Elektronische Signatur: Unterwegs Dokumente rechtssicher unterschreiben

Oft kommen Unternehmer in die Situation, dringlich etwas unterzeichnen zu müssen, sind jedoch gerade unterwegs oder nicht im Büro. Mithilfe digitaler Signaturlösungen wie FP Sign (www.fp-sign.de) ist es nun möglich, vollkommen rechtssicher und von jedem mobilen Endgerät aus, binnen weniger Arbeitsschritte Dokumente zu unterschreiben. 

Es klingt banal: Oft hängt eine Angebotsbestätigung davon ab, wie schnell man ein schriftliches Angebot übermittelt und unterzeichnen lässt. Geschäftsführer kennen das Gefühl, am liebsten noch während der Rückfahrt von einem Kundenmeeting in der Bahn das Angebot fertigstellen zu wollen. Das finalisierte Dokument nützt jedoch kurzfristig wenig, wenn es nach der Ankunft im Büro erst ausgedruckt, handschriftlich signiert, per Post versendet und anschließend sogar wieder eingescannt werden muss. Elektronische Signaturen ermöglichen Unternehmen, wichtige und unterschriftsbedürftige Dokumente ganz bequem von unterwegs zu unterzeichnen – und sind dabei in den meisten Anwendungsfällen rechtlich gleichgestellt mit der herkömmlichen Unterschrift auf Papier.

So wundert es kaum, dass laut einer Studie im Auftrag von FP Sign knapp jedes dritte deutsche Unternehmen (32 %), das in der Geschäftskommunikation bereits digitale Signaturen nutzt, seit der Umstellung von mehr Geschäftsabschlüssen berichtet.

Mehr Flexibilität für Mitarbeiter

Gleichzeitig bedeutet die erhöhte Mobilität aber auch mehr Flexibilität für Mitarbeiter: Diese können mit der elektronischen Signatur aus dem Homeoffice oder während einer Dienstreise Dokumente wie Verträge, Aufträge und Rechnungen gegenzeichnen und notfalls selbst bei einem Krankheitsfall einfach die digitale Signatur an einen Kollegen delegieren. Unabhängig vom Standort und vom Endgerät, auf dem die Signatur ausgelöst wird, bietet FP Sign dank einer Zusammenarbeit mit sign-me, der Fernsignatur der Bundesdruckerei, höchste Daten- und Rechtssicherheit bei jedem Signaturprozess. Die Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet und die qualifizierte elektronische Signatur bietet die höchstmögliche Sicherheitsstufe gemäß der europäischen eIDAS-Signaturverordnung.

Durch die ermöglichte Flexibilität erhöht sich insgesamt die Geschwindigkeit, in der signaturbedürftige Dokumente unterzeichnet ein Unternehmen verlassen: 80 Prozent aller Unternehmen, die bereits digitale Signaturen einsetzen, bestätigen eine deutliche Beschleunigung von Signaturprozessen seit der Implementierung.

Als logischer nächster Schritt in Richtung des papierlosen Büros trägt die Umstellung auf die digitale Signatur somit zusätzlich zur Beschleunigung von Arbeitsabläufen bei und führt zu einem Anstieg an Geschäftsabschlüssen. Aus diesem Grund verwenden bereits 30 Prozent aller in der Studie befragten Unternehmen elektronische Signaturen für die Unterzeichnung von Geschäftsdokumenten.

Quelle: www.francotyp.com

Über die Studie: Die Studie wurde im Januar 2019 von einem Marktforschungsinstitut im Auftrag von FP Sign durchgeführt und befragte insgesamt 1.004 Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Selbstständige aus 38 Branchen in Deutschland über den Umgang mit Dokumenten und Signaturen in ihrem Unternehmen sowie über digitale Unterschriften. Sie zeichnet dabei ein akkurates Bild der Dokumentenverwaltung als auch dem Grad der Digitalisierung in deutschen Unternehmen. In dieser Form ist die Studie besonders.

Lesetipp: Mobiles Unterzeichnen mit digitalen Signaturen leicht gemacht