Optimierter Rechnungsworkflow – schnellere Freigabeprozesse: Rhomberg Bau digitalisiert Rechnungsverarbeitung mit Kendox

Rhomberg Bau, ein führender Komplettanbieter im Bereich Bauen und Wohnen, implementiert mithilfe des Schweizer DMS-Spezialisten Kendox einen digitalisierten und einheitlichen Prozess bei der Rechnungsverarbeitung. Dadurch erzielt das Unternehmen eine schnellere Durch-laufzeit beim Freigabeprozess von Rechnungen und damit einhergehende Kosteneinsparungen. Gleichzeitig wird die Einhaltung der gesetzlichen Rechnungsmerkmale gemäß Umsatzsteuergesetz im Workflow sichergestellt.

Die Buchhaltungsabteilung der Rhomberg Bau GmbH koordiniert als Dienstleister innerhalb der international agierenden Rhomberg Gruppe den Rechnungsworkflow für über 60 Firmen. Hierbei fallen jährlich rund 40.000 Eingangsrechnungen an. Um diese zu digitalisieren und deren Bearbeitung zu erleichtern, setzt Rhomberg Bau auf das «task-><-link» System von Kendox – eine auf dem IBM System i (AS/400) basierende Lösung für die Baubranche.

Ziel des Projekts mit Kendox war die Optimierung der Freigabeprozesse für Papierrechnungen durch die Implementierung eines firmenweiten Workflows für eine zentrale Eingangsverarbeitung in der Buchhaltung sowie die sichere und genau dokumentierte Weiterverarbeitung und Archivierung. Vor der Umstellung gingen die Eingangsrechnungen in Papierform an den jeweiligen Sachbearbeiter. «Unter Umständen konnte es zwei bis drei Wochen dauern, bis eine bestimmte Rechnung in der Buchhaltung vorlag – auch aufgrund der unterschiedlichen Standorte», erklärt Irmgard Mayerhofer, Leiterin Rechnungswesen bei der Rhomberg Bau GmbH.

Ein weiteres Ziel war die lückenlose Dokumentation aller Bearbeitungsschritte. Beim digitalisierten Workflow wird genau dokumentiert, wo eine Rechnung aktuell liegt, wer sie bearbeitet, welche Freigabeprozesse sie durchlaufen hat und wer für die nächsten Schritte verantwortlich ist.

Mit dem Workflow-System von Kendox ist es der Rhomberg Bau GmbH gelungen, den Rechnungsworkflow zu digitalisieren und zu automatisieren. Eingangsrechnungen in Papierform werden dazu gescannt und E-Mails in einem zentralen Postfach empfangen. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Danach werden die digitalisierten Belege im Rahmen des «task-><-link»-Workflows zur Freigabe und an die jeweiligen Rechnungsprüfer weitergeleitet. Im Anschluss werden die Unterlagen zur Korrektur zurück an die Lieferanten übermittelt. Nach einer Endkontrolle durch die Buchhaltung, werden die Belegdaten an das Buchhaltungssystem zur endgültigen Verbuchung bzw. Zahlung weitergereicht.

Mit der Vereinheitlichung und Automatisierung aller Rechnungsprozesse erhöht die Rhomberg Bau nicht nur die Sicherheit und Transparenz, sondern spart durch die Automatisierung von Routineprozessen auch Zeit und Ressourcen. «Neben einem besseren Überblick stellen wir eine genaue Dokumentation sicher», bestätigt Frau Mayerhofer. «Dank einer lückenlosen Dokumentation jeder Rechnung in Kombination mit dem 4-Augen-Prinzip gewinnt die Freigabe an zusätzlicher Sicherheit. Gleichzeitig wird mit der E-Mail-Anbindung des Rechnungsworkflows die Effizienz gesteigert und Kosten gespart.»

Die Rhomberg Bau ist aktuell dabei, die Schaffung weiterer Schnittstellen zur Optimierung des Rechnungsworkflows voranzutreiben. Mit dem nächsten Projektschritt sollen die Rechnungsdaten automatisiert aus dem Workflow an der Softwarelösung iTWO übergeben werden – ein für die Baubranche konzipiertes Kalkulationsprogramm. In einem nächsten Ausbauschritt ist zudem die Implementierung eines zentralen Ausgangsrechnungsworkflows geplant. Auch hier spielt die Rechnungskontrolle durch die Buchhaltung eine wichtige Rolle.

«Workflows für die Rechnungsverarbeitung oder die Digitalisierung von anderen Akten sind lebendige Systeme, die ständig weiterentwickelt werden müssen», ergänzt der Kendox-Projektverantwortliche Alexander Suppan. «Bei Kendox werden die Workflows und Anbindungen an Systeme wie BDS fortlaufend um neue Funktionen ergänzt, um die aktuellen gesetzlichen Anforderungen abzudecken».

Quelle: www.kendox.com