Cocq verarbeitet im Kundenprojekt asiatische Rechnungen: Hamburger Scandienstleister erledigt Rechnungsverarbeitung für asiatisch-pazifischen Raum

Für einen der weltgrößten Zulieferer in der Halbleiterindustrie arbeitet die Cocq Datendienst GmbH bereits seit mehreren Jahren im Bereich der Rechnungseingangsverarbeitung. Das Bearbeitungsvolumen beträgt rund 22.000 Rechnungen pro Monat. Vor kurzem nun wurde die bestehende Zusammenarbeit um die Verarbeitung von Rechnungen aus dem asiatisch-pazifischen Raum erweitert.

Das Unternehmen ist im asiatischen Raum aktiv und arbeitet mit Kreditoren in China, Japan, Singapur, Malaysia, Hong Kong und Taiwan zusammen. Bislang wurden deren Rechnungen in den Niederlassungen vor Ort von den lokalen Buchhaltungsabteilungen bearbeitet. Der Grund: Die Rechnungsinhalte sind für Fachkräfte im zentralen Accounting in der niederländischen Firmenzentrale nicht lesbar. Hinzu kommen regionale Besonderheiten beim Datumsformat, die eine automatisierte Auswertung mit den bisherigen Systemen erschwerten. Auch gelten in Asien, was Rechnungsvorgänge angeht, zum Teil andere Regeln. So wird zum Beispiel oft eine Bestellung angelegt und der Betrag vollständig überwiesen, ohne dass eine Rechnung und damit ein Beleg zur Zahlung vorliegt.

Die Cocq Datendienst GmbH hat deshalb die von ihr eingesetzte Technologie für Erkennung und Workflow entsprechend angepasst. Rechnungsdaten (Lieferant, Rechnungsdaten, Beträge etc.) werden nun trotz der Tatsache, dass sie in asiati-schen Schriftzeichen verfasst sind, extrahiert und stehen dem zentralen Accounting für die Verarbeitung zur Verfügung. Den bestehenden Rechnungsworkflow hat Cocq von der Komplexität her reduziert und neue Regelsets für die Buchungskreise in den sechs betreffenden Ländern definiert.

Die neue Lösung verarbeitet rund 1.000 Rechnungen pro Monat aus sechs asiati-schen Ländern. Das Unternehmen ist so erstmalig in der Lage, auch solche Belege nahtlos in den standardisierten SAP-Workflow zu überführen. Diesen befüllt Cocq bereits seit Jahren mit den ausgelesenen Inhalten der übrigen internationalen Rechnungsbelege.

Der Vorteil zum bisherigen Verfahren, bei dem die lokalen Buchhaltungen die Rechnungen eigenhändig nach SAP überspielten: Die Daten sind nun von Anbeginn korrekt im System hinterlegt und damit les- sowie auswertbar. Es wurden klare Felder definiert, die der Rechnungssteller liefern muss. Cocq erhält vom Kunden die Steuer-ID der Lieferanten und kann anhand derer ermitteln, welcher Lieferant sich hinter einer Rechnung verbirgt. Im Accounting in der niederländischen Firmenzentrale kümmern sich landessprachliche Hilfskräfte um die Validierung. Aus wenigen Key Facts entsteht so ein validierter Datensatz, den Cocq digital übergibt.

Quelle: www.cocq.de

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