Wie ein ECM-System die GoBD-konforme Arbeit erleichtert: 5 Tipps wie Sie die GoBD meistern

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sind seit über einem Jahr gültig. Doch tappen viele Unternehmen immer noch im Dunkeln, wenn es z.B. um die GoBD-konforme Aufbewahrung oder vollständige und lückenlose Erfassung von steuerrelevanten Daten geht. SER gibt 5 Tipps, wie sich mithilfe eines modernen Enterprise Content Management-Systems (ECM) viele GoBD-Anforderungen einfach und direkt erfüllen lassen.

1. Sorgen Sie für Ordnung und Vollständigkeit

Laut den GoBD sind Geschäftsvorfälle und zugehörige aufbewahrungspflichtige Dokumente und Daten vollständig und ordnungsgemäß zu erfassen.

Mithilfe eines modernen ECM-Systems wie das GoBD-zertifizierte Doxis4 von SER können Sie alle Dokumente – ganz egal über welchen Eingangskanal (Post, E-Mail oder Fax) diese eintreffen – zentral und vollständig erfassen sowie GoBD-konform, revisionssicher archivieren. Die erfassten Informationen zu den Geschäftsvorfällen wie Bestellungen oder Rechnungen lassen sich direkt elektronischen Akten (Kundenakten, Lieferantenakten etc.) kontextbezogen zuweisen, was für Ordnung und Struktur sorgt.

2. Seien Sie jederzeit in der Lage, Nachweise zu erbringen

Geschäftsvorfälle müssen sich gemäß den GoBD in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen, bei Bedarf rückwirkend wieder aufrufen sowie nachvollziehen lassen. Darüber hinaus soll eine zeitnahe Erfassung von Eingangsrechnungen innerhalb von acht bis zehn Tagen erfolgen.

Auch hier unterstützt Sie ein modernes ECM-System u.a. mit integrierten Protokollfunktionen und einem digitalen Rechnungseingangsbuch. So wird etwa der Zeitpunkt, wann aufbewahrungspflichtige Dokumente erfasst oder archiviert wurden, protokolliert und kann zu jeder Zeit nachvollzogen werden.

Eine im Client integrierte Audit Trail-Funktion unterstützt Sie bei der lückenlosen Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte eines dokumentenbasierten Geschäftsvorfalls. Damit können Sie im Fall einer Wirtschafts- oder Betriebsprüfung nachweisen, wer wann welche Dokumente, Vorgänge und Akten eingesehen und Veränderungen vorgenommen hat und sind jederzeit auskunftsfähig.

3. Richten Sie Kontrollen ein

Zur Einhaltung der Ordnungsvorschriften verlangt die Abgabenordnung (AO), Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren.

Durch im ECM-System vorgesehene Zugriffsschutzmechanismen – z.B. auf Benutzer-, Gruppen- und Abteilungsebene – können Sie exakt und differenziert definieren, wer Einsicht in welche Akten, Vorgänge und Dokumente nehmen darf und wer nicht. Workflowbasierte Prüfungs- und Freigabeprozesse dokumentieren jeden Bearbeitungsschritt und sorgen so für Transparenz über Geschäftsvorgänge und Bearbeitungsstatus.

4. Archivieren Sie elektronisch und GoBD-konform

Sowohl in eigenen DV-Systemen erzeugte (Buchungs-)Belege, wie auch eingehende (elektronische) Handels- und Geschäftsbriefe sind innerhalb eines elektronischen Archivs laut den GoBD im Ursprungsformat aufzubewahren. Dokumente müssen zudem während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Dank automatisierter Versionierung lassen sich Dokumentänderungen innerhalb eines ECM-Systems nachvollziehen, ohne dass die Ursprungsversion verloren geht oder verändert wird. Die Entscheidung, ob und welche Dokumente wie lange archiviert werden sollen, lässt sich durch ein Regelwerk steuern, dem z.B. in Abhängigkeit vom Dokumententyp (z.B. Rechnung, Buchungsbeleg etc.) Aufbewahrungszeiten zugewiesen werden können.

5. Halten Sie Ihre Verfahrensdokumentation stets aktuell

Laut den GoBD muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Ein modernes ECM-System wie Doxis4 unterstützt den gesamten Prozess vom Erstellen, Bearbeiten, der Freigabe und dem Verteilen über den Zugriff auf Dokumente der Verfahrensdokumentation bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Mithilfe eines workflowgesteuerten Qualitätsmanagementprozesses sorgen Sie dafür, dass Dokumente und Anweisungen in einem geordneten und nachweisbaren Dokumentenmanagementzyklus verarbeitet werden, so dass die Vollständigkeit und Aktualität der Verfahrensdokumentation jederzeit gewährleistet ist.

Ausführliche Informationen zu den GoBD unter ECM-Aspekten finden Sie im neuen SER-Whitepaper „GoBD-Anforderungen an ECM-Systeme“.

Quelle: www.ser.de