Deutschland im Home Office: Wer leert den Firmen-Briefkasten, wenn alle zuhause sind?

– Unbearbeitete Geschäftspost und verstrichene Fristen drohen Unternehmen zusätzlich zu belasten
– Der digitale Postdienstleister CAYA sorgt für zuverlässige Zustellung aller eingehenden Briefe 

Die fristgerechte Zustellung von Geschäftspost ist auch in Ausnahmesituationen, wie sie die Corona-Krise darstellt, von größter Wichtigkeit. Doch das ist vielerorts nicht mehr gewährleistet, denn viele Unternehmen arbeiten mittlerweile komplett vom Home Office aus, dort sind Poststellen oder Sekretariate schon seit Tagen oder Wochen nicht mehr besetzt. Die Gefahr wächst, dass Rechnungen, Korrespondenzen, Anwaltspost und Vertragsdokumente unbearbeitet liegen bleiben und wichtige Fristen verstreichen.

Um dem entgegenzuwirken bietet der digitale Postdienst CAYA (www.getcaya.com) kleinen und mittleren Unternehmen die Möglichkeit, die täglich eingehende Briefpost im Home Office digital zu empfangen. So wird gewährleistet, dass Geschäftsführung und Office-Management die tägliche Geschäftspost fristgerecht bearbeiten und wichtige Dokumente innerhalb ihrer Teams weiterleiten können.

Automatische Benachrichtigung über Posteingang

CAYA empfängt die gesamte Geschäftspost und erfasst sie mithilfe eines automatisierten, digitalen Verfahrens in zertifizierten, in Deutschland betriebenen Scancentern. Die eingelesenen Briefe können von einem oder mehreren Mitarbeitern des Kunden eingesehen und beantwortet werden. Sie erhalten von CAYA per Push-Notification oder E-Mail eine Nachricht, die sie über die Neueingänge informiert. Mittels einer App und über die CAYA-Website können sie auf die gesamte Post vom Tage zugreifen, die übersichtlich wie in einem E-Mail-Postfach aufgelistet wird. Auch das Bezahlen eingegangener Rechnungen ist direkt aus CAYA möglich.

CAYA archiviert die gescannte Post für einen Monat kostenlos. Danach kann der Empfänger entscheiden, was damit geschehen soll: Die Originale werden dem Unternehmen zugesendet, nicht mehr benötigte Briefe auf Wunsch vernichtet.

Geschäftskunden von CAYA haben die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Volumen-Tarifen zu wählen, die bei 5,99 Euro pro Monat beginnen und es einer unbegrenzten Anzahl von Empfängern ermöglichen, auf die digitalisierte Post von CAYA zuzugreifen.

Unternehmen können sich in dem aktuell schwierigen Umfeld Verzögerungen nicht leisten“, meint CAYA-Geschäftsführer Alexander Schneekloth. „Unternehmen müssen daher jetzt dafür sorgen, dass sie trotz der erschwerten Umstände Fristen einhalten und ihre tägliche Geschäftspost auch vom Home Office aus zuverlässig bearbeiten können.“

Quelle: www.getcaya.com