E-Rechnungs-Gesetz: Wie gut sind deutsche Unternehmen vorbereitet? Laut jüngster Neopost-Umfrage besteht bei Lieferanten öffentlicher Stellen noch ein enormer Informations- und Handlungsbedarf.

Nach dem E-Rechnungs-Gesetz gelten ab dem 27. November 2018 für die Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen spezielle digitale Einbringungsarten und -formate. Ab dem 27. November 2020 wird die E-Rechnung für Lieferanten öffentlicher Stellen fast ausnahmslos zur Pflicht. Über die Hälfte der betroffenen Unternehmen kennt das E-Rechnungs-Gesetz aber gar nicht. Von denen, die es kennen, müssen fast alle ihre bisherigen Versandwege und -formate umstellen. Drei Viertel von ihnen sind allerdings noch nicht aktiv geworden. Das zeigt die jüngste Onlineumfrage von Neopost, an der 372 Dienstleistungs-, Industrie- und Handelsunternehmen ganz unterschiedlicher Branchen teilnahmen.

Mindestens ein Drittel der Umfrageteilnehmer stellt Rechnungen an öffentliche Stellen: die meisten davon (37%) an Kommunen und Länderbehörden, knapp 26% an Bundesbehörden. Gleichzeitig beteiligt sich mindestens jedes fünfte Unternehmen an öffentlichen Ausschreibungen. Trotzdem haben über 52% der Betroffenen noch nie vom E-Rechnungs-Gesetz gehört – Der aktuelle Informationsbedarf ist hoch. An der technischen Umstellung arbeiten bislang weniger als 25%. Und das, obwohl die neue E-Rechnung bei öffentlichen Ausschreibungen schon bald relevant sein könnte.

„Wir sehen uns in unserem Angebot für E-Invoicing klar bestätigt“, sagt Ronald Kühnelt, Leiter Marketing Communications & Customer Relations bei der Neopost GmbH, und ergänzt: „Eine flexible Portallösung wie die Neopost e-Services ist in mehrfacher Hinsicht sinnvoll. Sie erspart Unternehmen den technischen Umstellungsaufwand und stellt alle Einbringungsarten wie Rechnungsformate bereit. Damit bietet sie Unternehmen einen leichten und sicheren Weg, um die gesetzlichen Vorgaben fristgerecht zu erfüllen.“

Viele Unternehmen setzen schon auf digitalen Versand

Fast 47% der Lieferanten öffentlicher Stellen versenden mindestens die Hälfte ihrer Dokumente bereits elektronisch. Aber auch andere Unternehmen gehen zunehmend digitale Wege. Das zeigt ein Vergleich der aktuellen Onlineumfrage mit der Neopost-Umfrage „Dokumentenversand in Unternehmen“ von 2016. Den vollelektronischen Versand nutzen heute demnach rund 8% mehr als 2016. Interessant ist auch: Nur noch 14% geben ihre Postbearbeitung außer Haus (2016: 20%). Das lässt auf den zunehmenden Einsatz digitaler Lösungen schließen, die eine effiziente Alternative zum Outsourcing bieten.

Bisherige Versandvorlieben machen ein Umdenken nötig

Mehr als 96% der Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern versenden Dokumente bevorzugt als PDF-Datei per E-Mail. Das ist nicht nur bezüglich Datenschutz und Revisionssicherheit kritisch zu sehen, sondern auch mit Blick auf die offizielle E-Rechnung. Denn das neue Gesetz fordert Rechnungen im strukturierten Datenformat gemäß EU-Standard, die per Webportal einzubringen sind. Das macht nicht nur ein Umdenken nötig, sondern auch umfangreiche IT-Anpassungen. Anpassungen, die Unternehmen sich sparen können – mit einer webbasierten Lösung, die allen gesetzlichen Anforderungen gerecht wird.

Alle Ergebnisse der Neopost-Onlineumfrage 2018 finden Sie hier: https://mail.quadient.com/de/homepage

Quelle: https://mail.quadient.com/de/homepage