Handelsunternehmen Glatz digitalisiert Rechnungseingangsverarbeitung mit Kendox

Das österreichische Handelsunternehmen Glatz GmbH setzt bei der Digitalisierung seiner Rechnungseingangsverarbeitung auf den Schweizer DMS-Spezialisten Kendox. In dem aktuell gestarteten Digitalisierungs-Projekt implementiert die Glatz-Gruppe das Dokumentenmanagement-System (DMS) „InfoShare“ von Kendox. Das Unternehmen verfügt über mehrere Niederlassungen und internationale Tochterunternehmen und wird mit der DMS-Software zunächst den Eingangsrechnungs-Workflow automatisieren. Zudem wird eine digitale Vertragsaktenverwaltung sowie die Verwaltung der Personaldaten in einer digitalen Personalakte umgesetzt.

Als internationaler Handelsexperte für Lebensmittel, Agrarrohstoffe und deren Logistik ist die Glatz-Gruppe international tätig und unterhält ein stabiles Lieferantennetzwerk auf der ganzen Welt. Dabei verarbeitet der Foodbroker jährlich bis zu 17.000 Rechnungsbelege. Ziel des DMS-Projekts mit Kendox ist es, die derzeitige physische Archivierung von Rechnungen und anderen Dokumenten der Warenwirtschaft digital zu gestalten. Dabei sollen alle Dokumente so abgelegt und wiedergefunden werden können, wie es die Mitarbeiter auch von der physischen Ablage gewohnt sind. Ein Kernaspekt für die Umsetzung ist die Einbindung der bei Glatz verwendeten ERP- und Warenwirtschafts-Software „Trade Control“, über die rund 95 Prozent der Dokumente gebucht werden, sowie der Finanzbuchhaltungs-Lösung. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Belege später auch im Warenwirtschaftssystem auffindbar sind und aufgerufen werden können.

Neben der Digitalisierung der eingehenden Belege wird in „InfoShare“ auch der Genehmigungsprozess abgebildet. Damit soll eine effiziente und vor allem transparente Freigabe eingehender Rechnungen ermöglicht werden. Im Rahmen dieses Prozesses ist auch die digital unterstützte Kontierung der Rechnungsbelege vorgesehen, die anschließend in das vorhandene ERP-System übergeben werden.

„Der regelmäßige Aufwand für die Verteilung, Verarbeitung und Archivierung der eingehenden Belege in einem Unternehmen unserer Größe ist enorm. Uns war es wichtig, eine Software-Lösung zu finden, mit der wir bei eingehenden Rechnungen automatisiert die Belegdaten auf Kopf- und Positionsdatenebene extrahieren können. Gleichzeitig sollte die Lösung auch den Prüfungs- und Freigabeprozess vereinfachen und beschleunigen, die Archivierung nach bestimmten Kategorien – wie z.B. Kunden-, Lieferanten-, und Vertragsakte – ermöglichen und die geplante Einführung der ‚Digitalen Personalakte‘ unterstützen. Wir haben diverse Lösungen geprüft und uns schließlich für „InfoShare“ entschieden, das aufgrund seines Funktionsumfanges sowie der Integrationsmöglichkeit mit unseren vorhandenen Anwendungen überzeugt hat,“ erklärt Mag. Stefan Wohlmuth, Leiter Controlling und IT bei Glatz.

Quelle: www.kendox.com

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