So können Unternehmen ihren hybriden Rechnungseingang effizient verarbeiten

Nach einer aktuellen Studie des Digitalverbands Bitkom erstellt ein Drittel aller Unternehmen in Deutschland Rechnungen noch überwiegend oder ausschließlich in Papierform. Das bedeutet aber auch, dass Unternehmen etwa 70 % elektronisch erhalten, entweder per E-Mail oder per Download aus Kundenportalen. Wie sie diesen hybriden Rechnungseingang effizient verarbeiten, beschreibt Marin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH.

Auf der einen Seite Papier, auf der anderen Seite PDFs in unterschiedlicher Qualität und dann noch Rechnungen im strukturierten Format, wie beispielsweise nach dem ZUGFeRD-Datenmodell. Was war die Welt doch einfach, als es nur einen Kanal für Eingangsrechnungen gab. Doch wir können das Rad nicht zurückdrehen, sondern müssen uns dieser Herausforderung stellen.

Elektronische Rechnungen „analogisieren“ gilt nicht

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, den hybriden Rechnungseingang zu vereinheitlichen:

• Elektronisch erhaltene Rechnungen ausdrucken und auf dem Papier weiterverarbeiten
• Papierbasierte Rechnungen digitalisieren, um sie anschließend elektronisch zu verarbeiten

Der erste Ansatz, also PDF-Rechnungen ausdrucken und die elektronische Datei vernichten, ist der falsche und entspricht nicht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Darin heißt es: „eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat)“. Darüber hinaus ist es auch wenig effizient, digitale Informationen, die elektronisch weiterverarbeitet werden müssen, zu „analogisieren“. Das wäre ungefähr genauso, als würde man Computer gegen Schreibmaschinen austauschen.

Papierrechnungen zu digitalisieren, hat mehrere Vorteile

Wesentlich sinnvoller hingegen ist es, die papierbasierten Rechnungen den digital vorhandenen zuzuführen und diese dann in einem einheitlichen und vor allem automatisierten Prozess zu verarbeiten. Hierbei spielt der Abgleich der Rechnungs- mit den Bestelldaten eine entscheidende Rolle. Wenn diese Informationen identisch sind, kann eine sogenannte Dunkelverbuchung erfolgen, die keine weitere Rechnungsfreigabe erfordert.

Dafür ist es notwendig, die Papierrechnungen zu digitalisieren. Dieser Schritt lässt sich mit entsprechender Hard- und Software, die der Markt bietet, einfach realisieren. Mit dem Digitalisieren ist es allein aber nicht getan, denn damit sind die Informationen auf einer Rechnung noch lange nicht auslesbar. Nebenbei gesagt gibt es auch immer noch Unternehmen, die ihre Rechnungen im JPEG- oder sogar noch im TIFF-Format bereitstellen, die per se nicht auslesbar sind, sondern erst einmal in volltextfähige PDF-Dateien konvertiert werden müssen. Abschließend stellt sich dann die Frage, wie sich Bestell- und Rechnungsdaten automatisiert bis auf Positionsebene abgleichen lassen.
Kurzum: Bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen in einem normierten Prozess müssen unterschiedliche Wege gegangen werden. Diese alle unternehmensintern abzubilden, ist mit einem hohen Aufwand verbunden und frustriert meist schnell die involvierten Mitarbeiter.

Dokumentendienstleister als single-point-of-entry vorschalten

Die Alternative besteht darin, den kompletten Rechnungseingang an einen Dienstleister auszulagern. Als single-point-of-entry sollte dieser sämtliche Lieferantenrechnungen erhalten. Die papierbasierten Rechnungen können beispielsweise über ein Postfach weitergeleitet werden oder der Dienstleister holt sie direkt beim Kunden ab. Die elektronischen Rechnungen erhält der Dienstleister, indem er auf eine zentrale E-Mail-Adresse, wie invoice@…, zugreifen kann. Bekommt er sämtliche Rechnungen, kann er auch prüfen, ob Rechnungen nicht versehentlich doppelt, also auf Papier und auf elektronischem Wege, ausgestellt wurden. Darüber hinaus übernimmt der Dienstleister den bereits erwähnten Abgleich von Rechnungs- und Bestelldaten – ein Service, der der Buchhaltung z.B. besonders in Zeiten von temporären Mehrwertsteuer-Anpassungen viel Stress erspart.

Praxisbeispiel: Hauni Maschinenbau GmbH

Dass sich das Auslagern der Rechnungsverarbeitung an einen Dienstleister lohnt, beweist die Hauni Maschinenbau GmbH. Das Unternehmen verarbeitet mit unserer Unterstützung seine Eingangsrechnungen, die des Tochterunternehmens Universelle Engineering U.N.I. GmbH sowie die der ebenfalls mit ihm verbundenen Hauni Primary GmbH und der Baltic Metalltechnik GmbH nahezu vollständig automatisiert. Zuvor hatte Hauni die Rechnungen zwar bereits gescannt, jedoch war die Erkennungsrate sehr gering und die einzelnen Positionen mussten manuell zugewiesen werden. Seitdem wir diese Aufgabe übernommen haben, ist der Zeitaufwand für das Vorkontieren der Rechnungen deutlich gesunken. Dazu extrahieren wir sämtliche relevanten Rechnungsinformationen und Positionsdaten, gleichen diese mit allen vorhandenen SAP-Stammdaten ab und liefern validierte Rechnungsdaten im XML-Format zum direkten SAP-Import. Eventuelle Abweichungen erhält Hauni vor der Bezahlung mit individuellen Fehlercodes zur manuellen Prüfung. „Von den etwa 10.000 Rechnungen, die jetzt monatlich für alle vier Gesellschaften eingehen, sind 80 Prozent bestellbezogen und davon können 67 Prozent aufgrund der Vorarbeiten von Cocq automatisch verbucht werden“, rechnet Julia Beatrice Bolloff-Albrecht, Group Manager Accounts Payable bei der Hauni Maschinenbau GmbH, vor.

Quelle: www.cocq.de