GS Frachtlogistik spart mit Logistik-Apps Zeit und Geld

Der Münchner Spediteur GS Frachtlogistik hat 2014 auf die Android-App Mobile Track umgestellt. Damit können Fahrer Packstücke scannen sowie den Erhalt von Sendungen vom Kunden auf dem Smartphone per Unterschrift quittieren lassen. Fotos beschädigter Sendungen und abweichende Sendungsdaten können direkt an die Spedition geschickt werden. Für die Hallenscannung nutzt GS die App Mobile Scan, die auch auf Android-Scannern mit schnellem Imager läuft. Mit beiden Apps hat die Spedition eine Software, die ihre täglichen Abläufe kunden- bzw. auftragsbezogen flexibel unterstützt.

Ausgangssituation

Eine der größten Herausforderungen für die Transport- und Logistikbranche ist aus Sicht der GS Frachtlogistik GmbH die Digitalisierung und Vereinfachung der Prozessabläufe. Bereits seit 2000 setzt GS Frachtlogistik Scanner für Stückgut, Teil- und Komplettladungsverkehr sowie bei Be- und Entladevorgängen in der Halle ein. Im Praxisbetrieb erreichten die Scanner aufgrund ihrer komplexen Architektur und des starren Betriebssystems schnell ihre Grenzen. GS Frachtlogistik wollte daher ihre Scanner durch eine anwenderfreundliche Lösung ersetzen, die dennoch mobil ist. Die rasanten Entwicklungen im Bereich der Smartphone-Technologie brachten hierbei neue Potenziale zum Vorschein. Die Anfälligkeit der Scanner war deutlich höher als die der Smartphones samt App, betont Alexander von Essen, Leiter IT bei GS Frachtlogistik: „Das Betriebssystem der Scanner war sehr fehleranfällig. Reparaturen und Software-Updates waren meist kompliziert, dauerten lange und waren kostenintensiv.“

Lösung von EURO-LOG

Seit der Umstellung auf Mobile Track hat GS Frachtlogistik eine kostengünstige Möglichkeit gefunden, neueste Technologien einzusetzen und gleichzeitig eine hohe Akzeptanz bei den Fahrern und Subunternehmern zu schaffen.

Hohe Usability

Die App ist dank ihrer großen und leicht verständlichen Icons so einfach zu bedienen, dass sich GS Frachtlogistik Zeit (und damit auch Geld) spart – etwas, das die Spedition zu Zeiten der zuvor eingesetzten Scanner noch für intensive Mitarbeiterschulungen aufwenden musste. Mithilfe der einfach verständlichen Bildsprache wird vor allem nicht-muttersprachlichen Fahrern der Umgang mit der App erleichtert. „Dank der hohen Benutzerfreundlichkeit von Mobile Track konnten wir den Schulungsaufwand für unsere Fahrer stark reduzieren. Bei den zuvor genutzten Scannern mussten wir immer mehrere Tage Einarbeitungszeit berücksichtigen“, so von Essen. Auch langwierige Installationsprozesse gehören der Vergangenheit an, denn die App kann unkompliziert im Google Play Store heruntergeladen werden und verfügt über „Auto-Deployment“.

Langlebigkeit

Zu den Problemen mit dem Betriebssystem kam die Reparaturanfälligkeit der Hardware. Die Scanner wurden aufgrund ihrer Größe häufig von den Mitarbeitern aus der Hand gelegt. So blieben Scanner beispielsweise des Öfteren im Lager liegen – dabei wurden sie auch leicht einmal beschädigt. Mit den Smartphones, die problemlos in der Tasche mitgeführt werden können, geht die Belegschaft intuitiv vorsichtiger um. Dadurch haben sich die Kosten für Reparaturen und Neuanschaffungen von Hardware deutlich reduziert.

Transparenz und übersichtliche Landkartendarstellung für die Disposition

Vor der Implementierung von Mobile Track hatte GS Frachtlogistik keine Information über den aktuellen Aufenthaltsort ihrer eingesetzten Lkws. Da Mobile Track regelmäßig Geokoordinaten der Smartphones an das EURO-LOG Rechenzentrum sendet, ist GS Frachtlogistik über den aktuellen und bisherigen Aufenthaltsort der Fahrer informiert. Diese Lokalisierungsfunktion ist mit Zustimmung der Fahrer auch in Echtzeit möglich. Mittels der Ortungsdaten wird im Mobile Track Zentralsystem übersichtlich auf einer Landkarte dargestellt, wo sich die eingesetzten Lkws befinden. So können kurzfristige Abholaufträge problemlos dem nächstgelegenen Fahrzeug zugeordnet werden. Außerdem können die Touren im Nachgang auf ihre Effizienz hin überprüft werden. So lassen sich versehentliche Umwege aufdecken und vermeiden, denn die Spedition sieht die von den Fahrern beziehungsweise Navigationssystemen gewählten Routen.

Entlastung der Mitarbeiter, Zeit- und Kosteneinsparungen

Vor Einführung der App mussten GS-Mitarbeiter des Öfteren Informationen nacherfassen, die durch Fehlfunktionen der Scanner verloren gegangen waren. Der Arbeitsaufwand war enorm – denn die Mitarbeiter mussten auf Grundlage von Ablieferbelegen und Rollkarten alle fehlenden Informationen händisch nachtragen.

Auch während der „Rush Hour“ werden die Disponenten entlastet. Früher mussten sie sich morgens und abends, als die Fahrer für die Be- und Entladung vor Ort waren, oft gleichzeitig um das Konfigurieren und den Austausch mehrerer defekter Scanner kümmern. Auch die IT der Spedition kann sich dank Mobile Track nun besser auf andere Themen konzentrieren, da sie sich nicht mehr um die Fehleranalyse und Rücksendung defekter Geräte an den Hersteller kümmern muss.

Den Einschätzungen von GS Frachtlogistik zufolge, spart sich der Logistikdienstleister mit Mobile Track, im Gegensatz zu den zuvor eingesetzten Scannern, rund eine Mannstunde pro Tag und somit circa 7.000 Euro im Jahr. „Mit Mobile Track konnten wir unsere Kosten reduzieren und unseren Mitarbeitern Zeit und Aufwand ersparen“, betont Roland Gigl, Geschäftsführer von GS Frachtlogistik.

Unkomplizierte Bewältigung von Auftragsspitzen

Zur Bewältigung von Auftragsspitzen beschäftigt GS Frachtlogistik des Öfteren externe Partner. Vor der Einführung der App gab es dabei folgende Problematik:

Externe Dienstleister, die keinen Scanner besaßen, wollten sich kein Gerät für eine Einsatzdauer von beispielsweise zwei Wochen anschaffen. Smartphones hingegen sind mittlerweile in der Regel in jedem Betrieb vorhanden. Damit lässt sich die App unkompliziert herunterladen und der Dienstleister hat innerhalb weniger Minuten das notwendige Werkzeug für seinen Einsatz zur Hand. Selbst wenn die Bereitschaft des externen Dienstleisters dazu bestand, sich einen Scanner für die kurze Zeit zu besorgen, dauerte die Einarbeitungsphase aufgrund der komplizierten Bedienung des Scanners zu lang. Diese Zeit kann nun dank der einfachen Bedienbarkeit von Mobile Track eingespart werden.

Elektronische Datenerfassung an zentraler Stelle

„Ein Vorteil von Mobile Track ist auch, dass wir alle Informationen elektronisch an einer zentralen Stelle erfassen können“, so von Essen. Beispielsweise kann die Liste mit den Sendungsinformationen (Rollkarte) in Mobile Track elektronisch eingesehen werden. Vor der Einführung der App standen die Informationen nur auf einer ausgedruckten Liste zur Verfügung.

Hinzu kommt, dass der Fahrer dank der App nun elektronisch gewarnt wird, dass er beispielsweise den Erhalt einer Nachnahme noch bestätigen muss.

Mobile Track im Praxiseinsatz

Bei der Warenübergabe scannt der Fahrer die angelieferten Packstücke und erzeugt damit einen entsprechenden Status („zugestellt“). Im Status enthalten sind das Datum und die Uhrzeit der Zustellung. Zusätzlich können Informationen zur Beschaffenheit der Sendung hinzugefügt werden. Falls Beschädigungen an der Sendung festgestellt wurden, können direkt vor Ort Fotos zur Dokumentation erstellt werden.

Der Empfänger quittiert den Empfang der Ware durch seine Unterschrift. Dies ist direkt auf dem Smartphone, in der App, möglich. Der Name und die Unterschrift des Empfängers sowie der gesetzte Status belegen die Übergabe der Ware und dienen somit als Abliefernachweis „Proof of Delivery“ (POD). Die Ablieferbelege werden automatisch an das Inhouse-System und an die Speditionskooperation von GS Frachtlogistik, die ONLINE Systemlogistik, übertragen.

Die Nutzung der Unterschriftenfunktion ist jedoch kein zwingender Bestandteil der App. Wenn der Empfänger keine elektronische Unterschrift hinterlassen möchte, besteht für den Fahrer die Möglichkeit, die analog geleistete Unterschrift auf der Rollkarte ersatzweise abzufotografieren.

Über das Dispositionssystem werden die Abholaufträge auf das Smartphone des jeweiligen Fahrers übertragen. Dieser hat daraufhin die Möglichkeit, sich direkt aus Mobile Track zur jeweiligen Zustell- oder Abholadresse navigieren zu lassen.

Revolution in der Hallenscannung

Neben Mobile Track nutzt GS Frachtlogistik auch die EURO-LOG App Mobile Scan zur Nahverkehr-Beladung auf der Halle. Zukünftig sollen alle Be- und Entladevorgänge auf der Halle in einer erweiterten Version von Mobile Scan erfasst werden.

Zudem soll die App bei GS Frachtlogistik auch auf Android-Scannern laufen, da das zu scannende Volumen in der Halle für Smartphones oft nicht praktikabel ist. Im Gegensatz zu herkömmlichen Scannern kann die neue Android-Hardware die App genauso wie auf einem Smartphone abbilden. So ist die Übersichtlichkeit und einfache Bedienbarkeit einer Smartphone-App auch auf einem Scanner gegeben. Weiter werden durch die neu eingesetzten und verbesserten Displays Abgleichprozesse besser und lesbarer dargestellt. Anders als die Handykamera eines Smartphones kann der Laser (Imager) eines Scanners ein größeres Volumen schneller und einfacher bewältigen. Das ist besonders in der Hallenscannung aufgrund der vielen Packstücke wichtig.

Viele Scanner-Hersteller setzen bei der aktuellen Weiterentwicklung ihrer Hardware darauf, dass die Scanner – ähnlich wie Smartphones – handlicher werden. Das bietet im Gegensatz zu den alten Scannern einen weiteren Mehrwert. EURO-LOG berücksichtigt daher bei der Weiterentwicklung ihrer Apps, dass diese hardwareübergreifend funktionieren. So sind Speditionen wie GS Frachtlogistik unabhängig vom eingesetzten Endgerät und könnten zwischen Smartphones und den neuen Android-Scannern wählen.

Quelle: www.eurolog.com

Foto „head“: Mobile Track: übersichtliche Benutzeroberfläche auf dem Smartphone mit IP67-Zertifizierung