maxit Baustoffwerke GmbH bewältigt Formatflut mit automatisiertem Rechnungseingangs-Workflow

Die maxit Baustoffwerke GmbH aus Krölpa hat in einem gemeinschaftlichen Projekt mit der VSB Solutions GmbH und der eks informatik gmbh die Produkte smartINVOICE und Verifier eingeführt. Seit April kann der Baustoffspezialist damit nun die unterschiedlichsten Belege und Rechnungsformate (Einzel- und Sammelrechnungen, mit und ohne Bestell- sowie Positionsbezug) per Scan erfassen oder direkt per E-Mail eingehende PDF-Rechnungen importieren und automatisiert gezielt an die zuständigen Sachbearbeiter weiterleiten. Davon profitieren bei maxit alle Abteilungen, die von einer preislichen und sachlichen Belegprüfung betroffen sind, insbesondere jedoch die Buchhaltung sowie der Einkauf. IT-Leiterin Anke Adler dazu: „Es ist ein großer Vorteil für uns, dass wir elektronische Dokumente mit Papierrechnungen zusammenführen und Workflow-gesteuert verteilen können. Allen Beteiligten in der Entscheidungskette ist nun jederzeit klar, welche Forderungen offen sind und wie es um den Genehmigungsstatus bestellt ist.“

Die maxit Baustoffwerke GmbH ist bereits seit 1994 Kunde der VSB Solutions GmbH. Im Jahr 2004 erfolgte die Einführung eines internen Rechnungsworkflows unter Verwendung der Produkte WorkflowForms und DataConnector. Aktuell wurde diese Umgebung von der eks informatik gmbh mit den Lösungen smart-INVOICE und Verifier zur Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung erweitert. Das verbindende Element zwischen dem DMS- und Workflow-System ist dabei der LDOX.smartFix-Connector. Dieser stellt die archivierten Dokumente sowie Import- und Export-XML-Dateien bereit und übergibt Extraktionsinformationen an die nachfolgenden Anwendungen. Seit April lassen sich damit nun aus allen Belegen die relevanten Daten automatisiert auslesen und prüfen.

Die Hauptanforderung für die eks informatik gmbh bei maxit bestand darin, die neuen Lösungen so zu konfigurieren, dass sie problemlos mit den bestehenden Anwendungen harmonieren. Kurt Krinner, Geschäftsführer der eks informatik gmbh, dazu: „Die Vielzahl der unterschiedlichen Formatarten der digitalisierten Rechnungen bedingte eine genaue Abstimmung und Koordination der Schnittstelle zwischen den unterschiedlichen Lösungen. Gemeinsam mit maxit und der VSB Solutions GmbH konnte diese anspruchsvolle Aufgabe jedoch gemeistert werden.“

Quelle: www.eks-informatik.com