Aktuelle Ergebnisse zum Dokumentenversand in deutschen Unternehmen: Vielfalt ist Trend. So das Fazit der Neopost Online-Umfrage 2016.

Dokumentenversand und Postbearbeitung verändern sich zusehends. Einerseits durch die fortschreitende Digitalisierung, die neue Optimierungschancen eröffnet. Andererseits durch die vielen neuen Service- und Lösungsangebote, die der Postmarkt für Unternehmen bereithält. Aber was davon wird genutzt und wie steht es in deutschen Unternehmen überhaupt mit dem Dokumentenversand? Detaillierte Antworten liefert die jüngste Online-Umfrage von Neopost, die von April bis Juni 2016 lief und an der 354 kleine und mittelständische Unternehmen teilnahmen: aus verschiedensten Branchen, mit unterschiedlichsten Ausgangsdokumenten und mit stark differierenden Versandvolumen – von unter 50 bis über 5.000 Briefe pro Tag.

Wie die Umfrage zeigt, ist Vielfalt gängige Praxis: sowohl in Bezug auf genutzte Versandwege und Sendungsformate als auch mit Blick auf Postbearbeitungswege und verwendete Hilfsmittel. „Das bestätigt uns in unserer Portfoliostrategie“, so Ronald Kühnelt, Leiter Marketing Communications & Customer Relations bei der Neopost GmbH, und ergänzt: „Neben innovativer Hard- und Software bieten wir seit einiger Zeit nämlich auch eine abgestimmte All-in-one-Lösung, die alle gängigen Versand- und Bearbeitungswege abdeckt – zum monatlichen Fixpreis inkl. Full Service. So können Unternehmen ihren Postausgang flexibel und zukunftssicher abwickeln und die Vielfalt an Möglichkeiten einfacher und effizienter nutzen.“ Inwieweit welche Möglichkeiten heute für KMU tatsächlich relevant sind, lässt sich an den Umfrageergebnissen konkret ablesen.

Postalischer, elektronischer und hybrider Versand

In Deutschland verschicken 89 Prozent der KMU Dokumente ganz oder teilweise als klassischen Brief. Knapp ein Viertel denkt darüber nach, Dokumente künftig elektronisch zu versenden. 57 Prozent nutzen bereits elektronische Versandarten, hauptsächlich aus Gründen der Kosten- und Zeitersparnis. Bevorzugt werden Dokumente per E-Mail mit PDF-Anhang verschickt, meist über konventionelle E-Mail-Konten. Ein Fünftel der KMU nutzt auch strukturierte Digitalformate (CSV, EDIFACT, XML, ZUGFeRD), die beispielsweise im Rechnungsversand immer wichtiger werden. Mehr als 16 Prozent haben den Hybridversand für sich entdeckt: Sie schicken ihre Dokumente elektronisch an einen Dienstleister, der Briefproduktion und postalischen Versand übernimmt.

Inhouse-Bearbeitung und Outsourcing

Mehr als die Hälfte der klassischen Briefversender bearbeiten ihre Ausgangspost selbst, und fast 46 Prozent haben eine eigene Poststelle. Während das Frankieren bei den meisten (87 Prozent) maschinell erfolgt, kuvertieren über 60 Prozent noch von Hand. Ein Fünftel der KMU delegiert Aufgaben an externe Dienstleister, vor allem das portooptimierte Frankieren. Rund 10 Prozent lassen außer Haus auch Kuvertieren, Drucken oder Sortieren. Und die schon genannten Hybridversender delegieren die ganze Postbearbeitung so, dass auch die physische Anlieferung oder Abholung entfällt: sei es von Briefen, die zu frankieren sind, oder von Dokumenten, die erst noch kuvertiert werden müssen.

Stationäre Software und Cloud-Lösungen

Knapp ein Drittel der KMU greift beim Dokumentenversand auf digitale Hilfsmittel zurück. Etwa 14 Prozent der klassischen Briefversender versenden per Output-Management-Software, um die papierbasierten Postausgangsprozesse intern zu optimieren. 70,5 Prozent der Digitalversender verschicken Dokumente über herkömmliche E-Mail-Programme; nur 15,7 Prozent der KMU haben spezifische Lösungen im Einsatz. Diese basieren größtenteils auf dem vorhandenen ERP-System (bei 30 Prozent der Digitalversender). Gut 20 Prozent nutzen eigenprogrammierte Software und fast ebenso viele setzen auf sichere Cloud-Lösungen wie z.B. webbasierte Portalnetzwerke. Diese sind zugleich die meistgenutzte Lösung bei Hybridversendern (mehr als 38 Prozent).

Quelle: https://mail.quadient.com/de/homepage