Damit das Weihnachtsgeld nicht zur Pflichtübung wird: Unternehmer sollten bei Sonderzahlungen den Vorbehalt der Leistung erklären

Im Vorfeld des Weihnachtsfests erfreuen viele Unternehmen ihre Mitarbeiter wieder mit einer Sondervergütung – dem Weihnachtsgeld. Was gedacht ist, um Wertschätzung zu zeigen und Freude zu bereiten, kann schnell ins Gegenteil umschlagen, wenn der Betrieb aufgrund nicht so erfreulicher Jahresergebnisse diese Aufwendung einmal aussetzen möchte. Durch die regelmäßig durchgeführte Zahlung kann nämlich eine so genannte „betriebliche Übung“ entstehen, die dann einen rechtlichen Anspruch der Mitarbeiter nach sich zieht. Die DATEV eG, mit deren Lohn-Software jeden Monat mehr als elf Millionen Arbeitnehmer abgerechnet werden, empfiehlt Unternehmern daher, per Erklärung von vornherein auszuschließen, dass eine zukünftige Verbindlichkeit der Gratifikation entsteht.

Die betriebliche Übung ist zwar nicht gesetzlich geregelt, aber inzwischen in der Rechtsprechung anerkannt. Wann genau aus dem Verhalten des Arbeitgebers eine betriebliche Übung folgt, lässt sich nicht allgemein beantworten. Relevant ist in einem Streitfall stets die Beurteilung des Einzelfalls. Als Faustregel kann jedoch gelten, dass eine betriebliche Übung bereits entsteht, wenn eine freiwillig geleistete Zuwendung dreimal regelmäßig und ohne Erklärung eines Vorbehalts in gleicher oder zumindest vergleichbarer Höhe gewährt wird. Dabei ist unerheblich, ob der Arbeitgeber beispielsweise bei der Zahlung von Weihnachtsgeld die Intention einer regelmäßigen Zuwendung hatte. Entscheidend ist vielmehr, ob die Arbeitnehmer aus seinem Verhalten schließen durften, ihnen werde eine Leistung oder Vergünstigung auch zukünftig gewährt.

Vorbehaltserklärung schützt den Betrieb

Ein zentrales Element für das Zustandekommen der betrieblichen Übung ist also, ob die Beschäftigten die Handlung ihres Arbeitgebers als Selbstverpflichtung auffassen konnten. Dies lässt sich am einfachsten verhindern, indem das Unternehmen bei der Auszahlung grundsätzlich darauf hinweist, dass es eine Bindung für die Zukunft ausschließt. Eine solche Erklärung ist formfrei möglich und kann den Empfängern etwa durch Aushang, Rundschreiben oder auch via E-Mail zur Kenntnis gebracht werden. Eine elegante Lösung ist es, den Hinweis auf der Lohnabrechnung selbst anzubringen, mit der die Leistung gewährt wird. Die Lohnprogramme der DATEV bieten beispielsweise bereits im Abrechnungsprozess die Möglichkeit, unkompliziert Mitteilungen an den Arbeitnehmer in die Gehaltsabrechnung einzufügen.

Ist eine betriebliche Übung erst einmal entstanden, lässt sich diese nur sehr schwierig wieder beseitigen. Zudem ist sie nicht auf die bestehende Belegschaft beschränkt. Auch neu eintretende Mitarbeiter können in der Regel Ansprüche daraus herleiten. Sollen Neueinstellungen von einer bestehenden betrieblichen Übung ausgenommen werden, muss dies deshalb eindeutig vereinbart werden, etwa durch eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag. Der Anspruch der Bestandsbelegschaft lässt sich wirksam nur durch eine Änderungsvereinbarung mit jedem einzelnen Arbeitnehmer beseitigen. Das Problem dabei: Eine solche Vereinbarung basiert wiederum auf Freiwilligkeit, denn der Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, zuzustimmen.

Die Problematik der betrieblichen Übung trifft übrigens nicht nur das Weihnachtsgeld, das Urlaubsgeld oder sonstige monetäre Zuwendungen des Arbeitgebers. Auch andere Vergünstigungen, wie die erlaubte Nutzung des Internets oder des Firmenhandys für private Zwecke, verbilligtes Kantinenessen, die kostenlose Beförderung zum Arbeitsplatz, das Bereitstellen eines Dienstwagens auch zur privaten Nutzung oder das Angebot kostenloser Parkplätze können unter bestimmten Umständen einen Anspruch des Arbeitnehmers begründen. Unternehmer sollten deshalb sehr genau darauf schauen, welche Vergünstigungen sie ihren Mitarbeitern gewähren und sich im Zweifelsfall über eine Vorbehaltserklärung absichern.

Quelle: www.datev.de