Cocq Datendienst schickt den Posteingang ins Homeoffice

Damit Mitarbeiter, die vom Homeoffice agieren müssen, weiterhin ihren Posteingang erhalten, hat die Cocq Datendienst GmbH eine Scan-to-Mail-Verarbeitung ins Leben gerufen. Der Dienstleister digitalisiert eingehende Sendungen und stellt diese dann auf einem zentralen Filesystem oder einem Notfall-E-Mail-Verteiler zur Verfügung. So können Unternehmen auch in Zeiten der Coronavirus-Pandemie den Geschäftsbetrieb weitgehend sicherstellen.

Laut dem Digitalverband Bitkom arbeitet wegen COVID-19 jeder fünfte Berufstätige erstmals im Homeoffice. Unternehmen sind aufgrund dieser steigenden Zahl gefordert, ihren Mitarbeitern alle benötigten Informationen nach Hause zu übermitteln. Während das Abrufen von E-Mails problemlos möglich ist, kann dies beim täglichen Posteingang zum Problem werden. „Überall dort, wo bis vor kurzem mit Papierdokumenten gearbeitet wurde oder vor Ort eine Digitalisierung der angenommenen Sendungen stattgefunden hat, unterbricht die Corona-Krise den Dokumentenfluss“, sagt Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH. „Dies können Unternehmen verhindern, indem sie die Digitalisierung des Posteingangs auslagern. Damit ist auch bei einer Betriebsquarantäne oder Schließung der Poststelle die Weiterleitung eingehender Papierdokumente an die Mitarbeiter sichergestellt.“

Tritt dieser Fall ein, übergibt der Postdienstleister die Sendungen an Cocq Datendienst. Hier übernehmen die Mitarbeiter die Aufbereitung und Digitalisierung der Dokumente, um sie anschließend ihren Kunden auf einem Filesystem oder per E-Mail weiterzuleiten. Auch das Hosting der Dokumente im Cocq-eigenen Rechenzentrum ist problemlos möglich. In welcher Zeitspanne die Digitalisierung erfolgt und welche weiteren Vorgaben, beispielsweise bei vertraulichen Briefen, zu beachten sind, wird zuvor zwischen Auftraggeber und Cocq in einem Service-Level-Agreement definiert. Mit diesem Service ist darüber hinaus gewährleistet, dass die papierbasierten Originale geordnet und so lange sicher aufbewahrt werden, bis das Unternehmen wieder in den Alltagsbetriebs-Modus wechseln kann.

Cocq selbst hat weitreichende Maßnahmen ergriffen, damit die Scan-to-Mail-Verarbeitung und die der weiteren Aufträge garantiert sind. Neben der Umsetzung der Empfehlungen des Robert Koch-Instituts hat das Unternehmen bereits seit Mitte März ein ungenutztes Gebäude auf dem eigenen Betriebsgelände mit allem erforderlichem Equipment ausgestattet. In dieser vom Hauptgebäude vollständig isolierten Außenstelle übernimmt ein Kernteam von Mitarbeitern die anfallenden Tätigkeiten. So können selbst im Falle eines Corona-Ausbruchs im Hauptgebäude von Cocq die Postannahme, Arbeitsvorbereitung und Digitalisierung mit einer Notbesetzung fortgeführt werden.

Quelle: www.cocq.de