Deutsche Bahn fährt besser mit Reisekosten-App: Mitarbeiter profitieren von mobiler, einfacher und zeitgemäßer Lösung

Mitarbeiter der Deutschen Bahn (DB) können ihre Reisekostenabrechnungen ab sofort auch mobil erfassen und abrechnen, ob mit Smartphone oder Tablet. Sie profitieren von einer bequemen, einfachen und zeitgemäßen Lösung und das immer und überall. Dafür wurde gemeinsam mit Swiss Post Solutions eine Reisekosten-App entwickelt, die nicht nur mit hoher Nutzerfreundlichkeit überzeugt, sondern auch mit dem zuständigen Finanzamt abgestimmt ist. Damit Reisebelege, wie z. B. Hotelrechnungen, Taxiquittungen etc. heute digital per App eingescannt und nach einer Aufbewahrungsfrist von zwei Monaten durch den Mitarbeiter vernichtet werden dürfen, musste DB Personalservice zunächst steuertechnische Hürden überwinden. Denn Reisebelege mussten bisher, auf Grund einer Auflage des Finanzamtes, im Original eingereicht werden.

Jetzt ist das Abrechnen von Dienstreisen deutlich einfacher: Reisedaten in die App eingeben, Belege einscannen und per Knopfdruck an den DB Personalservice senden – fertig. Die Reisedokumente werden anschließend zusammen mit der Reisekostenabrechnung per Tablet oder Smartphone versendet. SPS bereitet alle Daten der eingegangenen Reisekostenabrechnungen auf und übermittelt sie tagesaktuell an die Personalabteilung der Deutschen Bahn. Dazu werden die digitalisierten Dokumente mit OCR-Texterkennungssoftware ausgelesen, manuell geprüft und bei Bedarf archiviert.

HR-Management weiter digitalisieren

„Mit der Reisekosten-App erhalten wir sofort digitale Eingangsdaten, um diese mit Automatisierungsanwendungen direkt weiter verarbeiten zu können. Das lästige Scannen von Papierbögen entfällt damit.“ sagt Oliver Hebold, Leiter Projekte und Informationslogistik im Service Center Personal der Deutschen Bahn AG. „Die Mitarbeiter der Deutschen Bahn profitieren von einem einfachen, bequemen und sicheren Service, den sie jederzeit mobil und international nutzen können.“ Für die Datenübertragung der Reisekostenabrechnungen setzt die DB auf die Secure-Mail-Lösung der Schweizerischen Post, IncaMail.

So sind die Daten besonders sicher, und die Mitarbeiter können ihre E-Mail-Adresse für den Service nutzen. Seit einigen Jahren bietet die Deutsche Bahn ihren Mitarbeitern auch den besonders sicheren digitalen Versand ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen via IncaMail an.

Deutsche Bahn verarbeitet 1,2 Millionen Dienstreiseanträge pro Jahr

Die Reisekosten App wurde von der Idee bis zum ersten Pilotprojekt innerhalb von drei Monaten entwickelt. „In so kurzer Zeit ein solches Projekt zu entwickeln ist uns nur durch eine agile Projektentwicklung gelungen“, sagt Roland Wacker, Strategic Account Executive. „Statt eines Fachkonzepts für die technische Umsetzung haben wir mit einem sogenannten Mockup, einem Dummy der Anwendung, begonnen. So konnte jeder sofort sehen, was noch verbessert werden muss.“ Die App erfasst nicht nur Daten und Belege, sondern prüft diese auch auf Plausibilität und Vollständigkeit. Der Nutzer kann jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand zu seinem Reisekostenantrag einsehen. Seit einigen Monaten erfreut sich die neue App bei den Beschäftigten rasant wachsender Beliebtheit. Bereits die Hälfte aller Anträge werden derzeit über diesen Weg eingereicht. Denn die Erstattung der Reisekosten ist nicht nur digital, sondern auch einfach und schlank geworden. Insgesamt bearbeitet das Unternehmen rund 1,2 Millionen Dienstreiseanträge pro Jahr.

Quelle: www.swisspost.com

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