Anwenderbericht: Schnelle Postsortierung per Sprachsteuerung mit ISIVOICE®

Das professionelle Sortiersystem per Sprachsteuerung im täglichen Einsatz bei der medac GmbH

Wer immer nur auf ausgetretenen Wegen geht, darf sich nicht wundern, wenn er kein Neuland erobert. Diese Erkenntnis treibt medac seit der Gründung 1970 an. Seither beschreitet dieser Hidden Champion der Pharmabranche sehr erfolgreich neue Wege, um Patienten auf der ganzen Welt bestmögliche Unterstützung zu ermöglichen. Aber was genau versteckt sich hinter dem Namen medac?

Die Pharma-Profis aus Schleswig-Holstein

Die medac Gesellschaft für klinische Spezialpräparate mbH ist ein global tätiges, in Deutschland ansässiges Pharmaunternehmen mit Sitz im schleswig-holsteinischen Wedel und Tornesch. medac fokussiert sich auf Therapeutika zur Behandlung onkologischer, urologischer und autoimmuner Erkrankungen sowie deren Begleiterscheinungen – und das bereits seit fast einem halben Jahrhundert sehr erfolgreich. Dabei hat es sich medac zur Aufgabe gemacht, Patienten die bestmögliche Unterstützung zu bieten und richtet das gesamte Know-how darauf aus, für Patienten, Ärzte, Laborpersonal und Kliniken qualitativ einwandfreie und sichere Produkte bereitzustellen. Auf einen Nenner gebracht: medac entwickelt patientenfreundliche Anwendungen für mehr Lebensqualität. In der Zentrale in Wedel sind ca. 1300 Mitarbeiter in ca. 80 Abteilungen mit den unterschiedlichsten Aufgabenstellungen rund um sichere Diagnosen und wirkungsvolle Therapien beschäftigt. Im Wedel’er Headquarter befinden sich die Geschäftsführung, Verwaltung und die Abteilung für Forschung und Entwicklung. Das Logistikzentrum befindet sich ca. 16 km entfernt in Tornesch. Den hohen Maßstab, den das Unternehmen an seine Mitarbeiter und Produkte anlegt, legt es selbstverständlich auch bei seinen Geschäftspartnern an. Kein Wunder, dass bei der Frage „Wie können wir unsere Poststelle effizienter gestalten?“ schnell HEFTER Systemform ins Spiel kam.

Die Post ist da…

Anhand der Unternehmensgröße kann man sich gut vorstellen, dass die Poststelle im Erdgeschoss der medac Zentrale große Mengen an externer und interner Post verarbeiten und vor allem an die richtige Frau bzw. den richtigen Mann bringen muss. Und hier kommt das sprachgesteuerte Sortiersystem ISIVOICE von HEFTER Systemform ins Spiel.

Postsortierregal der Firma medac mit über 80 Fächern der Abteilungen

Post, Post, Post…

Zweimal am Tag bekommt die Poststelle eine große Lieferung an Briefen. Zuerst kommt morgens die externe Post und später wird dann auch noch die gesammelte Hauspost der ca. 80 Abteilungen vom internen Mitarbeiter der Poststelle angeliefert. Vor der Installation von ISIVOICE mussten die Damen von der Poststelle jeden einzelnen Mitarbeiter und dessen Abteilung entweder im Kopf haben, oder im schlechtesten Falle im System nachschauen, zu welcher Abteilung die jeweilige Postsendung zugeordnet werden muss. Dies war vor allem bei Mitarbeiterwechseln häufig der Fall und war extrem zeitaufwändig. Ebenso musste man wissen, welche Briefe man öffnen durfte und welche nicht. Diese Arbeit bedurfte also vieler interner Kenntnisse und oftmals auch zeitraubenden Recherchetätigkeiten.

ISIVOICE® – das sprachgesteuerte Sortiersystem

Diese zeitaufwändigen Arbeiten gehören bei medac seit Anfang des Jahres der Vergangenheit an. Seit Januar kommt nämlich zwei Mal am Tag das sprachgesteuerte Sortiersystem ISIVOICE von HEFTER Systemform zum Einsatz. Das System wurde auf Basis der Datensätze von medac vor Ort installiert. Nötig ist im Endeffekt nur eine Excelliste mit allen Mitarbeitern, deren Abteilungen und ggf. bestimmte Kriterien für die einzelnen Mitarbeiter (z.B. darf ein Brief geöffnet werden: ja/nein). Diese Excelliste wurde mit dem ISIVOICE Programm gekoppelt und am Sortierschrank wurden ebenfalls gekoppelte LED Streifen angebracht. So wird jedem Fach bzw. jeder Abteilung ein LED-Bereich zugeordnet.

Gehorcht aufs Wort

Nach der Installation der Software und Anbringung der LED Streifen kann es auch schon losgehen. Einfach Headset aufsetzen und anschalten, Briefe in die Hand nehmen und den jeweiligen Empfänger des Briefes vorlesen. Sofort erfasst ISIVOICE die gesprochenen Informationen und spricht dem Nutzer das passende Fach über das Headset ins Ohr. Zusätzlich leuchtet am betreffenden Fach des Empfängers ein LED Licht. So wird dem Nutzer akustisch und visuell das richtige Fach vorgegeben. Sollte für den jeweiligen Empfänger ein Verbot zur Öffnung des Briefes vorliegen, leuchten alle LEDs z.B. rot und diese Briefe werden gemäß den internen Vorgaben weiterverarbeitet. Es wäre zudem möglich die Empfänger z.B. bei Einschreiben etc. per E-Mail über den Eingang der Postsendungen zu informieren. Das macht z. B. bei Poststellen mit Selbstabholung Sinn. Außerdem ist es möglich für bestimmte Empfänger automatisch Etiketten zu drucken, wenn Postsendungen z.B. extern in andere Firmengebäude verbracht werden müssen.

Zeit für andere Aufgaben

Bei medac ist man begeistert von ISIVOICE. Mussten zuvor zwei Mitarbeiterinnen die Post sortieren, kann diese Aufgabe jetzt ganz einfach und schnell von einer Dame in der Poststelle erledigt werden. ISIVOICE arbeitet fehlerfrei und kann auch von ungeübten Nutzern ohne große Einarbeitungszeit verwendet werden.

Neue Mitarbeiter? ISIVOICE kennt sie alle

Ein erfolgreiches und wachsendes Unternehmen wie medac stellt natürlich auch immer wieder neue Mitarbeiter/innen ein, Mitarbeiter/innen gehen in Elternzeit, wechseln die Abteilung oder verlassen das Unternehmen. Durch die permanente Aktualisierung der Stammdaten auf die ISIVOICE zugreift, ist die Poststelle immer auf dem aktuellen Stand und die Briefe können richtig sortiert werden. Zeitaufwändiges Suchen und Telefonieren gehört damit der Vergangenheit an.

Alle Wünsche erfüllt

Viel Lob von medac gilt auch dem HEFTER SystemformService. Der HEFTER-Techniker installierte die Software gemäß den Wünschen und Vorgaben der beteiligten Abteilungen und schulte die Nutzer wie sie ISIVOICE schnell und einfach bedienen können. Auch nach der Installation standen die Techniker und der Produktmanager Peter Wiesböck für kleinere Optimierungen natürlich jederzeit zur Verfügung. Ein Miteinander und die Unterstützung der Kunden um ein optimales Ergebnis zu erzielen, stehen nämlich nicht nur für medac im Bereich Pharma, sondern auch für HEFTER Systemform bei der Postbearbeitung im Vordergrund.

Quelle / Weitere Informationen: www.hefter-systemform.com bzw. www.medac.de