Rechnungen ausschließlich elektronisch prüfen: DATEV führt digitalen Musterprozess vor

Wie sich elektronische Rechnungen ohne Medienbruch komplett digital prüfen, buchen und archivieren lassen, zeigt die DATEV eG auf der IT & Business. Im ECM Solutions Park des BITKOM am Messestand 1B31 in Halle 1 führen die DATEV-Fachleute dazu einen Musterprozess vor. Konsequent umgesetzt punktet die vollelektronische Rechnungsprüfung gleich mit drei Vorteilen: Die Unternehmen sparen Zeit, gewinnen Bürofläche zurück, die bislang für die Archivierung benötigt wird, und erhöhen die Transparenz der Abläufe. Den Kern der Musterlösung bildet das DATEV-Programm DMS classic pro in Verbindung mit dem Modul DATEV DMS Rechnungsprüfung classic.

Rechnungen müssen im Betrieb sowohl auf formale als auch auf sachliche Korrektheit geprüft werden. Dabei ist unter anderem sicherzustellen, dass die bezeichneten Güter wie bestellt geliefert worden sind. Wichtig ist, dass die Prüfung zeitnah geschieht – unter anderem, um Skonto-Fristen einzuhalten und so Geld zu sparen. Da in den Prüfungsprozess oft mehrere Abteilungen im Unternehmen eingebunden sind, werden auch elektronisch eingehende Rechnungen häufig noch ausgedruckt, kopiert und diese Kopien an die jeweils zuständigen Stellen verteilt. Dieser Medienbruch kostet unnötig Zeit und verkompliziert die Dokumentation. Wer dagegen den Rechnungsprüfungsprozess durchgängig digital gestaltet, kann vom Rechnungseingang bis zur Freigabe und zur Archivierung von den Vorteilen des elektronischen Formates profitieren und die Durchlaufzeiten erheblich senken.

Die elektronisch vorliegende Rechnung kann darüber hinaus nach der Freigabe direkt verbucht werden. Da sich dann Buchung und Rechnung verknüpfen lassen, ergeben sich eine Reihe weitere Vorteile. So werden die Rechnungen zentral elektronisch archiviert, wodurch sie sich per Mausklick auffinden lassen. Auch der Buchungsprozess wird beschleunigt, da Liegezeiten nahezu entfallen und die Rechnungen schneller bearbeitet werden können. Außerdem können im zentralen System alle berechtigten Mitarbeiter den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen, sodass immer ausschließlich die aktuelle Version des Dokumentes bearbeitet wird.

Quelle: www.datev.de