ecoWORKZ: Der nächste Meilenstein einer Digitalisierungsstrategie

Die ecoDMS GmbH präsentiert mit ecoWORKZ eine neue Erweiterung für ihr ecoDMS-Archiv. Dieses versetzt ecoDMS-Anwender in die Lage, dokumentenbasierte wiederkehrende Abläufe zu automatisieren. Typische Beispiele sind die Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen oder der Import von Dateien und E-Mails in die ecoDMS-Lösung. Darüber hinaus beinhaltet ecoWORKZ Funktionen zur sicheren digitalen Kommunikation per Videochat über den hauseigenen Server. ecoDMS bietet ecoWORKZ zum Preis von 96,50 € inkl. gesetzl. Mehrwertsteuer je ecoDMS Server-Instanz an. „ecoWORKZ optimiert vor allem wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung“, sagt Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales & Vertrieb bei der ecoDMS GmbH, und ergänzt: „Unternehmen können mit unserer smarten Lösung schmale Dokumentenabläufe automatisieren.“

Automatisierte Rechnungsfreigabe, Datei- und E-Mail-Import und mehr

Dazu beinhaltet ecoWORKZ einen intuitiv bedienbaren Einrichtungsassistenten. Feste Abläufe können linear definiert und wiederkehrende Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten automatisiert werden. Ein digitaler Stempel dokumentiert, bei Bedarf, direkt auf dem Dokument, welcher Ablauf von welchem Benutzer wann ausgeführt wurde.Zusätzlich lassen sich beliebige Dokumente und Dateien automatisiert und damit zeitsparend aus einem Ordner des Dateisystems ins ecoDMS-Archiv importieren. In einem frei konfigurierbaren Intervall importiert ecoWORKZ selbstständig die vorhandenen Dateien aus den gewünschten Ordnern.

Auch E-Mails inklusive deren Anhänge können automatisch in einem beliebigen Intervall aus einem vordefinierten Mailpostfach direkt ins ecoDMS-Archiv importiert werden. Typisches Beispiel ist ein Postfach, das für den Rechnungsempfang deklariert ist. Die darin eingehenden Rechnungen werden dann in ecoDMS mit der Dokumentenart „Rechnung“ und dem Status „zu bearbeiten“ archiviert. Optional stößt ecoWORKZ anschließend automatisch den Prozess zur Rechnungsfreigabe an.

Chatten am Beleg

Ein weiteres Highlight von ecoWORKZ ist der Videochat, der eine schnelle digitale Kommunikation mit anderen ecoDMS-Benutzern und den Austausch von Daten ermöglicht. Die standardmäßig eingestellte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sorgt für die notwendige Sicherheit bei der Kommunikation und beim Austausch der vertraulichen Informationen. Um mit dem Videochat zu arbeiten, genügt eine Verbindung über den Connection Manager des ecoDMS-Archivs. Eine Internetverbindung ist hierbei nicht nötig. Sicherer geht es nicht.

Neues ecoDMS-Release in Vorbereitung

In diesem Zusammenhang kündigt ecoDMS für dieses Jahr auch ein neues Major-Release ihres Dokumentenmanagementsystems an. Unter dem Motto „Vereinfachung“ wird die neue Version mit einer neuen Benutzeroberfläche ausgestattet sein. Künftig wird ecoDMS seine Produkte nach dem Rolling-Releases-Konzept kontinuierlich weiterentwickeln.

Quelle: www.ecodms.de