Sicher, günstig und schnell zugänglich aufbewahren

– Langjährig erfahrener Spezialist für Dokumentenarchivierung, Aktenlogistik und -pflege bietet branchenübergreifend passgenaue Lösungen für physische Archivierung und Dokumentenverwaltung

– Ganzheitliche Beratung der Gehring Group bringt gesetzliche und betriebliche Anforderungen mit individuellen Gegebenheiten auf einen Nenner

Der Jahreswechsel wird privat oft zum Anlass genommen für gute Vorsätze, im Geschäftsleben jedoch bringt der 1. Januar regelmäßig Entscheidungen rund um die Langzeitaufbewahrung von Dokumenten mit sich: Was etwa muss von Gesetzeswegen archiviert werden, welche Unterlagen können wie entsorgt werden und auf welche Archivalien aus dem Vorjahr muss man nach ihrer Einlagerung voraussichtlich noch öfter inhaltlich zugreifen? Bei der Beantwortung von Fragen wie diesen unterstützt die Gehring Group mit umfassendem Know-how und Erfahrungsschatz im Archivwesen. Unabhängig von der kostenlosen und unverbindlichen Erstberatung bietet das inhabergeführte Unternehmen ein modulares Rundumpaket zur physischen Archivierung an. Dieses reicht von der Indexierung der zu archivierenden Akten und Einlagerung im Hochsicherheitslager bis hin zu Verwaltung, dem Zugriff im Bedarfsfall und der fachgerechten Entsorgung bei Erreichen des Aufbewahrungsendes.

Die Gehring Group unterstützt zudem mit einem eigenen Scan-Center bei der Digitalisierung von Dokumenten aller Art; in diesen Angebotsbereich gehören ebenso Dienstleistungen wie der Aufbau und die Pflege digitale und hybride Archive sowie auch eine ausgelagerte digitale Poststelle. Hinzu kommen die selbstentwickelten und anwendungsbewährten Software-Produkte der Gehring Group: der Profi-Scan-Client ArchiCapture® und das Aktenverwaltungsprogramm ArchiStore® zur Führung von physischen Inhouse-Archiven.

Externe Aktenarchive mehrfach von Vorteil

Das Gesetz verpflichtet Unternehmen aller Branchen zur ordnungsgemäßen Ablage bestimmter Dokumente und setzt Fristen für die Aufbewahrung. Die dadurch erforderliche Archivierung beinhaltet die Vorgabe, im Bedarfsfall auf die Dokumente jederzeit zugreifen zu können. Um sicher, günstig und schnell zugänglich aufbewahren zu können, sind grundsätzlich Konzepte sowie Raum und Personal und damit kostenintensive Ressourcen notwendig. Oftmals mangelt es jedoch bereits an den geeigneten Räumen für eine entsprechende Akteneinlagerung, um die Unterlagen geschützt vor Brand, Überschwemmung oder auch dem Zugriff Dritter aufzubewahren; ähnliches gilt für verfügbare Mitarbeiter und gut funktionierende Ablagesysteme, die den schnellen und sicheren Zugriff auf benötigte Dokumente gewährleisten. Das externe Aktenarchiv der Gehring Group bietet dies alles aus einer Hand.

Sichere Workflows – unabhängig von Datenvolumina

Ein externes Archiv kann sich für Unternehmen aller Größenordnungen lohnen; das gilt auch für kleinere Betriebe mit Aktenarchiven von nur wenigen Regalmetern. Zunächst wird jeweils im Rahmen einer detaillierten Analyse der Archivstruktur und unter Berücksichtigung der Erwartungshaltung des Kunden vor Ort die bestmögliche Archivierungsform ermittelt. Im Anschluss erfolgt der Transport in ein Hochsicherheitslager der Gehring Group, danach werden die Daten umgehend erfasst – je nach Bedarf bis auf Einzelbelegebene –, wobei jedes Dokument eine eindeutige Kennzeichnung per Barcode erhält. Die eigenentwickelte Software ArchiStore® ermöglicht es, die so gelagerten Dokumente anhand einer Volltextrecherche und/oder einer numerischen Suche in kürzester Zeit zu finden. Nach einer optionalen Kontrolle im Vier-Augen-Prinzip werden die Dokumente dann in anonymen und codierten Archivkartons ihren verteilten Stellplätzen zugewiesen und sind dadurch noch besser geschützt.

Benötigen die Kunden ihre Dokumente, so fordern sie sie über das Online-Portal der Gehring Group oder wahlweise per E-Mail oder per Fax an. Nach der Kontrolle der Zugriffsberechtigung und der Freigabe entnehmen die Mitarbeiterdas gewünschte Dokument und senden es innerhalb kürzester Zeit (auf Wunsch innerhalb von 15 Minuten) entweder im Original oder als Kopie per Kurier, Fax, Post oder digital als Scan-on-Demand, darüber hinaus ist auch eine Einsicht vor Ort möglich.

„Im Archivwesen müssen teils äußerst individuelle Gegebenheiten und Anforderungen in sichere und effiziente Prozesse überführt werden – genau hier liegt die Stärke der Gehring Group und ihrer erfahrenen Berater“, erklärt Nils Gehring, Gesellschafter und Mitglied der Geschäftsführung der Gehring Group. „Sicherheit muss nicht teuer sein, in diesem Fall erhöht sie sogar die Wirtschaftlichkeit. So sind beim Outsourcen der Aktenarchive an die Gehring Group für die Kunden Kostenersparnisse bezüglich der räumlichen und personellen Ressourcen von bis zu 70 Prozent durchaus realistische Erfahrungswerte.“

Quelle: www.gehring.group