Messen Personal 2017: IQDoQ stellt digitale Personalakte mit „Alles abgehakt?“-Funktion vor – IQAkte Personal 3.1 treibt digitale HR-Prozesse voran

Auf den Messen Personal Swiss (Zürich, 04.-05.04.2017: Halle 5, Stand B.15), Personal Nord (Hamburg, 25.-26.04.2017: Halle A4, Stand E.13) und Personal Süd (Stuttgart, 09.-10.05.2017: Halle 1, Stand B.17) zeigt die Materna-Tochter IQDoQ eine Preview auf die neue Version 3.1 ihrer digitalen Personalakte IQAkte Personal. Eine neuartige Checklisten-Funktion ermöglicht es der Personalabteilung darin erstmals, HR-Prozesse einfach, flexibel und vor allem selbständig im System abzubilden. Außerdem präsentiert IQDoQ die multimediale Lösung der Schwestergesellschaft Materna TMT für das digitale Onboarding neuer Mitarbeiter.

Bei vielen Arbeitsabläufen in der Personalabteilung müssen die zugehörigen Aufgaben nicht unbedingt in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden – entscheidend ist, dass am Ende alle vollständig erledigt sind. „Ob beispielsweise bei einer Heirat oder einem Antrag auf Elternzeit – damit sie nichts vergessen, behelfen sich viele unserer Kunden bislang mit To-Do-Listen in Word oder Excel“, berichtet Frank Rüttger, Geschäftsführer von IQDoQ. Mit den neuen Excel-Vorlagen der IQAkte Personal lassen sich diese Listen nun schnell übertragen, neu definieren und dann auf Knopfdruck in die digitale Personalakte importieren. Dafür stehen verschiedene Aufgaben-Elemente zur Verfügung: vom „klassischen“ Abhaken über Texteingaben und Belegerwartungen bis hin zur Erzeugung personalisierter Korrespondenzvorlagen. Die Checklisten der IQAkte Personal können mit Bearbeitungsfrist und Wiedervorlagen versehen und am Ende als Protokoll in der Personalakte des Mitarbeiters abgelegt werden. Dabei sind diese in das Rollen- und Rechtesystem der IQAkte Personal eingebunden.

Bei der Konzeption der Checklisten bräuchten Prozessverantwortliche nicht davor zurückzuschrecken, jeden noch so kleinen Arbeitsschritt abzubilden. „Selbst umfangreiche Checklisten mit 20 oder noch mehr Arbeitsschritten bleiben dank einer Reiterstruktur übersichtlich“, verspricht Rüttger und ergänzt: „Erst durch diese Vollständigkeit lassen sich Fehlerquellen im Arbeitsablauf wirklich ausschalten.“ Ein großer Vorteil der Checklisten sei auch, dass neue Mitarbeiter quasi durch die fachlichen Abläufe geführt werden und nicht mehr aufwändig eingewiesen werden müssen.

Dafür, dass neue Mitarbeiter möglichst schnell im Unternehmen ankommen, sorgt auch das Digital-Onboarding-Programm von Materna TMT, das IQDoQ ebenfalls auf den Personalmessen präsentiert. Dessen Module sind vollständig online verfügbar und lassen sich dadurch problemlos in Mitarbeiterportale integrieren. Mit seinem eigenen individuellen Zugang kann jeder Mitarbeiter darin genau die Inhalte abrufen, die für ihn relevant sind: vom personalisierten Begrüßungsvideo des Geschäftsführers über die Kontaktdaten der wichtigsten Ansprechpartner bis hin zur Slide-show rund um die Unternehmenskultur. Ein Team aus Medienprofis und Didaktikern passt die Module vorab an das Corporate Design sowie die Abläufe des Unternehmens an und produziert gegebenenfalls auch neue Inhalte.

„Die digitale Personalakte als zentrales und sicheres Ablagesystem für Mitarbeiterdokumente einzuführen, ist der erste Schritt in Richtung digitale Transformation der Personalabteilung“, betont Rüttger. Alle jene, die kurz davor sind, diesen Schritt zu machen, lädt er ein, sich am Messestand von IQDoQ dann auch beim Scan-Dienstleister imasol zur effizienten Digitalisierung ihrer bestehenden und laufenden Mitarbeiterdokumente beraten lassen. „Das volle Potenzial entfaltet unsere IQAkte Personal aber erst dann, wenn die Kunden darauf aufbauend im zweiten Schritt auch ihre Prozesse digitalisiert haben.“ Wie das genau geht, will er interessierten Personalern auf den Messen im Rahmen seiner Messevorträge zeigen.

 Messevorträge von IQDoQ: Zeit für Change: Digitale HR-Prozesse einfach machen

• Personal Swiss, 05.04. von 11:30 bis 12:15 Uhr in Halle 5, Forum 3
• Personal Nord, 25.04. von 14:40 bis 15:25 Uhr in Halle A4, Praxisforum 1
• Personal Süd, 09.05. von 14:40 bis 15:25 Uhr in Halle 1, Praxisforum 1

Quelle: www.iqdoq.de