CEBIT: ecoDMS automatisiert dokumentenbasierte Prozesse

Vorabpremiere für Major Release von ecoDMS Archiv, aktualisiertes ecoMAILZ, sowie die neuen Produkte ecoSAM und ecoWorkflow

Auf der neuen CEBIT vom 11. bis 15. Juni 2018 in Hannover präsentiert die ecoDMS GmbH gemeinsam mit sechs Mitausstellern maßgeschneidertes Dokumentenmanagement zum günstigen Einstiegspreis. Hierzu gehört das neue Major Release vom ecoDMS Archiv, in das die Besucher der Messe schon vor der Veröffentlichung einen Einblick erhalten. Zudem erfahren Unternehmen, wie sie ecoDMS Archiv mit der E-Mail-Archivierungslösung ecoMAILZ, der Automatisierungskomponente ecoSAM sowie dem ebenfalls neuen Workflowsystem ecoWorkflow bedarfsgerecht erweitern können.

„Die neue CEBIT transportiert als Europas Business-Festival für Innovation und Digitalisierung unseren Leitgedanken, Unternehmen einfachen Zugang zu den Vorteilen der digitalen Welt zu bieten“, erklärt Michael Schmitz, einer der Geschäftsführer der ecoDMS GmbH. „Deshalb haben wir uns entschieden, dort das kommende Major Release unserer Dokumenten-Management-Lösung ecoDMS Archiv vorzustellen.“ 

Es zeichnet sich durch eine komplett mobile Oberfläche aus, während der Desktop Client weiterhin verfügbar ist. Die plattformunabhängige Lösung ermöglicht es, sämtliche Dokumente mit wenigen Mausklicks zu scannen, zu archivieren, zu verwalten und schnell wiederzufinden. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle für die zuständigen Anwender ab. Moderne Suchfunktionen gestalten die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software ist nicht nur leicht zu bedienen, sondern auch schnell installiert und für nur 69 Euro inklusive Umsatzsteuer im Webshop verfügbar.

Bedarfsgerechte Erweiterungen

Als Ergänzung dazu stellt das Team von ecoDMS ihr Produkt ecoMAILZ vor. Dabei handelt es sich um eine Lösung zur rechtssicheren Archivierung von E-Mails, inklusive deren Anhängen, direkt vom Mailserver. Besonderheit ist ein zweistufiges Archivierungskonzept. In dessen Rahmen kann zum Schutz der Privatsphäre eine Sichtungsfrist definiert werden. Während dieser besteht die Option, E-Mails als privat zu deklarieren, um nicht dauerhaft archiviert zu werden. Die im zentralen Archiv gespeicherten E-Mails lassen sich schnell am PC, Handy und Tablet wiederfinden. ecoMAILZ ist für 49 Euro pro Benutzer online erhältlich.

Ein weiteres Highlight, über die sich Besucher der CEBIT am Messestand von ecoDMS vor ihrer Veröffentlichung gegen Ende des Jahres informieren können, ist der auf der neuen Version von ecoDMS basierende Smart Archive Manager ecoSAM. Mit ihm haben Anwender die Möglichkeit, Dokumentenprozesse innerhalb von ecoDMS zu automatisieren. Über eine einfach zu bedienende Oberfläche lassen sich verschiedene Module konfigurieren. Dadurch ergeben sich Einsatzszenarien wie die Überwachung eines dedizierten E-Mail-Kontos verbunden mit der automatischen Archivierung und Vergabe von Klassifizierungsattributen oder das automatische Vergeben von Berechtigungen für Eingangsrechnungen. „Unternehmen fragen verstärkt nach solchen Funktionen. Daher haben wir daran gearbeitet, mit einer speziellen Lösung das Interesse für die mögliche Automatisierung von Geschäftsabläufen zu wecken“, sagt Michael Schmitz. Dementsprechend ist auch der Preis gestaltet. Die im Webshop erhältliche Lösung ecoSAM kostet 99 Euro inklusive Umsatzsteuer pro ecoDMS Server, unabhängig von der Anzahl der Anwender.

Anwendungsvielfalt durch Workflow-Integration

Für Unternehmen, die ihr Automatisierungspotenzial bereits ausgelotet und umfangreichere Einsatzgebiete identifiziert haben, stellt ecoDMS ihre Lösung ecoWorkflow vor. Dadurch, dass es sich dabei um ein offenes Workflow-System handelt, lassen sich auch Abläufe außerhalb von ecoDMS Archiv automatisieren. Zahlreiche Module ermöglichen eine Vielzahl von Funktionen, unter anderem Im- und Export von Daten, Benachrichtigungen und Kalendereinträgen. Prozessbeteiligte können über dynamisch erzeugte Oberflächen aktiv eingebunden werden. Eine zentrale Aufgabenverwaltung stellt den Benutzern ihre Gruppen- und Einzelaufgaben mit Hilfe einer modernen Weboberfläche dar. Diese Weboberfläche orientiert sich an der neuen Version von ecoDMS Archiv. Über eine offene Schnittstelle können andere Softwareanbieter ihre Lösungen mit ecoWorkflow verbinden. Beispiele werden am Messestand präsentiert.

Sämtliche Produkte werden in Vorträgen und Live-Demonstrationen vorgestellt. Darüber hinaus können die Messebesucher mit den Experten der ecoDMS GmbH ins Gespräch kommen. ecoDMS sowie ihre Partner aconitas GmbH, blue:solution software GmbH, BROTHER INTERNATIONAL GmbH, Brunner GmbH & Co. KG, Grothe IT-Service GmbH und Intellekta GmbH sind in Halle 15 an Stand D58 zu finden.

Quelle: www.ecodms.de