ICOM Software vereinfacht Produktion von Postzustellungsaufträgen

Der Output-Spezialist ICOM Software unterstützt seine Kunden auch bei der Erstellung von Postzustellungsaufträgen (PZA). Diese nutzen insbesondere Gerichte und öffentliche Verwaltungen auf Bundes-, Länder- sowie kommunaler Ebene, um amtliche Schriftstücke rechtswirksam zu versenden. Postzustellungsaufträge sind im Vergleich zu herkömmlichen Briefen komplex aufgebaut und damit sind bei deren Produktion Besonderheiten zu beachten. Die von ICOM aufeinander abgestimmten Produkte helfen Kunden dabei, diese effizient zu erstellen und nahtlos in den Produktionsprozess zu integrieren.

Bußgelderlasse, Mahnschreiben, Gerichtskorrespondenz… diese Art von Schreiben sind nicht nur für den Empfänger unangenehm. Sie bereiten auch dem Versender Kopfzerbrechen, wenn es um die Erstellung geht. Denn der Postzustellungsauftrag muss zahlreiche Vorgaben einhalten, damit er rechtswirksam ist. Außerdem besteht er aus mehreren Komponenten: Dazu gehören zwei Umschläge – ein äußerer und ein innerer. Im inneren Umschlag befindet sich das amtliche Schriftstück. Der Umschlag wird dann mit der Zustellungsurkunde in einem äußeren Umschlag kuvertiert und kann wie ein gewöhnlicher Brief versendet werden.

ICOM Software ermöglicht mit seinen Softwarelösungen die komplette Produktion dieser Postzustellungsaufträge. Angefangen bei der Analyse der Druckdatenströme bis hin zum Aufbringen der DV-Freimachung. Zuverlässig erstellt die Software auch die entsprechende Kennzeichnung für die Kuvertiersteuerung. Damit ist in der weiteren Verarbeitung eindeutig sichergestellt, dass der jeweilige Bescheid die entsprechende Postzustellungsurkunde beinhaltet. Der Kunde wird damit deutlich entlastet und hat darüber hinaus die Sicherheit, dass sämtliche seiner Postzustellungsaufträge den formalen Vorschriften entsprechen und damit rechtssicher zugestellt werden können.

Der Produktionsablauf gestaltet sich wie folgt: In der Regel liegen zwei getrennte Quelldateien vor, Druckdaten der Postzustellungsurkunden sowie die Daten der amtlichen Schriftstücke. Im ersten Schritt ermittelt ICOM Dokustream ein eindeutiges Vergleichskriterium in beiden Dateien. Das kann beispielsweise ein Aktenzeichen sein. Zunächst werden alle Vorkommen dieses Vergleichskriteriums aus dem Druckfile ausgelesen und in einer Liste als Referenz erfasst. Über diesen Index werden die Druckdaten entsprechend sortiert. So können unvollständige Dokumente erkannt werden. Fehlt zu einer Postzustellungsurkunde der Bescheid, oder umgekehrt, werden die Daten in eine Fehlliste aussortiert.

Der vorbereitete Druckdatenstrom enthält weitere für die anschließende Portooptimierung erforderliche Informationen. Entsprechend der Aktenzeichenliste werden nun die Postleitzahl und die Seitenanzahl ausgelesen. Für jede Sendung, bestehend aus der Urkunde, dem Bescheid sowie den Umschlägen, kann die jeweilige Gewichtsklasse ermittelt werden.
So werden die Sendungen nach Portoklassen aufgeteilt und nach Vorgaben der Deutschen Post portooptimiert sortiert. Es folgt das Aufbringen des Kuvertiercodes sowie der DV-Freimachung, wobei zusätzlich auch die Sendungsnummer festgelegt wird.ICOM Software erstellt alle erforderlichen Begleitzettel sowie Einlieferungslisten und wickelt die Anmeldung der Sendungen im AM.portal der Deutschen Post ab. Die für die PZA-Fertigung druckfertig aufbereiteten Druckdaten werden von ICOM Software an die nachgelagerten Spoolsysteme übergeben. Je nach Ausstattung der Produktionsstraße können Bescheide, Urkunden und Umschläge in einem oder mehreren Durchgängen erstellt werden.

Durch die Kodierung der Sendungsnummer in den Kuvertierzeichen wird das Kuvertiersystem so gesteuert, dass nur zusammengehörige Bescheide, Urkunden und Umschläge zu einer Sendung zusammengefasst werden. Je nach Kuvertiersystem können zusätzliche Markierungen, die im Fensterfeld des amtlichen Schriftstückes aufgebracht sind, für den Match mit der Postzustellungsurkunde genutzt werden.
Der Produktionsverlauf wird von ICOM ProductionControl über einen Soll-Ist-Vergleich festgehalten. Im Falle von Abweichungen kann automatisch der Reprint angestoßen werden. In diesem Fall wird immer beides, amtlicher Bescheid und Urkunde, gedruckt.

Weitere Informationen: https://icomsoftware.de/home/infopoint/wissen/pza-fertigung/ 

Quelle: www.icomsoftware.de

Foto “head”: www.pixabay.com / geralt