Die perfekte Abwesenheitsmail: So glänzt man zwischen den Jahren

Die Weihnachtsfeiertage stehen vor der Tür und für viele ist dies die Zeit, um vom stressigen Berufsalltag abzuschalten und den eigenen Akku am Ende des Jahres wieder aufzuladen. Viele Arbeitnehmer und Selbstständige nutzen den Dezember und Januar für zusätzliche Urlaubstage. Doch gerade die letzten Tage vor den Ferien bedeuten oft nochmal puren Stress. Es gibt immer noch viele Dinge, die bis zum Jahreswechsel erledigt sein müssen oder für die Urlaubsvertretung vorbereitet werden wollen – der Schreibtisch ist voller denn je. Das Verfassen einer Abwesenheitsnotiz kommt bei der Urlaubsplanung oft zu kurz. Dabei kann gerade diese auch zwischen den Jahren genutzt werden, um die soziale Verbindung zu Kunden, Kollegen oder auch Lieferanten zu stärken und sich bei diesen positiv ins Gedächtnis zu rufen. Das Team von ebuero hat zusammengefasst, was in der perfekten Abwesenheitsnotiz auf gar keinen Fall fehlen sollte.

Höflich und sympathisch

Abwesenheitsnotizen können für diejenigen, die sie empfangen, frustrierend sein: Sowohl an Feiertagen als auch zwischen den Jahren gibt es viele Arbeitnehmer und Selbstständige, die arbeiten müssen und für die Urlaub keine Selbstverständlichkeit ist. Daher sollte in der perfekten Abwesenheitsnotiz unbedingt auf empathische Formulierungen wie „danke“, „leider“ oder auch „bedauerlicherweise“ zurückgegriffen werden. 2020 war in vielerlei Hinsicht ein spezielles Jahr. Gerade zum Fest der Freude ist es angebracht, auf die Empfindungen anderer Rücksicht zu nehmen, da es vielen in diesem Jahr nicht möglich ist, die Feiertage in gewohnter Manier zu verbringen.

Rückkehr in Aussicht stellen

Verabschiedet man sich mit einer höflichen Abwesenheitsnotiz von seinen Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen, dann sollte man nicht vergessen, Auskunft darüber zu geben, ab wann man wieder im Büro beziehungsweise an seinem Arbeitsplatz erreichbar ist. Selbst, wenn noch gar nicht genau klar sein sollte, wann man sich wieder ins Büro begibt, sollte zumindest in Aussicht gestellt werden, ab wann die eigenen Mails wieder gelesen und beantwortet werden.

Hilfe anbieten

Gerade bei dringenden Anliegen ist es in der Regel nicht ausreichend, in Aussicht zu stellen, dass diese zu Beginn des neuen Jahres bearbeitet werden. Es ist aus diesem Grund immer wichtig, eine alternative Kontaktperson anzubieten, die sich jederzeit der Bearbeitung dringender Angelegenheiten widmet. Dafür ist ein Vermerk mit dem Namen sowie den Kontaktdaten der Vertretung ausreichend. Idealerweise sollte diese schon mit den Arbeitsabläufen vertraut sein und ein ausführliches Briefing erhalten haben. Für Selbstständige kann es sich zum Beispiel lohnen, Telefonate von einem professionellen Sekretariatsservice beantworten zu lassen.

Persönliche Zusatzinformationen bieten

Zum Ende des Jahres erhalten wir eine Flut an Abwesenheitsnotizen. Damit die eigene Nachricht heraussticht, kann man den Empfängern das Lesen mit ein paar persönlichen Zusatzinformationen versüßen. Teilt man beispielsweise mit, wie oder auch wo man dieses Jahr Weihnachten verbringt, dann kann dies mitunter ein guter Aufhänger für ein Gespräch nach der Rückkehr aus dem Urlaub sein. Offenbart man seinen Kollegen oder Kunden etwas Persönlichkeit, kann man die Bindung zu diesen stärken. Menschen, die uns kleine Details aus ihrem Privatleben offenbaren, schenken wir eher Vertrauen und Sympathie. Selbstständige aber auch Arbeitnehmer können persönliche Informationen dazu nutzen, nach dem Urlaub Kontakte noch intensiver zu pflegen. Manche Mailprogramme ermöglichen es sogar, verschiedene Abwesenheitsmails einzustellen. Outlook erlaubt beispielsweise eine Unterscheidung zwischen internen und externen Kontakten. Mittels Variablen können hier in einer Vorlage etwa verschiedene Ansprechpartner genannt oder bestimmte Textzeilen nur internen bzw. externen Kontakten angezeigt werden. Personen, mit denen bislang noch nie Kontakt bestand, erhalten dann gegebenenfalls eine weniger persönliche Notiz.

Interessanten Mehrwert schaffen 

Auch wenn man gerade nicht persönlich zu erreichen ist, ist es empfehlenswert, Interessenten aller Art auch mit der eigenen Abwesenheitsmail einen echten Mehrwert zu bieten. Je nachdem, mit welchen Themen man sich üblicherweise auseinandersetzt, kann es sinnvoll sein, auf spannende Artikel, Erkenntnisse oder Studien zu verweisen. Dem Adressaten wird so gezeigt, dass es sich dennoch gelohnt hat, die Mail an den Empfänger verfasst zu haben.

So sieht ein Beispiel für eine gelungene, persönliche Abwesenheitsmail aus:

Lieber Absender,

vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich befinde mich bis einschließlich 06.01.2021 außer Haus und habe bis dahin leider keinen Zugriff auf meine E-Mails. Gemeinsam mit meiner Familie werde ich dieses Jahr in den Bergen direkt vor meiner Haustür auf den Weihnachtsmann warten und mich mit meinen ersten Skiversuchen und der „Herr der Ringe“-Trilogie auf das neue Jahr einstimmen. Bitte wünschen Sie mir Hals- und Beinbruch. 

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Max Mustermann unter m.mustermann@email.de oder telefonisch unter +49 (0) 123 456 789.

Ich wünsche Ihnen erholsame Feiertage!

Viele freundliche Grüße 

Signatur

Auch eine förmliche Nachricht ist möglich und sollte alle relevanten Informationen beinhalten:

Sehr geehrter Absender,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Bis einschließlich 06.01.2021 befinde ich mich außer Haus und habe bis dahin leider keinen Zugriff auf eingehende E-Mails. Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen während meiner Abwesenheit an meinen Kollegen Max Mustermann unter m.mustermann@email.de oder telefonisch unter +49 (0) 123 456 789.

Mit freundlichen Grüßen

Signatur

Quelle: www.ebuero.de