CeBIT 2016: callas fokussiert Digitalisierungsvorhaben auf Basis von PDF/A

Die callas software GmbH zeigt während der CeBIT 2016 vom 14. bis 18. März im ECM Solutions Park (Halle 3, Stand B17) anhand unterschiedlicher Anwendungsszenarien, wie Unternehmen ihre Digitalisierungsstrategie auf Basis von PDF/A mit pdfaPilot umsetzen können. Dabei stehen die langfristige Reproduzierbarkeit digitaler Dateien, der elektronische und damit papierlose Rechnungsaustausch auf Basis des ZUGFeRD-Modells sowie die hybride Aktenhaltung im Vordergrund. Den zweiten Schwerpunkt des Messeauftritts bildet pdfChip, das jüngste Produkt von callas software. Mit diesem mächtigen PDF-Erstellungswerkzeug können Anwender aus HTML-Dokumenten hochwertige druckfähige PDFs generieren. Die neue Version beinhaltet unter anderem einen neuen Generator für InDesign, mit dem sich HTML-Templates komfortabel erzeugen lassen. Ebenfalls dazugekommen ist ein Rechnungserzeugungsmodul als Basis für eigene Implementierungen. Mit diesem lassen sich Rechnungstemplates direkt in HTML oder mit InDesign anlegen. Somit können Rechnungen hoch performant durch die Verbindung mit Datensätzen aus beliebigen Datenspeichern, wie beispielsweise ZUGFeRD-XML, generiert werden.

Nach einer Studie des Digitalverbandes Bitkom Ende 2015 sehen nahezu alle deutschen Firmen (96 Prozent) in wichtigen Branchen die Digitalisierung für sich als Chance. „Damit Unternehmen diese nachhaltig umsetzen können, müssen sie unter anderem auf ein sicheres und robustes Dokumentenformat setzen“, sagt Dietrich von Seggern, Business Development Manager bei callas software. „Hierbei ist PDF/A das Format erster Wahl, denn es garantiert die langfristige Reproduzierbarkeit von Dokumenten. Darüber hinaus können Unternehmen mit dem dritten Normteil von PDF/A digitale Akten effizient erzeugen.“ Ein weiterer Einsatzbereich für PDF/A ist die Generierung elektronischer Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Datenmodell. „Auch dies kann Teil einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie sein und befreit sowohl Kunden als auch Lieferanten gleichermaßen von unnötigem Papier“, so von Seggern.

Mit pdfaPilot bietet callas eine zuverlässige Software an, die Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Digitalisierungsstrategie auf Basis von PDF/A unterstützt. Anwender sind in der Lage, unterschiedlichste Dateien, wie Office-Dateien, E-Mails oder PDF nach PDF/A zu konvertieren und zu validieren. Dabei setzen sie auf dieselbe Technologie, die in Adobe Acrobat verwendet wird. Die Software ist als benutzerfreundliche Desktop-Anwendung, automatisierte Serverlösung mit Hotfoldern, als Kommandozeilenwerkzeug oder als Programmierbibliothek verfügbar und damit in jeder IT-Umgebung nutzbar.

Digitale Akten auf Basis von PDF/A3

pdfaPilot unterstützt dabei sämtliche Normteile des ISO-Standards für die Langzeitarchivierung, so auch PDF/A-3. Mit diesem können Anwender die PDF/A-konformen Dateien gemeinsam mit den Quelldokumenten zusammenhängend ablegen. Diese Option einer hybriden Archivierung hat sich callas zunutze gemacht und präsentiert während der CeBIT, wie Unternehmen ihre Akten bzw. ihre E-Mails systemunabhängig mit dem pdfaPilot aufbewahren können. Die Bestandteile einer PDF/A-3-Datei fasst pdfaPilot auf einer individuell anpassbaren Übersichtsseite komfortabel zusammen. Neben der langzeitstabilen Archivierung und der zusammenhängenden Aufbewahrung von Quell- und PDF/A-Datei gehört die robuste, eindeutige Darstellung in Form der PDF-Datei zu den Vorteilen. Denn damit ist ein zweifelsfreier Austausch mit mehreren Beteiligten gewährleistet.

Elektronischer Rechnungsaustausch mit PDF/A

PDF/A-3 ist auch das Trägerformat für das ZUGFeRD-Datenmodell. Die auf diesem Datenformat basierenden elektronischen Rechnungen beinhalten in einer Datei ein archivierbares PDF/A-Dokument und einen maschinell nutzbaren XML-Datensatz. Mit pdfaPilot können Anwender diese Dateien erstellen, prüfen und verarbeiten. Lieferanten sind darüber hinaus in der Lage, ihre ZUGFeRD-konformen Rechnungen optional mit einem GiroCode zu versehen. Dabei handelt es sich um einen QR-Code, in dem alle zahlungsrelevanten Daten, also Empfänger, IBAN, BIC, Betrag und Verwendungszweck enthalten sind.

PDF Erzeugung mit Web-Technologien

CeBIT-Besucher, die nach einer Lösung suchen, mit der sie ZUGFeRD-Rechnungen hoch performant erstellen können, sollten sich pdfChip zeigen lassen, denn die neue Version dieses PDF-Erstellungswerkzeugs beinhaltet ein Rechnungserzeugungsmodul. Für das Layout werden HTML-Templates verwendet, die sich mit der neuen Version bequem mit InDesign erstellen lassen. Rechnungen lassen sich dann hoch performant mit Datensätzen aus Datenbanken oder auch aus ZUGFeRD-XML-Dateien erzeugen. Dieses Verfahren macht es auch möglich, Rechnungen in gleicher Weise im Web-Browser anzeigen zu lassen.

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Quelle: www.callassoftware.com