamics NAV bezahlt. Wurde die Rechnung als sachlich oder buchhalterisch nicht korrekt deklariert, wird der Beleg als ungültig markiert und der Workflow hier beendet. Es erfolgt eine manuelle Klärung.

Zu den Rechnungen gehörende E-Mails werden als „mitgeltende Dokumente“ in docufied smartINVOICE mit dem Beleg verknüpft. Somit werden automatisch die Vorgaben des Gesetzgebers an Unternehmen erfüllt. Die ersten Ziele sind erreicht, ca. 20.000 Dokumente werden jetzt im DMS verwaltet, etwa 50 Arbeitsplätze profitieren von der Digitalisierung. Projektleiter Sebastian Achenbach resümiert: „Wir haben unsere ersten Ziele in kürzester Zeit erreicht: den direkten Zugriff auf jetzt schnelle Prozesse und weniger Papierkram. Gleichzeitig erfüllen wir so ‚nebenbei‘ die gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften. Als nächstes Teilprojekt steht die Umsetzung einer ‚digitalen Vertragsakte‘ an. Es macht einfach Spaß, mit id-netsolutions einen äußerst kompetenten Realisierungspartner an unserer Seite zu haben.“

Während der CeBIT vom 16. bis 20. März 2015 in Hannover zeigt id-netsolutions in der Halle 3 am Stand F 30 Präsenter 2 diese und andere Lösungen rund um IT-gestützte Lösungen zur Optimierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse.

Quelle: www.id-netsolutions.de