Warum sich Postdienstleister von einer manuellen Datenerfassung verabschieden sollten

Zeit ist Geld: Warum Sie sich von einer manuellen Datenerfassung verabschieden sollten

Vorteile ausgelagerter Digitalisierungsservices am Beispiel der Videocodierung für Briefdienstleister

Ausgelagerte Digitalisierungsservices sind vor allem dann nützlich, wenn die manuelle Erfassung von Daten sehr kostenaufwendig, zeitkritisch und personalintensiv ist. Dabei blockiert der beanspruchte Zeit- und Personalbedarf zumeist wertvolle Ressourcen, die für andere Tätigkeiten im Alltagsgeschäft dringend benötigt werden. Die Auslagerung interner Prozesse an Support-Dienstleister verspricht mehr Effizienz und niedrigere Kosten. Wie effektiv die Datenerfassung durch Dritte tatsächlich ist, zeigt sich anschaulich am Beispiel der Videocodierung für Postdienstleister.

Verzögerung des Sortierprozesses durch manuelle Datenerfassung

Bevor ein Brief ausgetragen werden kann, wird er im Sortierzentrum eines Briefdienstleisters seinem Zustellbezirk zugeordnet. Dafür werden alle Briefe per Fließband durch eine Sortieranlage befördert, mittels Videocodierung fotografisch erfasst und automatisiert dem Behälter mit dem richtigen Sortierziel zugeordnet. Hin und wieder kommt es jedoch vor, dass eine Briefsendung nicht zuordenbar ist. Die Gründe dafür sind unterschiedlich: Mal kennt die Datenbank die Adresse nicht, mal ist die Anschrift unvollständig und mal wird sie gar nicht erst von der Sortiermaschine erkannt. In solchen Fällen landet der Brief in einem Behälter für nicht-zuordenbare Sendungen. Damit der Brief trotzdem zugestellt werden kann, muss ein Mitarbeiter die mit der Videocodierung festgehaltene Fotografie des Briefes am PC manuell abrufen und mit Informationen in der Adressdatenbank abgleichen. Dabei beansprucht die händische Bestimmung des richtigen Sortierziels nicht selten in erhöhtem Maße die personellen und zeitlichen Ressourcen der Briefdienstleister und verzögert den Zustellprozess.

Die größte Herausforderung beim Prozess der Videocodierung liegt allerdings im nahezu unkalkulierbaren Personalbedarf. Da die Sortierzentren zumeist nicht ganztags in Betrieb sind, müssen sie innerhalb einer bestimmten Zeit eine gewisse Anzahl an Sendungen codieren. Der Haken: Diese Anzahl ist vorher nicht bekannt und variiert mitunter sehr stark. Grund dafür sind nicht nur saisonale Sendungsspitzen – z.B. in der Weihnachtszeit – sondern vor allem die stark schwankenden Briefmengen an ganz gewöhnlichen Tagen, die sich nur bedingt prognostizieren lassen. So treten phasenweise unerwartet hohe Sendungsaufkommen auf, die wiederum nicht weniger häufig von Phasen langer Leerlaufzeiten abgelöst werden. Darauf müssen Briefdienstleister täglich flexibel reagieren und ihren Mitarbeitern immer wieder übergangsweise andere Tätigkeiten zuweisen.

Problematisch ist neben der komplizierten Personalplanung jedoch auch die Rekrutierung geeigneter Mitarbeiter für den Prozess der Videocodierung. Die aus Sicht der Arbeitnehmer eher unattraktiv wahrgenommenen Arbeitsbedingungen – Nachtarbeit und mangelnde Aufstiegsmöglichkeiten -, erschweren es Briefdienstleistern zusätzlich, neben dem ohnehin bestehenden Fachkräftemangel geeignete Mitarbeiter zu finden.

Skalierbarkeit, Effizienzsteigerung und Kostenersparnis durch ausgelagerte Digitalisierungsprozesse

Die genannten Schwierigkeiten zeigen sehr deutlich, dass eine Videocodierung durch Mitarbeiter “im eigenen Haus” ein sehr diffiziles Unterfangen ist, bei dem Aufwand und Nutzen in keinem ausgeglichenen Verhältnis zueinander stehen. Eine Alternative dafür stellt die Kooperation mit externen Dienstleistern dar, die Briefdienstleister bei der Datenerfassung deutlich entlasten. Dabei liegt der größte Vorteil eines ausgelagerten Digitalisierungsservices darin, dass auch unvorhersehbare Schwankungen im Sendungsvolumen keinen Einfluss auf das Alltagsgeschäft des Postdienstleisters haben. Da beim externen Auftragnehmer ein großer Pool an Service-Mitarbeitern zu den Auftragsanforderungen geschult ist, sind diese jederzeit flexibel abrufbar, so dass dynamische Anpassungen an sich ändernde Bedingungen auch kurzfristig möglich sind. Regelmäßige Qualitätskontrollen stellen dabei ein einheitlich hohes Niveau bei der Bearbeitung der Codieraufträge sicher.

Der modifizierte Ablauf ist einfach wie funktional: Wenn ein Brief nicht automatisiert seinem Sortierziel zugeordnet werden kann, können sich externe Support-Mitarbeiter in das System des Briefdienstleisters zuschalten, die Datei der aufgezeichneten Aufnahme abrufen und anschließend entschlüsseln. Ab hier erfolgt der bereits bekannte Prozess. Die Sendungsadresse wird mit den zur Verfügung gestellten Informationen in der Datenbank abgeglichen und das richtige Sortierziel manuell zugeordnet. Nach erfolgreicher Entschlüsselung kann der Behälter mit den aussortierten Objekten erneut die Sortieranlage durchlaufen und die Briefe korrekt werden verteilt.

Der große Mehrwert, der sich durch das Outsourcing des Prozesses ergibt, ist die Einhaltung von Qualitätsstandards durch die Gewährleistung der Laufzeiten. Zugleich profitieren Briefdienstleister von der gesteigerten Flexibilität und Skalierbarkeit der eigenen Prozesse bei der Sortierung von Briefen. Prinzipiell jeder Briefdienstleister, der im Besitz einer Sortieranlage ist, kann von der Auslagerung der Videocoding-Services profitieren.

Fazit: Händische Datenerfassung adé

Digitalisierungsservices wie die Videocodierung können Postdienstleister bei der täglichen Erfassung von Daten deutlich entlasten. Da jedes Unternehmen jedoch unterschiedliche Vorgehensweisen für die Datenerhebung und -verarbeitung hat, sind solche Dienstleistungen stets individuell abzustimmen. Prinzipiell findet sich für jedes Anliegen, bei dem es um die Digitalisierung manueller Daten geht, eine komfortable Lösung. Beispiele aus dem Postbereich können die Erfassung von Paketscheinen sein, Übergabebescheinigungen, Zustellurkunden & Einschreiben, Nachsendeaufträge, Redressen und alle anderen händisch ausgefüllten Informationen.

Erforderlich für den Digitalisierungsprozess ist lediglich eine genaue Vorplanung, also wie und wann die Daten sicher und zuverlässig zum Outsourcing-Partner gelangen. Zugleich ist zu bestimmen, in welcher Form die digitalisierten Daten zur Verfügung gestellt werden sollen, damit sie nutzbringend vom Kunden weiterverarbeitet werden können. Mit der Unterstützung erfahrener Experten gelingt die einfache Integration einer maßgeschneiderten Digitalisierungs-Lösung in bestehende Prozesse.

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Quelle: www.spectos.com