ICOM unterstützt bei der Optimierung von Individualkorrespondenz: White Paper gibt konkrete Handlungsanleitungen, wie Unternehmen und öffentliche Verwaltungen ihre Individualkorrespondenz optimieren können

Der Output-Spezialist ICOM hat ein White Paper veröffentlicht. Dieses zeigt auf, wie Unternehmen und öffentliche Verwaltungen ihre Individualkorrespondenzen effizienter verarbeiten können. Der Leser erfährt, welche damit verbundenen Prozesse automatisierbar sind und damit der gesamte Produktionsprozess optimiert wird. Zusätzlich wird dargestellt, wie Mitarbeiter, die individuelle Dokumente verarbeiten, davon profitieren.

Eine effiziente Kommunikation mit Kunden und Bürgern ist essenziell: Rechnungen, Verträge, Antwortschreiben oder Bescheide von Versicherungen und Behörden, Energieversorgern oder Geldinstituten sind typische, täglich anfallende Beispiele. Diese individualisiert erstellten Dokumente müssen den Empfänger fristgerecht und fehlerfrei erreichen und zusätzlich vom Versender revisionssicher aufbewahrt werden. Deren Bearbeitung ist komplex und birgt ein hohes Fehlerrisiko. Zudem sind zahlreiche hochbezahlte Fachkräfte in den Prozess eingebunden, die, ohne Prozessoptimierung, viel Zeit mit profanen Routinetätigkeiten verbringen.

Um eine effizientere, ressourcenschonende und nachvollziehbare Abwicklung von Individualkorrespondenzen zu erreichen, empfiehlt es sich, diese in die zentrale Produktion zu integrieren. Sachbearbeiter werden so entlastet, Kosten reduziert und Vorgänge transparenter.

„Durch die Zusammenführung der gesamten Unternehmenskorrespondenz, also Massen-Output und individuelle Schreiben in eine zentrale Produktion, schaffen wir die Voraussetzung für ein Single-Point-of-Document“, erläutert Klaudia-Fleer-Zerwes, Inhaberin von ICOM Software Research e.K.. „Das ist eine zentrale Stelle, die den Weg eines Dokumentes von seiner Entstehung hinweg über einzelne Stationen in IT, Druck, Kuvertierung oder elektronischen Versand bis hin zur Zustellung überwacht und somit eine zentrale Auskunftsstelle für alle anderen Systeme darstellt. Genau dort gehören auch die dezentral, individuell erstellten Sachbearbeiterbriefe hinein.“

Das White Paper „Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen“ steht auf der Webseite von ICOM Software (www.icomSoftware.de) zum kostenfreien Download zur Verfügung.

Quelle: www.icomsoftware.de