Smartes Portal macht elektronische Rechnungen einfach: Sicherer Austausch von Dokumenten in unterschiedlichen Formaten

Die Standardisierung des elektronischen Rechnungsaustauschs ist ein lang gehegter Wunsch – mit dem ZUGFeRD-Format schien er in greifbare Nähe gerückt. Die jüngere Entwicklung bringt aber mit der XRechnung einen neuen Player ins Spiel, der für den digitalen Rechnungsaustausch mit Behörden verpflichtend zu nutzen ist. Damit scheint eine einheitliche Lösung auf absehbare Zeit unwahrscheinlich. Wer in der Rechnungsschreibung dennoch nicht mit mehreren Formaten hantieren möchte, für den ist die Nutzung eines Business-Portals eine gute Alternative, das als Mittler zwischen Absender und Empfänger fungiert.

Das Dilemma ist offensichtlich: Unternehmen, die für öffentliche Auftraggeber arbeiten wollen, müssen künftig die XRechnung verwenden. Weil deren Standard aber keine Sichtkomponente enthält, eignet er sich nicht, um einem Privatkunden eine Rechnung zuzustellen. Als Ausweg käme eine Hybridlösung in Frage, die beide Anforderungen abdeckt. Mit ZUGFeRD 2.0 etwa ist genau so eine Lösung angedacht. Doch bei der öffentlichen Verwaltung gibt es unterschiedliche Ansichten und zumindest einige Behörden benötigen kein Belegbild.

Da vor diesem Hintergrund kein einheitliches Format genutzt werden kann, empfiehlt sich ein Übersetzer. Einen solchen stellt beispielsweise die DATEV eG mit dem Portal SmartTransfer bereit. Es eignet sich als universelle Lösung über elektronische Rechnungen hinaus auch zum Austausch von weiteren Geschäftsdokumenten wie Gutschriften, Bestellungen, Mahnungen oder Gebührenbescheiden. Der Vorteil: Da das Portal quasi die Funktion eines Dolmetschers und eines elektronischen Postboten im Formatdschungel übernimmt, müssen sich die Anwender mit ihren Geschäftspartnern nicht auf ein gemeinsames Datenformat und einen gemeinsamen Übermittlungskanal verständigen.

Eine Lösung für alle Dokumente

DATEV SmartTransfer hilft Unternehmen dabei, den Postein- wie auch den Postausgang ohne Aufwand zu vereinheitlichen und sich mit Geschäftspartnern zu vernetzen. Dabei unterstützt das Portal eine Vielzahl an Übertragungskanälen und diversen elektronischen Formaten. Informationen können sowohl in bildhafter Darstellung (etwa als PDF, PDF/A oder TIFF) als auch in Form einer Transaktionsdatei in den vom Empfänger gewünschten Formaten (z.B. EDIFACT, XML, IDoc usw.) unkompliziert gesendet und empfangen werden.

Das Portal lässt sich auch einfach an alle gängigen ERP-Systeme oder rechnungserstellenden Programme anbinden, sodass der Rechnungsversand direkt aus dem jeweiligen System angestoßen werden kann. Eingehende Dokumente lassen sich zudem prüfen und freigeben. Alle versendeten und empfangenen Dokumente können für die Erstellung der Buchführung direkt an den Steuerberater weitergegeben werden. Somit entstehen durchgängige digitale Prozesse direkt bis in die Kanzlei.

Teil eines größeren Ganzen

DATEV SmartTransfer ist in ein übergreifendes Netzwerk eingebunden: Im TRAFFIQX-Verbund sind außerdem Anbieter wie die Bundesdruckerei, SGH, Neopost Deutschland, Asterion, BeCloud oder b4value.net angebunden. Jedes dieser Unternehmen betreibt jeweils als eigenständige Dienstleistung einen Knotenpunkt im Netzwerk. Dadurch muss sich ein Rechnungsempfänger nur einmal auf einem dieser Portale anmelden. Er wird damit auch für Versender erreichbar, die Kunden eines anderen Portals sind

Als Verbund profitiert jeder Knotenpunkt von den Entwicklungen und Möglichkeiten des anderen. Außerdem kommen alle Kunden in den Genuss der attraktiven Konditionen, die sich durch die hohen Übertragungsvolumina des Netzwerks realisieren lassen – selbst beim konventionellen Versand per Briefpost. Bereits heute werden jeden Monat mehrere Millionen Dokumente auf diesem Wege zwischen Unternehmen transferiert – mit stark steigender Tendenz.

Das TRAFFIQX-Netzwerk ist auch die erste Adresse für den Pilotbetrieb zur Verwendung der XRechnung, den das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) und das Bundesministerium der Finanzen (BMF) im Juli 2018 starten. Dabei werden elektronische Rechnungsbelege von Lieferanten über das angeschlossene Portal der Bundesdruckerei im Format XRechnung an das „eRechnungsportal Bund“ transferiert.

Quelle: www.datev.de

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