Top-Standard für einen Weltkonzern

Die BASF SE in Ludwigshafen, das ist pulsierendes Leben auf den Straßen und auf dem Werkgelände. Dass die Post schnell abgeht und Mitarbeiten-den umgehend ihre Post bekommen, ist dem Knowhow aus der Schweiz zu verdanken.

Jeden Werktag machen sich in ganz Deutschland über 50`000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf den Weg zu ihrem Arbeitgeber BASF. Das sind fast 50 Prozent der weltweiten BASF-Beschäftigten. Mehr als 35`000 arbeiten am Stammsitz in Ludwigshafen, wo auch der Großteil von Forschung und Entwicklung angesiedelt ist. Internationalität ist das Aushängeschild dieses Chemiekonzerns.

Distribution mit Innovation

Dass in diesem Weltkonzern im wahrsten Sinne des Wortes die Post abgeht, sehr viel ankommt und fort muss, rasch und richtig zugewiesen, liegt auf der Hand, das heißt in einem ausgeklügelten System und in der Top-Organisation. Dass eben diese Werkpost eine Distribution mit Innovation braucht, liegt na-he. Sie liegt in der Schweiz, in Cham bei der Firma CodX Software AG, die sich unter anderem auf Systeme für die Postbearbeitung spezialisiert hat.

CodX PostOffice ist eine Gesamtlösung für alle Prozesse der internen Post und der allgemeinen Post- und Campuslogistik. Dieses System unterstützt das Management der internen Poststelle optimal, egal ob Briefe, Pakete oder nachweispflichtige Sendungen. Sendungserfassung, Sendungsverfolgung, Digitalisierung, Sortierung, Codierung, Bilderfassung, Dokumentation, Zustellung, KEP-Dienstleister, elektronische Sortierregale, intelligente Postfachanlagen, Kuriersystem, Formularerfassung, Fakturierung, Abo-Verwaltung: Alles in einem System. Bei der Kundschaft wird das Routing früh geklärt, was beispielsweise erwünscht ist, was nicht, welche Zustellkanäle zulässig sind, welche nicht.

Rund 30‘000 Postsendungen pro Tag

Dietmar Bassek, Leiter BASFWerkpost in Ludwigshafen. CodX PostOffice ist sein tägliches Arbeitsinstrument.

Dietmar Bassek, Leiter der BASF-Werkpost: «CodX PostOffice ist eine tolle, dynamische Lösung. Unsere Erfahrungen sind sehr positiv.» Wichtig für ihn sind: die Informationssicherheit eines schützenswerten Gutes, die Nachverfolgbarkeit der Postsendungen und die einfache Handhabung. CodX PostOffice ist sein tägliches Arbeitsinstrument, mit dem jede einzelne Sendung im Posteingang und im Postausgang, die interne Verteilung und der Kurierdienst festgehalten werden. Über CodX PostOffice wird auch die gesamte Abrechnung der Werkpost für alle Postdienstleistungen aufgenommen und umgesetzt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BASF-Werkpost verarbeiten pro Tag durchschnittlich 500 Pakete und 25‘000 Briefe für das zirka 10 Quadratkilometer große Gelände mit gegen 2‘000 Gebäuden.

Intelligente Postfachanlagen

In komplexen und agilen Firmen herrscht auch ständig Veränderung in den Abteilungen und Gebäuden. Das hat nicht nur Auswirkungen auf die Verteilung der Post, sondern auch auf die Pflege der Postfachanlagen. Ein besonderer Vorteil von CodX PostOffice unter mehreren ist die Integration intelligenter Postfachanlagen. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass das Management und die Prozesse ineinander verschmelzen.

Mit einer intelligenten Postfachanlage muss die Datenpflege nur einmal vorgenommen werden, oder sie erfolgt im Idealfall komplett automatisch. Auf diese Weise behält man stets die Übersicht und spart viel Zeit im Management von Postfachanlagen.

Durch die dynamische Fachzuordnung wird einer Person oder einer Abteilung nur dann ein Fach zugeordnet, wenn auch tatsächlich Sendungen vorhanden sind. Bei der Ablage der Sendung in der Postfachanlage sendet CodX PostOffice dem Empfänger oder der Empfängerin automatisch eine Avisierung per E-Mail. Nach dem Öffnen des Fachs mit dem Dienstausweis wird dies automatisch wieder freigegeben. Im neuen BASF-IT-Gebäude stehen zwei intelligente Postfachanlagen mit insgesamt 395 Postfächern für ca. 1‘600 Mitarbeiter. Dietmar Bassek: «Damit sparen wir viel Platz und Kosten.» Alles aus einer Hand: Die CodX Software AG bietet alles aus einer Hand.

Sie entwickelt, installiert und betreut zum einen die Soft-ware CodX PostOffice, zum andern konzipiert sie auch das Layout und die Anforderungen an die Postfachanlage, die nach Maß gefertigt wird.

Universal

Die Bedürfnisse der Postprofis nach Sicherheit, Zuverlässigkeit, Einheitlichkeit und Realisierung durchgängiger Prozesse sind hoch. Die Logistik, Input und Output, Daten- und Postströme wachsen ständig. Die Strukturen von großen Konzernen werden immer komplexer und sie verändern sich laufend. Manche Mitarbeitende haben Adressen an mehreren Konzernstandorten. Viele gleichlautende Namen müssen eindeutig identifiziert werden. Die Systemlösung CodX PostOffice ist heute der Standard für Codierung, Sortierung und Management im Postbereich, der nicht an Staatsgrenzen, Postleitzahlen oder anderen gängigen Strukturen hängen bleibt.

Postfachanlage bei BASF in Ludwigshafen.

Vertrauensvolle Zusammenarbeit

Jeder einzelne Prozessschritt wird von CodX PostOffice optimiert und wahlweise dokumentiert. Fehler wer-den vermieden und Laufzeiten verkürzt. Damit wird der gesamte Prozess transparent, nachvollziehbar und robust. Dietmar Bassek: «CodX Software aus der Schweiz hat maßgeblich dazu beigetragen, dass wir die Ziele für unsere BASF-Werkspost bezüglich Kosten, Effizienz und Sicherheit gleichermaßen umsetzen konnten. Die Praxiserfahrungen, der Support und die stetigen Impulse von CodX Software haben vielfältige positive Effekte. Maßgeblich für den Erfolg ist die Kontinuität in der vertrauensvollen Zusammenarbeit.»

Quelle: www.codx.ch